DEVELOPING KEY SUPPLIER RELATIONSHIP

Abstract

The purpose of the thesis was to analyze and develop relationship with key suppliers. Case company Carrus Delta is a leading coach manufacturer in Scandinavian. Production and office facilities locates in Lieto, close at a city of Turku. Carrus Delta has a tight collaboration with Volvo Bus Corporation with same global suppliers and commercial terms. Carrus Delta manufacturer Volvo 9700 model in three different body heights: 9700 S, 9700 H ja 9700 HD.

Theoretical part of the study consists of background information about case company, key definitions, purchasing activities and key performance areas, supplier analysis and relationships. Supplier relationship management and supplier strategies are key areas of the study. After that the theory covers the study methodology for the qualitative case study and its process. Final part of the theory describes the conducted key supplier survey and result analysis. Theoretical framework of the study is covering firstly the supplier analysis and segmentation, secondly the supplier performance management and thirdly the supplier relationship management.

First stage of the empirical part was to identify the criteria for the key suppliers based on the theory. Suppliers were chosen for the study by the selection criteria and by the evaluation of the material criticality for the production. Selection criteria were annual material volume, geographical distance, strategic materials and lead times. This supplier information was gathered from ERP-system LEAN.

Survey for the key suppliers was sent to 30 selected suppliers in February 2018. Cover letter of the supplier survey in appendix 1 describes the survey areas and answering instructions. Questions of the key supplier survey in appendix 2 are covering the key performance areas of the purchasing function. Survey included 14 structured questions and three open end questions. There was linear scale from 1 to 5 and multiple-choice questions. Survey answers were received 19 which represent 63 % of the total responses. Survey answers were divided between 7 (36,8%) answers from domestic suppliers and 12 (63,2%) answers from foreign suppliers.

Survey results was analyzed with the focus of similarities among the responses. Implementation of the development proposals is based on theory and for study results. Author see that critical aspects for the supplier relationship development are quarterly supplier performance reports, material categorizing and focusing to potential suppliers, new KPI Advanced Shipment Notification, effective use of supplier strategies and active supplier cooperation with accurate information sharing.

Lopputyön tarkoituksena oli analysoida ja kehittää yhteistyösuhdetta avaintoimittajien kanssa. Kohdeyritys Carrus Delta Oy on pohjoismaiden johtava linja-autojen ko-rivalmistaja. Tuotanto- ja toimistotilat sijaitsevat Liedossa lähellä Turun Kaupunkia. Carrus Delta Oy toimii tiiviissä yhteistyössä Volvo Bus Corporationin kanssa yhteis-ten globaalien toimittajien ja kaupallisten ehtojen myötä. Carrus Delta Oy valmistaa Volvo 9700 mallia kolmella eri korikorkeudella: 9700 S, 9700 H ja 9700 HD.

Lopputyön teoreettinen osuus koostuu kohdeyrityksen taustiedoista, avainmääritelmistä, ostotoiminnan aktiviteeteista sekä tärkeimmistä suorituskykyalueista, toimittaja-analyysista ja -yhteistyöstä. Toimittajayhteistyön johtaminen ja toimittajastrategiat ovat tämän työn tärkeimpiä osa-alueita. Tämän jälkeen teoriaosassa käsitellään laadul-lisen tapaustutkimuksen tutkimusmetodia ja sen prosessia. Lopuksi teoriaosassa käsitellään avaintoimittajille suoritettua kyselytutkimusta ja sen tulosten analysointia. Työn teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään ensimmäiseksi toimittajien analysointia ja osiin jakamista, toiseksi käsitellään toimittajan suorituskyvyn johtamista ja kolman-neksi toimittajayhteistyön johtamista.

Empiirisen osan ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin kriteerit avaintoimittajille teori-aan perustuen. Toimittajat valittiin tutkimukseen valintakriteereiden perusteella ja arvioiden materiaalin kriittisyyttä tuotantoon. Valintakriteereitä olivat vuosittainen ma-teriaalivolyymi, maantieteellinen etäisyys, materiaalin kriittisyys ja läpimenoaika. Nämä toimittajatiedot kerättiin LEAN-toiminnanohjausjärjestelmästä.

Kysely avaintoimittajille lähetettiin 30 valitulle toimittajalle helmikuussa 2018. Toimittajakyselyn saatekirje liitteessä 1 kuvaa kyselyn osa-alueet ja vastausohjeet. Avain-toimittajakyselyn kysymykset liitteessä 2 kattaa ostotoiminnan suorituskyvyn osa-alueet. Kysely sisälsi 14 strukturoitua kysymystä ja kolme vapaasti vastattavaa kysymystä. Kyselyssä oli lineaarinen asteikko 1-5 ja monivalintakysymyksiä. Kyselyyn saatiin 19 vastausta, joka edustaa 63 % kokonaisvastausmäärästä. Kyselyn vastaukset jakautuivat 7 (36,8%) vastausta kotimaisilta toimittajilta ja 12 (63,2%) vastausta ulkomaisilta toimittajilta.

Kyselyn tulosten analysoinnin pääpainona oli vastausten yhteneväisyys. Kehitysehdotusten käytäntöön soveltaminen perustuu teoriaan ja työn tuloksiin. Kirjoittaja näkee toimittajayhteistyön kehittämisen kriittisiksi osa-alueiksi neljännesvuosittaiset toimittajan suorituskykyraportit, materiaalien kategoriat ja keskittymisen potentiaalisiin toimittajiin, uusi KPI toimitusten ilmoittaminen, tehokas toimittajastrategioiden käyttö ja aktiivinen toimittajayhteistyö sisältäen täsmällisen tiedon jakamisen.