EU:n tietosuoja-asetuksen muutosten vaikutukset tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin toukokuusta 2018 lähtien voimaan tullutta EU:n tietosuoja-asetusta. Tavoitteena oli koota yhteen tietosuoja-asetuksen keskeisimmät muutokset tilitoimiston näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja työn toimeksiantajana toimi Tili-Seno Oy.

Tilitoimistossa käsitellään henkilötietoja päivittäin, joten on tärkeää tietää miten tietosuoja-asetus muuttaa henkilötietojen käsittelyä. Tietosuoja-asetuksessa on samoja velvoitteita kuin nykyisessä henkilötietolaissa, mutta se sisältää myös paljon uusia asioita, jotka on huomioitava tietojen käsittelyssä. Mielestäni onnistuin hyvin kokoamaan työhön ne asiat, joita tietosuoja-asetus muuttaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tutkimuksessa kävi ilmi, että tietosuoja-asetukseen valmistautuminen on ollut arvioitua hitaampaa. Valmistautuminen oli aloitettava kuitenkin ajoissa, jotta asetusta pystytään noudattamaan oikein. Tietosuoja-asetus pakottaa lähes jokaisen yrityksen tekemään muutoksia henkilötietojen käsittelyyn.

Tietosuoja-asetus vahvisti rekisteröidyn asemaa aiempaa enemmän ja toi lisää vastuita ja velvollisuuksia rekisterinpitäjille. Tietojen käsittelyn tulisi olla aina asianmukaista ja olennaista. Yritysten tulisi myös pystyä todistamaan dokumentoinnin avulla, että tietosuoja-asetusta noudatetaan oikein. Opinnäytetyössä tutkittiin myös sitä, mitä seurauksia tietosuoja-asetuksen laiminlyömisestä voi seurata.

In the thesis EU’s General Data Protection Regulation valid from May 2018 was studied. The aim was to gather the essential changes of the data protection regulation from an accountancy firm’s point of view. The research was conducted as a qualitative study and the client for the work was Tili-Seno Oy.

Personal data is handled in the accountancy firm on a daily basis, so it is important to know how the data protection regulation changes the handling of personal data. The data protection regulation includes the same obligations as the current personal data act, but it also includes many new things, which have to be considered when handling information. In my opinion, I succeeded well in gathering those things in my thesis, which will be changed in handling personal data.

It became clear in the study that preparing for the data protection regulation has been slower than anticipated. Preparations had to be started in good time though to be able to follow the regulation correctly. The data protection regulation forces almost every company to change the handling of personal data.

The data protection regulation reasserted the state of a registered more than before and brought more responsibilities and obligations to register keepers. The data handling should always be appropriate and relevant. The companies should also be able to verify with documentation that the data protection regulation is followed correctly. The thesis also studied what consequences may follow when neglecting the data protection regulation.