Kohti paperitonta kirjanpitoa : Pirkkalan Tilitoimisto Ky:n asiakkaiden tarvekartoitus

Abstract

Viime vuosien aikana tietotekninen kehitys on muuttanut taloushallinnon käytäntöjä. Sähköisten palveluiden käyttö on jo arkipäivää lähes kaikille yrityksille joko suoranaisesti tai esimerkiksi tilitoimistojen välityksellä. Monet suuret tilitoimistot ovat siirtyneet jo tarjoamaan asiakkailleen paperitonta kirjanpitoa. Tämä haastaa osaltaan pienet tilitoimistot tarjoamaan saman palvelun säilyttääkseen asemansa kilpailumarkkinoilla. Tämä opinnäytetyö tehtiin Pirkkalan Tilitoimisto Ky:n toimeksiantona. Työn tavoitteena oli selvittää, mitä paperiton kirjanpito tarkoittaa sekä kartoittaa Pirkkalan Tilitoimisto Ky:n edellytykset paperittoman kirjanpidon tarjoamiseen. Tutkimus suoritettiin teoreettisessa osassa kirjallisuustutkimuksella ja empiirisessä osassa haastattelujen ja keskustelujen perusteella. Tutkimuksen tuloksena todettiin, että paperittomuus kirjanpidossa tarkoittaa paperitonta tiedon siirtoa, käsittelyä ja arkistointia käyttäen hyväksi tietotekniikan mahdollisuuksia. Opinnäytetyön tuloksena päädyttiin siihen, että paperittomaan kirjanpitoon siirtyminen ei ole nyt ajankohtainen. Pirkkalan Tilitoimisto Ky:n asiakaskunta koostuu tällä hetkellä pääsääntöisesti mikroyrityksistä. Paperittomaan kirjanpitoon siirtyminen ei siis tuo merkittävää hyötyä niille. Lisäksi opinnäytetyössä tehdyn haastattelututkimuksen mukaan Pirkkalan Tilitoimisto Ky:n asiakkaista vain alle 10 prosenttia on kiinnostuneita paperittomasta kirjanpidosta, joten asiakkaat eivät ole tässä vaiheessa vielä riittävässä määrin kiinnostuneita siirtymään sähköiseen taloushallintoon. Taloudellisesti paperittomaan kirjanpitoon Pirkkalan Tilitoimisto Ky:n ei kannata täysin vielä siirtyä, mutta tilitoimiston kannattaa vuokrata palvelu alkuvaiheessa. Tilitoimiston kannattaa myös olla valmiudessa tarjoamaan paperiton kirjanpito kysynnän kasvaessa. Näin tilitoimisto pystyy vastaamaan asiakkaidensa tarpeisiin sekä säilyttämään asemansa kilpailumarkkinoilla.

The development of the information technology has changed the rules of financial management in the past few years. The use of electronic services is already a reality for almost all companies either directly or through accounting agencies. Many large accounting firms have already moved to offer their customers paperless accounting. This challenges small accounting firms to provide the same service in order to maintain their position in the competition. This bachelor’s thesis was commissioned by Pirkkalan Tilitoimisto Ky. The objective of this study was to explain what paperless accounting means, and, on the other hand, to examine the conditions of Pirkkalan Tilitoimisto Ky for providing paperless accounting. The theoretical part of the study was conducted through the research of literature and the empirical part through interviews and discussions. The study concluded that paperless accounting means the use of paperless transfer, handling and filing of data by using the potential of information technology. The study revealed some problems in the timing of moving over to paperless accounting and also found out that its profitability is dependent on the customers’ demand for the service. For Pirkkalan Tilitoimisto Ky, it is not yet financially worth moving fully over to paperless accounting, but they should consider leasing the services in the early stage. They should also prepare for providing paperless accounting when the demand increases. In this way the company will be able to meet the needs of its customers and maintain its position in the competition.