Taloushallinnon tukiprosessin kehittäminen asiantuntijapalveluita tuottavassa yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli saada selkeyttä toimeksiantajana toimivan kotimaisen toimisto- ja asiantuntijapalveluita tuottavan yrityksen talouspalveluiden sisäiseen tukiprosessiin, ja tätä kautta myös kehittää kyseistä prosessia. Tavoitteena oli selvittää tukiprosessista vastuussa olevan Selvittelytiimin toiminnan tämän hetkinen tilanne yleisen ja henkilökohtaisen työn organisoinnin, työnkuvien selkeyden sekä tehtäväkohtaisen ajan käytön näkökulmista. Toisena tavoitteena oli tarkastella näiden vaikutusta tukiprosessin kulkuun ja toimintaan. Opinnäytetyön aihe on saatu suoraan toimeksiantajalta, jonka tarkoituksena on käyttää opinnäytetyötä pohjana tiimin työnseurannan selkeyttämiselle sekä palvelua ja laatua mittaavien palvelumittareiden luomiselle.

Tutkimuksen viitekehys muodostui yleisesti prosessien kehittämisestä sekä työn organisointiin, selkeisiin työnkuviin ja työaikaan ja sen seurantaan liittyvästä teoriasta. Tietoperustassa käsitellään myös Taylorismia ja Lean-ajattelua, jotka liittyvät vahvasti prosessien kehittämiseen. Etenkin Lean–ajattelua sovellettiin koko työssä ja tehdyssä tutkimuksessa.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena niin, että aineistonkeruumenetelmänä on toiminut havainnointi. Havainnointi on toteutettu tammi – huhtikuussa 2018. Havainnointiin on valikoitu työvuorolistojen ja muiden aikataulujen asettamassa järjestyksessä Selvittelytiimin jäseniä niin, että seitsemään tiimille kuuluvaan tehtävään on jokaiseen havainnoitu kolmea eri henkilöä noin tunti kerrallaan. Havainnoinnista tehtiin tilanteen aikana käsin muistiinpanoja, jotka myöhemmin kirjoitettiin koneella puhtaaksi ja kasattiin tehtäväkohtaiseksi koonti-tiedostoksi.

Tutkimuksen tuloksista näkyi hyvin tukiprosessin tämän hetkinen tilanne työn organisoinnin, työnkuvien selkeyden sekä ajan käytön osalta. Prosessia voidaan tulosten avulla helposti kehittää selkeyttämällä työnkuvia ja yhtenäistämällä toimintatapoja sekä parantamalla niin tiimi- kuin jokaisen henkilökohtaista töiden organisointia. Näitä parantamalla ajan käytöstä puolestaan saadaan mielekkäämpää ja tehokkaampaa.

Opinnäytetyön tulokset edistävät suoraan niin Selvittelytiimin kuin koko yrityksen yhtiötasoisia vuositavoitteita sekä mahdollisesti parantavat tiimin jäsenten työn aikatauluttamista ja tekemistä. Tutkimusta voidaan kuitenkin jatkaa esimerkiksi havainnoimalla muita, tämän tutkimuksen ulkopuolelle jääneitä Selvittelytiimin tehtäviä. Tutkimuksen tuloksia voidaan myös syventää keräämällä lisäaineistoa esimerkiksi tiimin vanhoista työaikamerkinnöistä. Havainnointia voi myös suorittaa laajemmin, jolloin analysoitava aineisto on isompi ja tuloksista saattaa tulla vielä tarkempia ja monipuolisempia.

Asiasanat: prosessikehittäminen, työaika, työn organisointi, työnkuvat, taloushallinto.

The purpose of the thesis was to clarify an inner supporting process of the commissioner of this paper, a domestic office and professional services providing company, and also to develop the process. The aim was to clear up the current state of the operations of the team responsible for the supporting process, the Selvittelytiimi, by the aspects of general and personal work organization, clarity of job descriptions and job-specific time management. The second aim was to study how these aspects affect the flow of the supporting process. The subject of the thesis came straight from the commissioner, who is going to use the thesis for clarifying their work monitoring and for their own project to build up indicators for measuring the service and quality of the team.

The theoretical framework of the research came up from process development on the common level and from theory of work organizing, clear job descriptions and work hours and monitoring. The theoretical section of this thesis also treats Taylorism and Lean, both which are strongly related to process development. Especially Lean thinking was used throughout the whole paper and the research carried out.

The study was carried out as a qualitative research and the data was collected with observation method. The observation period was from January till April 2018. Members of the Selvittelytiimi were selected for the observation in the order set by the team’s roster and other schedules so that for seven tasks of the team, there were three different persons observed for about an hour at a time for each task. Hand-written notes were taken while observing and later on the notes were written out in a computer and assembled task-specifically as a compilation file.

The current state of the work organizing, clarity of job descriptions and the use of time is clearly seen from the results of the study. With the results the process can easily be developed by clarifying the job descriptions, unifying the working methods and improving the team’s work organizing as well as everyone’s personal organizing. By improving these things, the use of time will become more sensible and effective.

The results of this thesis advance the annual targets of both the Selvittelytiimi and the whole company and potentially improve the working and scheduling of the team members. However, the research can be continued for example by observing the other tasks of Selvittelytiimi that were not included in this study. The results of the research can also be made more accurate by collecting more data for example from the team’s old working time records. The observation can also be done with a more wide scope so the material to be analyzed will be larger and the results obtained may be even more accurate and diverse.

Keywords: process development, work hours, work organization, job description, financial administration.