Tapahtumien järjestämisprosessin kartoittaminen ja kuvantaminen : case: Laurea EduGATE -täydennyskoulutukset

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa täydennyskoulutuksien järjestämisprosessia Laurea-ammattikorkeakoulussa ja tehdä tästä prosessista prosessikuvaus. Prosessikuvaus on sähköinen dokumentti, joka sisältää prosessikaavion, esittelyn keskeisistä sidosryhmistä, tarkistuslistan täydennyskoulutuksien järjestäjille, vastuualueiden jaon, sekä olennaista tietoa prosessista. Prosessikuvauksella pyritään selkiyttämään järjestämisprosessia täydennyskoulutuksien parissa työskenteleville. Työn tilaajana oli tapahtumatoimisto Laurea Events, joka toimii täydennyskoulutuksien järjestäjänä Laurea-ammattikorkeakoulun W-yksikössä.

Opinnäytetyön tietoperustana käytettiin tapahtuma-alan ammattikirjallisuutta, toimeksiantajan antamaa materiaalia, sekä opinnäytetyön tekijän omaa työkokemusta toimeksiantajaorganisaatiossa. Osana opinnäytetyötä suoritettiin haastattelututkimus, jonka aikana haastateltiin täydennyskoulutuksien järjestämisprosessille olennaisia sidosryhmiä. Tutkimuksen tuloksia käytettiin myös pohjana työn tuotokselle, eli prosessikuvaukselle.

Opinnäytetyö saavutti tavoitteensa. Sidosryhmiltä pyydettiin palautelomakkeen avulla palautetta työn hyödyllisyydestä ja toimeksiantajalta sähköpostitse. Palautelomakkeen tulosten ja toimeksiantajan palautteen perusteella voidaan todeta, että työ on tuonut hyödyllistä apua täydennyskoulutuksien järjestämiselle ja sen prosessin hahmottamiseen. Kuitenkin tarve prosessikuvauksen kehittämiselle vielä tarkemmaksi, kuin suunniteltiin, löytyi.

Prosessin kartoittaminen on ensimmäinen askel sen kehitystyössä. Seuraava askel olisi tunnistaa prosessin kehityskohdat ja kuinka kehitystyö voitaisiin toteuttaa. Markkinatutkimuksella voitaisiin edistää organisaation liiketoimintaa täydennyskoulutuksien kentällä. Tämän prosessikuvauksen osaprosesseista voitaisiin tehdä omat prosessikuvaukset vielä yksityiskohtaisemman kokonaisuuden hahmottamiseksi.

The purpose of this thesis was to chart the process of organizing professional development courses at Laurea University of Applied Sciences and to create a process description for that process. The process description is an electronic document that contains a process flowchart, an introduction of all the central stakeholders, a checklist for the course organizers, the division of labor and essential information on the process. This process description aims to clarify the organizational process to people working on organizing the courses. The thesis was commissioned by Laurea Events, an event management organization that carries out professional development courses in the W-unit of Laurea University of Applied Sciences.

Theoretical framework of the thesis consisted of professional literature from the event field, material received from the client, as well as the work experience of the thesis writer gained at the client organization. As a part of this thesis, a survey was conducted, in which the central stakeholders of the organizational process were interviewed. The results of this survey were also utilized as a base for the outcome, the process description.

The thesis accomplished its goals. Using an electronic form, feedback about the usefulness of the process description was inquired from the stakeholders. Feedback from the client was requested via e-mail. Based on the results of the survey, as well as the feedback of the client, it can be stated that the thesis has provided aid in organizing professional development courses and in understanding the organizational process. However, a need for developing the process description to be even more detailed than planned was found.

Charting a process is the first step in developing it. The next step would be to identify the process’ development areas and how the development could be realized. A market study could be used to advance the organization’s business in the field of professional development courses. To receive an even more detailed image of the organizational process, process descriptions could be conducted on every sub-process involved.