Toimittajamarkkinoiden hallinnan kehittäminen Case: Espoon kaupunki

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda toimintamalli, jolla voidaan parantaa Espoon kaupungin hankintakeskuksen tietotaitoa toimittajamarkkinoiden hallinnan kehittämisessä. Julkisten hankintojen kehittäminen Espoon kaupungissa kuin myös muissa julkisissa hankintayksiköissä on ajankohtaista, jotta hankintalain velvoitteisiin, julkisen rahan optimaaliseen hyödyntämiseen ja tulevaisuuden arjen haasteisiin pystyttäisiin vastaamaan mahdollisemman tehokkaalla tavalla.

Teoreettinen viitekehys käsitteli toimittajamarkkinatietämystä, SWOT-analyysiä, portfolioanalyysiä, spendi-analyysiä, hankintojen vaikuttavuuden työkalua, hankintalakia, muutosjohtamista ja organisaatioiden välistä yhteistyötä. Viitekehystä peilattiin valittuun palveluhankinnan esimerkkikilpailutukseen ja nykytilaan.

Tutkimuksessa kerättiin tietoa omien havaintojen, haastattelun, benchmarkingin, valmiin aineiston ja kyselyn avulla. Tuloksia mittaavan aineiston keräämisessä käytettiin hankintakeskuksen työntekijöille lähetettyä kyselyä. Kysely koostui kymmenestä kysymyksestä ja kysymykset oli kohdennettu tutkimuskysymysten ja apukysymysten mukaisesti. Kyselyn vastausten perusteella hankintakeskuksen työntekijät kokivat toimintamallin selkeäksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi.

Hankintakeskuksen kehittämissuunnitelman mukaan toimittajayhteistyön sopimusaikainen kehittäminen on ajankohtaista ja kehittämiseen tullaan paneutumaan erityisesti vuoden 2019 aikana. Opinnäytetyön yhteydessä luotua toimintamallia voidaan hyödyntää hankintakeskuksen kehittämishankkeessa, jotta toimittajamarkkinoiden hallinnasta muodostuu toimiva osa hankintakeskuksen jokapäiväistä toimintatapaa.

The purpose of this Master´s thesis was to create an operating model to improve the knowledge of the supplier market control in the City of Espoo’s purchase center. The improvement of public procurement in the City of Espoo as well as in the other public procurement departments is currently important in order to ensure that the commitments of the purchasing law, the optimal use of the public money and the future ordinary challenges can be carried out as effectively as possible.

The theoretical framework of the study focused on the knowledge of supplier markets, SWOT analysis, portfolio analysis, spend analysis, the effectivity of the operating model of purchases, purchasing law, management of change and co-operation between the organizations. The theoretical framework was compared to competitive bidding of service contracts and the current situation.

During the research project, the information was gathered from the researcher’s own observations, interviews, existing materials, benchmarking and inquiries sent to the procurement department’s employees. The inquiry sent to the procurement department’s employees was measured as a result. The inquiry consisted of ten questions and the questions were targeted to the previous research questions and to the support questions. Based on the inquiry’s answers, the operating model was regarded by the procurement department’s employees as clear and functional.

According to the procurement department’s development program, the improvement of the co-operation with suppliers during the agreement period is an actual target and it will be focused on especially in 2019. The operating model created during the research can be used in the procurement department’s improvement project in order to make the supplier market control a practical every day procedure in purchase centers.