Perehdytyskansio hotellin vastaanottoon
Kangas, Sini (2018)
Kangas, Sini
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060713059
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060713059
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa perehdytyskansio Hotelli Finn’en vastaanottoon. Kansion tarkoitus on yhtenäistää hotellin työntekijöiden työtapoja sekä eritoten toimia muistilistana uusille työntekijöille. Perehdytyskansiosta pyrittiin tekemään tiivis ja helppolukuinen, jota olisi helppo päivittää myös tulevaisuudessa.
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen ja se koostuu sekä julkaistavasta opinnäytetyöraportista että perehdytyskansiosta. Työn toimeksiantajana toimii Helsingin keskustassa sijaitseva Hotelli Finn. Idea kansion luomisesta syntyi töiden ohessa, sillä monet vastaanoton toiminnot ovat pelkän suusta suuhun liikkuvan tiedon ja muistin varassa. Työ sekä perehdytyskansio valmistuivat toukokuussa 2018 ja ne koottiin täysiaikaisen vastaanottotyön ohessa noin kuuden kuukauden aikana.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käytetään suurimmaksi osaksi kirjallisia lähteitä. Osuuden alussa pyritään määrittelemään perehdyttämisen käsite sekä mitä kaikkea perehdyttäminen sisältää. Määrittelyn aikana pohditaan hetkellisesti myös onnistuneen haastattelun tärkeyttä perehdyttämisen ensiaskeleena, sekä miksi perehdytyksen tulee olla alusta asti hyvin suunniteltu. Tämän jälkeen keskitytään nimeämään perehdyttämiselle tärkeitä ominaisuuksia, vaiheita, tavoitteita, sekä kenelle perehdytys tulee antaa ja kuka on vastuussa sen toteuttamisesta.
Perehdytyskansioon tarvittavan tiedon kokoamisessa käytettiin osallistuvan havainnoinnin lisäksi haastatteluita. Kolme hotellin työntekijää vastasi valmiiksi laadittuihin kysymyksiin, joiden kautta selvitettiin heidän perehdytyskokemuksiaan sekä tietoja perehdyttämisen käsitteestä. Keskusteluiden avulla pyrittiin eritoten selvittämään, mitä tulevan perehdytyskansion sisällöltä tarkalleen toivottiin hotellin työntekijöiden näkökulmasta.
Lopussa kuvataan projektin etenemistä sekä sen aikana esiin tulleita löytöjä. Perehdytyskansiosta ei hotellin toiveesta haluttu tavanomaista tutustuttamiskirjasta, vaan siitä toivottiin tarkempaa tehtävien ja toimintojen ohjeistusmanuaalia. Perehdytyskansiosta tehtiin hotellin tarpeita vastaava kansio, joka tarjoaa varsinkin uusille työntekijöille avaimet itsenäiseen työskentelyyn.
Valmistunut perehdytyskansio hyväksytettiin Hotelli Finn’en vastaanottopäälliköltä ja tulee käyttöön välittömästi. Kansio sisältää arkaluontoisia tietoja, jonka vuoksi se päätettiin pitää salaisena. Opinnäytetyöhön on liitetty perehdytyskansion sisällysluettelo, sekä lyhyt kuvaus kansion eri kohdista.
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen ja se koostuu sekä julkaistavasta opinnäytetyöraportista että perehdytyskansiosta. Työn toimeksiantajana toimii Helsingin keskustassa sijaitseva Hotelli Finn. Idea kansion luomisesta syntyi töiden ohessa, sillä monet vastaanoton toiminnot ovat pelkän suusta suuhun liikkuvan tiedon ja muistin varassa. Työ sekä perehdytyskansio valmistuivat toukokuussa 2018 ja ne koottiin täysiaikaisen vastaanottotyön ohessa noin kuuden kuukauden aikana.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käytetään suurimmaksi osaksi kirjallisia lähteitä. Osuuden alussa pyritään määrittelemään perehdyttämisen käsite sekä mitä kaikkea perehdyttäminen sisältää. Määrittelyn aikana pohditaan hetkellisesti myös onnistuneen haastattelun tärkeyttä perehdyttämisen ensiaskeleena, sekä miksi perehdytyksen tulee olla alusta asti hyvin suunniteltu. Tämän jälkeen keskitytään nimeämään perehdyttämiselle tärkeitä ominaisuuksia, vaiheita, tavoitteita, sekä kenelle perehdytys tulee antaa ja kuka on vastuussa sen toteuttamisesta.
Perehdytyskansioon tarvittavan tiedon kokoamisessa käytettiin osallistuvan havainnoinnin lisäksi haastatteluita. Kolme hotellin työntekijää vastasi valmiiksi laadittuihin kysymyksiin, joiden kautta selvitettiin heidän perehdytyskokemuksiaan sekä tietoja perehdyttämisen käsitteestä. Keskusteluiden avulla pyrittiin eritoten selvittämään, mitä tulevan perehdytyskansion sisällöltä tarkalleen toivottiin hotellin työntekijöiden näkökulmasta.
Lopussa kuvataan projektin etenemistä sekä sen aikana esiin tulleita löytöjä. Perehdytyskansiosta ei hotellin toiveesta haluttu tavanomaista tutustuttamiskirjasta, vaan siitä toivottiin tarkempaa tehtävien ja toimintojen ohjeistusmanuaalia. Perehdytyskansiosta tehtiin hotellin tarpeita vastaava kansio, joka tarjoaa varsinkin uusille työntekijöille avaimet itsenäiseen työskentelyyn.
Valmistunut perehdytyskansio hyväksytettiin Hotelli Finn’en vastaanottopäälliköltä ja tulee käyttöön välittömästi. Kansio sisältää arkaluontoisia tietoja, jonka vuoksi se päätettiin pitää salaisena. Opinnäytetyöhön on liitetty perehdytyskansion sisällysluettelo, sekä lyhyt kuvaus kansion eri kohdista.