Vapaaehtoistyöntekijöiden internet-rekrytointi kulttuuritapahtumassa : case Qstock

Abstract

Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kulttuuritapahtuman vapaaehtoistyöntekijöiden internet-rekrytointia sekä työnantajan että vapaaehtoisen näkökulmasta. Tämä toteutettiin käytännössä uudistamalla oululaisen Qstock –festivaalin vapaaehtoistyöntekijöiden internetsivu ja hakulomake. Lisäksi organisaation käyttöön suunniteltiin sisäiseen viestintään tarkoitettu intranet. Työ toteutettiin kahden opiskelijan yhteistyönä.

Työn tarkoituksena oli pyrkimys yksinkertaistaa internetissä tapahtuvaa rekrytointiprosessia niin vapaaehtoistyöntekijälle kuin työnantajallekin. Samalla työ pohtii internetin toimivuutta ja mahdollisuuksia rekrytoinnin kannalta sekä analysoi internet-rekrytoinnin hyviä ja huonoja puolia. Tämän tueksi tehtiin esikartoitus tutkimalla neljän eri festivaalin vapaaehtoistyöntekijöiden sivuja ja hakulomakkeita. Työn kautta muiden alan organisaatioiden on mahdollista löytää kehittämisideoita omaan rekrytointiinsa.

Työntilaajana oli Pohjois-Suomen suurin musiikkifestivaali Qstock. Idea työhön lähti toivotuista kehitystavoitteista, kun organisaatio oli huomannut vapaaehtoistyöntekijöiden internet-rekrytoinnissa kehittämis- ja päivittämistarvetta.

Työn produktina valmistui Qstockin tarpeisiin sopiva vapaaehtoistyöntekijöiden sivu ja uusi hakumenetelmä, jossa lähetty hakulomake menee suoraan intranetiin. Intranet helpottaa huomattavasti organisaation sisäistä viestintää ja vapaaehtoistyönhakijoiden valintaa. Hakulomakkeen ja intranetin yhteentoimivuus antaa jokaiselle organisaation vastuuhenkilölle mahdollisuuden valita vaivattomasti juuri omaan työhönsä sopivat hakijat. Uudistettu hakulomake taas helpottaa vapaaehtoistyöntekijää lomakkeen ja kysymysten selkeydellä. Koska produkti oli käytössä jo kesällä 2009, käsitellään työssä sen toimivuudesta saatua kritiikkiä sekä työnantajan että vapaaehtoistyöntekijän näkökulmasta.

Työ pyrkii myös avaamaan vapaaehtoistyön ja vapaaehtoistyöntekijän käsitteitä. Tarkoituksena on selkeyttää käsitteitä ja niiden käytettävyyttä. Käsitteitä avataan vapaaehtoistyön historian ja siihen liittyvien lähtökohtien kautta. Työssä myös käydään läpi vapaaehtoistyöntekijöiden motiiveja ja tehtäviä sekä sitä, millaisilla aloilla vapaaehtoistyötä tehdään.

The aim of this thesis was to develop the internet recruiting for volunteers at cultural events from the point of view of both the employer and the volunteer. This was done by renewing the website and application form for the volunteers of Qstock –festival in Oulu. In addition an intranet was designed to improve the communication inside the organization. The thesis was done in co-operation between two students.

The purpose of the thesis was to simplify the internet recruiting process to both the volunteer and the employer. At the same time the thesis contemplates the functionality and possibilities of the internet when used in recruiting. It also analyses the pros and the cons of internet recruiting. In support of this, the websites and the application forms of four different festivals were researched. Through this thesis it is possible for other organizations to find new ideas for development in their own recruitment.

The subscriber of the thesis was Qstock –festival, the biggest music festival in Northern Finland. The idea of the thesis started from the organization’s desire to develop their recruitment after they had noticed the need for improvement.

The product of the thesis was a website for volunteers and a new recruiting method where the sent application form goes straight to the organization’s intranet. The intranet simplifies the organization’s internal communication and the selection of the volunteers remarkably. The interoperability of the ap-plication form and the intranet gives all the people in charge in the organization a possibility to choose easily the applicants that are most suitable for the specific job. The renewed application form helps the applicants with its clarity and readability. Because the product was already in use in the summer of 2009, the thesis also discusses the critique that was given by the employer and one of the volunteers.

The thesis also aims to open up the concepts of volunteer work and a volunteer. The purpose is to clarify these concepts. This is done through telling about the history of volunteer work and the purposes behind it. Also the motives and the tasks of volunteers as well as the fields where volunteers are needed are discussed.