Logistiikka festivaalilla alihankkijoita tutkien : Case: Ruisrock 2017

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli avata Ruisrockin logistista toimintamallia ja kehittää tapahtuman logistista prosessia erityisesti alihankkijoita tutkien. Työn aihe valikoitui työn tilaajan sekä opinnäytetyön tekijän mielenkiinnosta aihetta kohtaan. Työn tilaajan tarpeena oli selvittää mitä kehitettävää logistiikkaprosessissa erityisesti alihankkijoiden kanssa löytyisi. Tavoitteena oli löytää mahdollisia tapoja logistisen prosessin parantamiseen festivaalin ja alihankkijoiden välillä. Festivaalia suunnitellaan laskentatavasta riippuen noin vuosi ja itse tapahtuma kestää kolme päivää. Logistiikan toimivuus festarielämyksen luomisessa on olennaisessa, vaikkakaan ei yleisölle aina niin näkyvässä osassa. Opinnäytetyössäni avaan tätä logistista prosessia. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena havainnoiden sekä haastatellen Ruisrockin työntekijöitä sekä merkittävimpiä alihankkijoita. Vertailuanalyysina haastateltiin Provinssin tuotantopäällikköä. Kirjallisina lähteinä käytettiin erilaisia logistiikkaan ja tapahtumatuotantoihin liittyviä teoksia sekä opinnäytetöitä. Opinnäytetyö avaa syväluotaavasti tapahtuman logistisen prosessin tarpeet, haasteet sekä mahdollisuudet. Työtä voidaan pitää läpileikkauksena hyvin toteutettuun tapahtuman logistiseen prosessiin. Konkreettisina tuotoksina syntyi tavaran tilausohje tuotanto-organisaatiolle ja toimitusohje tavarantoi- mittajille sekä alihankkijoille.

The aim of this thesis was to open up the logistics of Ruisrock and to develop the logistic process of the event, especially focused at the subcontractors. The subject of the thesis was selected because of the interest of my own and the subscriber. The thesis subscriber wanted to find out what could be developed in the logistics of subcontractors. The aim was to possibly find ways to improve the logistical process between the festival and the subcontractors. Depending on the method of calculation, the festival is planned for about one year ahead and the event itself takes three days. The functionality of logistics in creating a festive experience is essential, although it is not a visible part to the audience. In this thesis I open up this logistic process. The thesis was carried out as a case study by observing and by interviewing Ruisrock's employees as well as the most significant subcontractors. I also benchmarked Provinssi by interviewing its Production Manager. I used event and logistics related works and theses as literary sources. This thesis opens up the needs, challenges and opportunities of the logistic process of the event. Thesis concentrates deeply in a well organized process of event logistics. Concrete outputs of the work was the ordering instruction for the production organization and the delivery instruction for the suppliers and subcontractors.