Ostoprosessin kehittäminen

Abstract

Tutkimuksen tavoite on etsiä ostoprosessin toiminnasta ongelmakohtia. Havaittuihin ongelmakohtiin on tarkoitus etsiä ratkaisukeinoja. Tavoitteena on aikaan saada kehitysehdotuksia ostolaskujen käsittelyprosessissa havaittuihin merkittävimpiin tilanteisiin.

Opinnäytetyön tutkimusongelma koskee nykyisen ostoprosessin toimintaa, jossa on havaittu ongelmakohtia ja epäedunmukaisia piirteitä. Ostoprosessin toiminta on hidas sekä monivaiheinen. Erityisesti ostoprosessin asiatarkastus ja hyväksyntä vaihe on tuottanut ongelmatilanteita.

Opinnäytetyössä on käytetty kvantitatiivista sekä kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimukset toteutetaan kohdeyrityksen ostoreskontra osaston teemahaastatteluina. Lisäksi laaditaan kyselylomake, jonka tarkoitus on selventää kokonaisvaltaisempaa kuvaa ja ongelmakohtia prosessissa. Tutkimuksessa löydettiin useampia ongelmakohtia sekä kehittämiskohteita ostoprosessin toiminnassa. Erityisesti esille nousivat automatisoinnin puute ja kehittäminen, esille nousivat myös tiedotuksen heikkous, koulutuksen ja toimintaohjeiden puutteellisuus.

Tutkimuksen tuloksien perusteella muodostui kokonaiskuva ostoprosessin vaikuttavista merkittävimmistä tekijöistä. Tutkimuksen tuloksissa ilmeni, että osa asiatarkastajista sekä hyväksyjistä kokee tarvitsevansa lisää koulutusta tietojärjestelmien käyttöön. Tietojärjestelmän toiminnasta havaittiin merkittäviä kehityksenkohteita ja ongelmia ilmeni esimerkiksi sijaisen asettamisessa ja laskujen käsittelyssä. Tutkimuksessa havaittiin myös mahdollisuuksia kehittää yrityksen nykyistä ostoprosessin automatisointia.

The objective of this research was to examine the different phases in the purchasing process and to look for the problems of process operations. The aim was to find better solutions to these problems. The goal was to get better solutions for development in the purchase invoice processing.

The research problem in this thesis is concerned with the current purchasing process, where problems and disadvantages arise. The purchasing process is slow and multi-stage. In particular the inspection and approval phase of the purchasing process has produced problems.

Two types of research methodology have been used in this thesis. Used research methodologies are quantitative methodology and qualitative methodology. The theme interviews were made with the personnel of the target company’s purchasing department. The questionnaire was made to examine what the problem areas in the process are. Based on the research several problems and development targets in the purchasing process were found. In particular, the lack of automatization and development was found problematic, as well as the lack of information, the lack of training and the code of conduct.

Based on the results of the survey, an overall picture was formed of the most significant factors affecting the purchasing process. The results of the study revealed that some of the people who inspect and approve the documents felt they need more training in the use of information systems. Significant development targets were identified for the operation of the information system and problems were encountered with finding substitutes and with invoice processing. Possible ways were found to develop the company's current purchasing automatization process.