Laskutusprosessin kehittäminen SAP Fiori -sovelluksella

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli kehittää kohdeyrityksen syväkeräyssäiliöiden tyhjentämisen laskutusprosessia suoraviivaisemmaksi ja kustannustehokkaammaksi. Kohdeyritys vastaa noin 460 syväkeräyssäiliön tyhjentämisestä. Työn tavoitteena oli prosessin tehostamiseksi suunnitella SAP Fiori -sovelluksen käyttöliittymä, jolla laskutusprosessi voitaisiin kokonaisuudessaan suorittaa. Lisäksi työssä selvitettiin säiliöiden yksilöimistä ja etätunnistusta eri tunnistusteknologioilla osana prosessin kehittämistä.

Kehittämisprojekti käynnistettiin analysoimalla prosessin nykytilaa ja perehtymällä työn teoreettisessa viitekehyksessä suunnitteluajatteluun, joka on ihmis- ja loppukäyttäjälähtöinen työmenetelmä tarvemäärittelyyn ja tunnistettujen kehityskohteiden ratkaisuideointiin. Nykytila-analyysi osoitti, että laskutusprosessi koostui kahdesta päävaiheesta: kuljettajan toteuttamasta tiedonkeruusta ja ajojärjestelyn suorittamasta tietojenkäsittelystä sekä laskutuksesta. Prosessin tärkeimmät kehitystarpeet selvitettiin suunnitteluajattelulähtöisten havaintojen perusteella prosessin osapuolista.

Havaintojen perusteella huomattiin, että suurimmat ongelmakohdat laskutusprosessissa olivat ajojärjestelyn manuaalisissa työvaiheissa, joissa olemassa olevaa tietoa käsiteltiin useaan kertaan. Turhat tiedon käsittelykerrat aiheuttivat työn hidastamisen lisäksi ajojärjestelijälle inhimillisiä syöttövirheitä, jotka turhauttivat työntekijää. Virheiden todettiin johtuvan siitä, että käsiteltävä tieto sijaitsi useassa eri paikassa, mikä heikensi prosessissa kulkevan tiedon laatua.

Työn lopputuotoksena toimeksiantajalle esiteltiin prototyyppi SAP Fiori -sovelluksesta, jonka avulla tiedonkeräys, -käsittely ja laskutus voidaan toteuttaa samassa järjestelmässä. Ehdotus vähentäisi tiedon vaatimaa käsittelyä ja parantaisi tiedon laatua. Työssä laaditun arvion mukaan ajojärjestelyn tietojenkäsittelyyn ja laskutukseen käyttämää henkilötyötuntimäärää voitaisiin moninkertaisesti vähentää suunnitellulla sovelluksella. Kehittämisprojekti toimii toimeksiantajalle kattavana ennakkoselvityksenä Fiori-sovelluksella saavutettavissa olevista hyödyistä.

The purpose of this thesis was to improve the invoicing of emptying deep collection containers towards a more straightforward and cost-efficient process. The target company is responsible for emptying approximately 460 deep collection containers. The main objective of the thesis was to streamline the process by designing an interface of an SAP Fiori app. The invoicing process could be entirely executed within the Fiori environment. In addition, the feasibility of the individualization and automatic identification of the containers with various automatic identification methods was examined.

The project began with the current state analysis. The theoretical framework focused on design thinking which was a human and end user-centered approach for needs specification and ideating solutions for the identified improvement areas. The current state analysis proved that the invoicing process consisted of two main phases, data logging executed by the driver and data processing and invoicing executed by the transport coordination. The most important needs of improvement were determined based on observations about the parties of the process. The observations were made through design thinking methods.

Based on the observations, it was discovered that the stages which required manual processing of data were causing most problems in the process. Unnecessary data processing was slowing the work rate and also caused human input errors. These issues frustrated the employees. The processed data was also stored and handled in multiple systems and locations which impaired the quality of the data.

As an outcome of the thesis, the designed SAP Fiori apps were introduced to the target company. With the app, data logging, data processing and invoicing can be performed in a single system. The proposal decreases the need for data processing and improves data quality. According to an estimate made in the thesis, the planned app significantly reduces man-hours required by data processing and invoicing. The company can utilize the thesis as a comprehensive research of benefits achievable with Fiori.