Sisäisen valvonnan kehittäminen organisaatiossa X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli toteuttaa ulkopuolinen asiantuntija-arvio organisaation x sisäisestä valvonnasta ja kontrolleista, sekä laatia suositukset havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Tässä raportissa kuvataan työn käytetyt tutkimusmenetelmä, aiheeseen liittyvä teoreettinen viitekehys ja toteutuksen pääpiirteet. Varsinainen organisaatiolle x toimitettu raportti ja tutkimuksen tulokset sekä organisaatioon liittyvät yksityiskohdat ovat salaisia, joten niitä ei tässä raportissa voida käsitellä.

Teoreettinen viitekehys muodostettiin sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen, kontrollien, hyvän johtamis- ja hallintotavan ja riskienhallinaan ympärille. Tutkimus rajattiin koskemaan yhtä organisaation x käteisen rahan käsittelyyn liittyvää prosessia ja tähän prosessiin liittyviä kontrolleja, sisäistä valvontaa sekä hallintoa ja johtamista. Organisaation x toiveesta tarkastelun ulkopuolelle rajattiin sisäinen tarkastus.

Työn toteuttamisessa hyödynnettiin kvalitatiivisen tutkimuksen menetelmiä tapaustutkimuksen näkökulmasta. Tutkimuksen aineisto kerättiin organisaation x kirjallisista materiaaleista sekä henkilöstön haastatteluilla. Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina teemahaastatteluina. Tutkimusaineiston laajuuden osalta pyrittiin saturaatioon, joka saavutettiin kirjallisen materiaalin, haastatteluiden ja puhelimitse esitettyjen lisäkysymysten avulla.

Varsinaiset tutkimustulokset ovat salaisia, mutta organisaation x prosesseissa havaittiin merkittävä määrä puutteita kontrolleihin, sisäiseen valvontaan sekä hallintoon ja johtamiseen liittyen. Kaikkiin puutteisiin liittyen laadittiin riskianalyysi ja toimintaehdotukset puutteiden korjaamiseksi. Kriittisimmistä riskeistä laadittiin lisäksi yksityiskohtaisemmat suositukset. Kaikki asetetut tavoitteet saavutettiin erinomaisin tuloksin ja tutkimusongelmiin löydettiin vastaukset. Projektin päätteeksi organisaatiolle x luovutettiin loppuraportti ja esitysmateriaali tärkeimmistä havainnoista ja tuloksista. Organisaatio x on hyödyntänyt työn tuloksia sisäisen valvonnan ja kontrollien kehittämisessä.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to carry out an external assessment of internal controls and control activities in a case organization referred to as Organization X, and to suggest recommendations how to correct deficiencies. This report describes research methods, theoretical framework and how the work was carried out. The Final report for Organization X, the results of this study and details of Organization X are classified, and therefore they must be left out of this public report.

The theoretical framework included internal controls, internal audit, control activities, corporate governance and risk management. The study was limited to one single cash management process of Organization X. This process was reviewed from the point of view of control activities, internal controls and the corporate governance. The internal audit was left out of scope.

The study was executed using qualitative research methods and a case study approach. Research data was collected from documentation provided by Organization X and by semi-structured theme interviews of selected employees. The objective was to reach a saturation point that was achieved with documentation, interviews and extra questions by phone.

The final results are classified, but a significant number of defects were discovered in controls activities, internal controls, management and governance. Risk assessments were made relating to findings and recommendations were given how to avoid those risks. The most critical risks were pointed out and more detailed recommendations were given to correct these defects. As a result, all the objectives were met and the research problems were solved. At the end of the project the final report and presentation material concerning the findings and results were issued to the Organization X. In conclusion, Organization X has utilized the results of this study to improve internal control and control activities.