Sähköisen kilpailutusjärjestelmän kehittäminen puolustusvoimissa

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin puolustusvoimien pääesikunnan logistiikkaosastolle. Puolustusvoimissa oli työn alussa linjattu, että sähköistä kilpailutusjärjestelmää käytetään ainoastaan kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Työn tavoitteena oli tutkia, olisiko mahdollista saavuttaa työajallisia- tai toteutuneiden hankintojen hinnallisia säästöjä, jos sähköistä kilpailutusjärjestelmää käytettäisiin myös kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin benchmarkingia, kyselylomakkeita sekä haastatteluja, joita tehtiin joko puhelimitse tai sähköpostin välityksellä. Teoreettinen viitekehys rakentui sähköisen kilpailutuksen kannalta keskeisten, hankintalaissa kuvattujen, hankintamenettelyjen sekä yksityisen sektorin hyväksi havaittujen toimintatapamallien esittelystä.

Osana opinnäytetyötä laadittiin soveltuvuusanalyysi pääesikunnan logistiikkaosastolle, jossa tutkittiin sähköisen kilpailutuksen pienhankintoja koskevan käytön laajentamisen mahdollisia vaikutuksia. Opinnäytetyön kehittämistehtävän tavoite saavutettiin, kun pääesikunnan logistiikkaosasto antoi lausunnon, jonka perusteella puolustusvoimat alkaa uudelleen kehittämään kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen sähköisen käsittelyä. Lausunnossa nostettiin esiin myös, että puolustusvoimat tulee esittämään soveltuvuusanalyysissä ehdotettuja toimintatapamalleja osaksi valtion yhteisiä sähköisiä hankintatapamalleja.

This thesis was carried out for the Logistics Department of the Joint Command of the Finnish Defence Forces. At the of the beginning of this thesis it was already decided, that, within the Finnish Defence Forces, the use of electronic contracting was limited to procurement cases, which exceeded the national limiting values. The goal of this thesis was to look into the possibly attainable benefits in using electronic contracting: the possibility to save time in the tendering process and lower realized prices in finalized acquisitions, if used for acquisitions, which fall under the national limiting values.

The work was carried out as an action research and the data was collected by benchmarking, as well as by a questionnaire and interviews, which were carried out by e-mail or as phone discussions. The theoretical part of this study focused on describing the key procurement methodologies for electronic contracting, described in the Act on Public Procurement and best practices used by the private sector.

As a part of this thesis a feasibility study was carried out for the Logistics Department of the Joint Command. In this study the possible effects that would be achieved if the use of electronic contracting was extended to be used for purchases, which are under the value of the national limit, were contemplated. The objectives of the development project were achieved when the Logistics Department gave a statement where it was said that the Finnish Defence Forces will forward the proposed models to be implemented in the development of the national model of electronic contracting in public procurement.