Taloushallinnon ulkoistuspalvelun käyttöönottoprosessin kehittäminen palveluntuottajan näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää prosessia, jossa taloushallinnon ulkoistuspalvelut käynnistetään talousjärjestelmän käyttöönottoprojektin yhteydessä. Tilannetta tarkasteltiin palveluntuottajan näkökulmasta. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää ja tehostaa ulkoistuspalveluiden sisältämien käyttöönottoprojektien läpivientiä. Tarkoituksena oli luoda tarvittavat toimintamallit ja työkalut palvelun onnistuneeseen käynnistykseen sekä laadukkaaseen jatkuvaan palveluun.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena. Menetelminä käytettiin haastatteluja, havainnointia sekä aivoriihityöskentelyä. Erilaisten haastatteluiden avulla kartoitettiin nykytilaa sekä käytiin läpi tutkimuksen tuloksia. Havainnointia hyödynnettiin edellisten projektien oppien ja kehityskohteiden etsimiseen. Aivoriihityöskentelyä harjoitettiin yhdessä kehitysprojektia varten luodun kehitystyöryhmän kanssa.

Viitekehys rakentui kolmesta teoriakokonaisuudesta; prosessien kehittäminen, palveluiden ulkoistaminen sekä projektimalli. Teoriaosuudessa painotettiin sisäistä prosessien kehittämistä, palvelun käyttöönottovaihetta sekä käyttöönottoprojektin eri vaiheita. Keskeisenä osana tarkastelua oli myös laadun ja kannattavuuden näkökulma.

Toimintatutkimuksen tuloksena syntyi kuvaus ulkoistuspalvelun käynnistymisestä järjestelmäprojektin rinnalla sekä työkalut projektissa toimiseen. Tärkeimpänä tuotoksena syntyi tehtävälista, joka on helppo integroida olemassa olevaan järjestelmän käyttöönottoprojektin tehtävälistaan. Lista sisältää ulkoistuspalveluiden eri roolien tehtävät ja työmääräarviot eri projektivaiheissa. Tämän lisäksi tuotoksina syntyi dokumenttipohjia helpottamaan palvelun käynnistämistä sekä asiantuntijoiden työtä.

Kehitysprojektin voidaan todeta onnistuneen, vaikka mallia ei olla laadun ja kannattavuuden osalta vielä täysin päästy testaamaan. Toteutuksen jälkeen organisaatiossa otettiin käyttöön uusi toimintamalli ja uudet työkalut. Niiden avulla ulkoistuspalvelun rooli projektissa selkeentyi ja uudet työkalut auttavat palvelun laadukkaassa käynnistyksessä.