VMI-järjestelmän vaatimusten määrittely

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli tuottaa tietoa toimitusketjun osapuolten tarpeista VMI-järjestelmälle teknologiateollisuuden yrityksessä. VMI-järjestelmällä (Vendor Managed Inventory) tarkoitetaan varastonohjaustoimintamallia, jossa ostaja jakaa toimitusketjun prosessien kannalta olennaista tietoa toimittajille, jotka käyttävät tietoa tuotannon ja toimitusten suunnitteluun. Yrityksessä oli käytössä VMI-järjestelmä, jonka merkittävimmiksi heikkouksiksi oli havaittu kaksisuuntaisuuden puute ja ennusteiden heikko laatu. Järjestelmää kehittämällä toimitusketjun osapuolten on mahdollista saavuttaa parempi läpinäkyvyys toimitusketjussa ja tehostaa prosessien toimintaa ja laatua. Insinöörityön tavoitteena oli selvittää tilaus-toimitusketjuprosessin nykytila, kartoittaa vaatimukset toimivalle VMI-järjestelmälle ja kuvata vaatimusten mukainen prosessi.

Yritykset hyötyvät VMI-järjestelmästä, sillä järjestelmän käyttö vähentää operatiivista ostotoimintaa ja edesauttaa paremman toimitusvarmuuden saavuttamista. Toimittajan näkökulmasta VMI-järjestelmän kautta jaettava ennustetieto antaa mahdollisuuden aiempaa tarkempaan suunnitteluun sekä joustoon tuotannossa. Edellytyksenä toimivan järjestelmän käyttöönotolle ovat toimittajan ja yrityksen välinen suhde, jossa tulee vallita luottamus ja avoin ilmapiiri, ja toimiva väylä tarkan ja ajantasaisen tiedon jakamiselle. Järjestelmän vaatimusten määrittely on avainasemassa, jotta järjestelmä vastaa osapuolten tarpeita ja järjestelmän avulla saavutetaan haluttu, liiketoiminnan tarpeita vastaava lopputulos. Kuvaamalla prosessin nykytila saadaan käsitys lähtötilanteesta ja pystytään kartoittamaan prosessin toimivat funktiot ja prosessissa nykyisellään vallitsevat haasteet ja ongelmat.

Päätutkimusmenetelmänä olivat haastattelut, joissa käytiin läpi VMI-toimintamallin edellytyksiin pohjautuvia seikkoja sekä toimittajan että yrityksen edustajien kanssa. Lisäksi työssä käytettiin tekijän omaan työkokemukseen perustuvia havaintoja kyseisestä yhteistyöstä. Työn tuloksena tuotettiin prosessikuvaus VMI-toimintamallista, jossa läpinäkyvyys ulottuu läpi toimitusketjun ja toimintamallin osapuolilla on ajantasaista, tarkkaa tietoa tilaus-toimitusprosessista. Työ antaa yritykselle tiiviin yhteenvedon, jota yritys voi käyttää keskusteluissa VMI-järjestelmän kehitystarpeista.

This bachelor’s thesis was intended to be used as a source of information for a company in the technology industry about the requirements of the Vendor Managed Inventory (VMI) system from a vendor and buyer perspectives. Vendor Managed Inventory is a consignment stock model where the buyer shares information related to customer demand and inventory levels for the vendor to use to plan production and deliveries. The current VMI system used by the company had shortcomings in integration (data was transferred only from buyer to vendor) and quality of forecasts. By improving and developing the VMI system the company has the possibility to gain better visibility in the supply chain and improve process quality and performance. The goal of this thesis was to describe the current purchase-to-delivery process, to map the requirements for the VMI system and to describe the process according to the requirements.

Organizations benefit from the VMI system since it decreases the need for operational purchasing activities and enables better service levels. The vendor will get more information in the form of forecasts and sales history to use for more accurate planning and flexibility in production. An open and honest relationship between the buying company and the vendor will enable implementation of a functioning VMI system. The system will also act as an information gateway in the supply chain to provide accurate and real-time information. Requirements Engineering plays a key role when the VMI system is implemented. By thorough mapping of the requirements it will be assured that the system will serve the business needs and the needs of the buyer and vendor. Points of improvement and the functioning elements of the processes are used in advantage when the processes are described and process descriptions are used as among the elements of Requirements Engineering.

The thesis used auditioning as the main research method, but also observations from the author’s own work experience within the cooperation. In conclusion, this thesis provided a description of the VMI system where supply chain visibility was achieved and the counterparties of the purchase-to-delivery process gained accurate and real-time information to support decision making. The thesis gives a solid summary of VMI system requirements for the company to continue discussion and requirements analysis to develop their VMI system.