Paikannin- ja raportointijärjestelmän hankintaprosessi

Abstract

Tämän kehitystehtävän tavoitteena oli toteuttaa ajoneuvojen paikannin- ja raportointijärjestelmän hankintaprosessi Vantaan kaupungin varikolle. Tutkimusongelmana oli selvittää Vantaan kaupungin koko organisaation tarpeet hankittavan järjestelmän osalta. Tämän selvityksen pohjalta tehtiin myös tarjouspyynnön tekniset vaatimukset. Tavoite on onnistunut, jos löytyy toimittaja, joka pystyy vastaamaan näihin vaatimuksiin.

Kehitystehtävän tutkimusmenetelmänä käytin toimintatutkimusta. Teoreettinen viitekehys koostettiin tavara- ja palveluhankintojen parhaiden käytänteiden avulla. Parhaiksi käytänteiksi valikoituivat omistamisen kokonaiskustannukset, markkinatuntemus, poikkiorganisatoriset tiimit ja kategoriset hankinnat. Teoriassa tutkin näitä malleja ja niiden toimivuutta Vantaan kaupungin julkisen hankinnan toteuttamisessa. Nykytilan kartoituksessa selvitin aikaisemmin käytössä olevan järjestelmän tuomaa tietoa erilaisista paikannusratkaisuista ja niistä kokemuksista esille noussutta kehittämisen tarvetta.

Markkinakartoituksella selvitettiin, onko markkinoilla yhtä toimijaa, joka pystyy toteuttamaan kaikki vaatimukset. Työn tuloksena markkinoilta löytyi kiinnostuneita toimijoita, jotka esittelivät toimintaansa hankinnan projektiryhmälle. Yritysesittelyjen ja Vantaan toimialojen tarpeiden pohjalta tehtiin hankinnan tekniset ja toiminnalliset vaatimukset, joita käytettiin tarjouspyynnössä. Julkinen avoin hankinta toteutettiin ja siihen saatiin neljä tarjousta.

Kun paikannus- ja raportointijärjestelmä saadaan käyttöön koko kaluston osalta, voidaan ennakoida, että toiminnan kustannukset alenevat. Esimerkiksi polttoaineen kulutus laskee ja toiminnan tehostamisen takia ajoneuvojen kokonaismäärä vähenee jonkin verran. Kun järjestelmä saadaan osaksi tehokasta päivittäistä työnjohtoa, voidaan sen avulla kerätä tietoa kokonaisvaltaisen päätöksenteon tueksi.

The goal of this Master’s thesis was to develop a procurement process of a positioning and reporting system for vehicles for City of Vantaa’s Depot of Vehicles. The research problem was to unravel the needs of Vantaa’s different departments. The study was carried out as an action research. The theoretical framework was built around the best practices in procurement. The selected methods were total cost of ownership, market research, categorizing, cross-organizational teams and public procurement. A current state analysis was built around functions of the old system and by identifying the parts that needed to be improved. Market research was used to find if there were suitable companies who were able to handle the demands. Presentations were given by possible service providers about their product and service. It was established that supply and demand were in balance. The technical specification for the invitation of tenders was created from the data collected. A public procurement open for all tenders was made out and four offers were received. When the positioning and reporting system will be in use in all vehicles, it is estimated that the City of Vantaa may expect reduce of cost in fuel and other operating costs of vehicles due to better data flow and decision making.