Budjetoinnin kehittäminen Kiipulasäätiössä : Tabella Business Tools -raportointijärjestelmän avulla

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on kartoittaa Kiipulasäätiön toimintaprosessien ja prosessinomistajien näkemykset budjetin suunnitteluun ja seurantaan liittyvistä tietotarpeista sekä selvittää, miten Tabella Business Tools -raportointijärjestelmän avulla voidaan täyttää näitä tarpeita.

Työn teoriaosuus perustuu alan kirjallisuuteen ja siinä käsitellään lyhyesti budjetoinnin perusteoriaa. Työssä esitellään Kiipulasäätiön budjetointijärjestelmä ja Tabella Business Tools -raportointijärjestelmä. Esittelyaineistojen tiedot on koottu internetistä, Kiipulasäätiön sisäisen tietoverkon tiedostoista, Tabella Business Toolsin esittelyversiosta ja Kiipulasäätiön käyttöliittymästä, järjestelmätoimittajan kanssa käydyistä sähköpostikeskusteluista ja opinnäytetyön tekijän omista kokemuksista ja havainnoista. Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena ja sen tulkitsemisessa käytettiin kvalitatiivista menetelmää. Kyselyssä pyrittiin selvittämään prosessinomistajien näkemyksiä budjetointiprosessin toimivuudesta ja ottamaan selvää toimintaprosessien tietotarpeista budjetoinnin onnistumiseksi sekä kartoittamaan, miten Tabella Business Tools- raportointijärjestelmää käytettiin. Kyselyyn vastasivat kaikki seitsemän prosessinomistajaa.

Tutkimuksessa selvisi, että tutkimushetkellä käytössä olleessa budjetointijärjestelmässä toteutui useita onnistuneen budjetoinnin tunnusmerkkejä, mutta kehityskohteitakin löytyi kaksikymmentä, joista noin puolia on mahdollisuus kehittää Tabella Business Tools -raportointijärjestelmän avulla. Suurin osa kehityskohteista oli kaikkien toimintaprosessien kesken yhteneväisiä. Toimintaprosessikohtaisia kehittämiskohteita löytyi seitsemän.

The purpose of this thesis was to survey the outlook of the processes and the process owners´ needs for information related to budgeting planning and follow-up at the Kiipula Foundation and also to find out how these needs could be met with the help of Tabella Business Tools reporting system.

The theoretical frame is based on the literature of the branch dealing briefly with the basics of budgeting. The thesis introduces the system of Kiipula Foundation as well as Tabella Business Tools reporting system. Information for these presentations was compiled from the Kiipula Foundation´s intranet, the Internet, the demonstration of Tabella Business Tools, the Kiipula Foundation’s user licence for Tabella Business Tools, email discussions with the system owner and from the author´s own experience and observations.

The empirical study was conducted as a qualitative inquiry. The aim of the inquiry was to clarify the process owners` outlook of the functionality of the budgeting process and their needs for successful budgeting. In addition, the aim of the inquiry was to find out how these process owners used the Tabella Business Tools reporting system. The inquiry was answered by all the seven process owners.

The outcome of the survey was that the budgeting system used at the Kiipula Foundation at the moment of this study included many hallmarks of successful budgeting. However, twenty targets for development were discovered and about half of them could be improved with the help of Tabella Business Tools reporting system. Most of the targets for development were similar in all processes and seven process-specific targets were discovered.