Kansallisen tulorekisterin vaikutukset pienyritysten palkanlaskentaan – Tulorekisterioppaan valmistus

Abstract

Kansallinen tulorekisteri on vuoden 2019 alusta käyttöön otettava tiedonkeruujärjestelmä, joka tuo yritysten ja muiden palkanmaksajien ilmoittamat palkkatiedot niitä tarvitsevien viranomaisten sekä palkansaajien käyttöön. Tulorekisteri muuttaa viranomaisille annettavien ilmoitusten käytänteitä ja aikatauluja merkittävästi. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Oululainen tilitoimisto. Toimeksiantajalla on asiakkaana lukuisia pienyrityksiä, jotka hoitavat palkkahallinnon joko osittain tai täysin itse. Toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää tulorekisterin käyttötarkoitus sekä toimintaperiaatteet, jonka pohjalta luodaan kyseisille pienyrityksille kohdistettu tulorekisteriopas. Opas antaa kattavat perustiedot sekä käytännön ohjeistusta tulorekisterin myötä muuttuvista ilmoituskäytännöistä ja -aikatauluista sekä annettavien ilmoitusten sisällöstä.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään lyhyesti prosessien kehittämistä ja kuvaamista alan kirjallisuuden pohjalta. Tietoperustan varsinaisina pääkohtina toimivat palkanlaskentaa ja nykyisiä ilmoituskäytänteitä esittelevä osio sekä tulorekisteriä koskeva osa. Palkanlaskennasta käsitellään palkkoja, muita muodostuvia tuloeriä ja etuuksia sekä niistä tehtäviä vähennyksiä. Ilmoituskäytänteistä keskitytään nykyisiin kuukausi- ja vuosi-ilmoituksiin. Tulorekisteristä esitetään keskeisimmät muutokset ilmoituskäytänteisiin ja niiden aikatauluihin. Osiossa selvitetään myös annettavien ilmoitusten sisältö, niiden vaihtoehtoinen laajuus, korjaaminen sekä välilliset vaikutukset maksukäytänteisiin. Palkka-asioihin ja nykyisiin ilmoitusmalleihin keskittyvä kokonaisuus koostuu kirja- sekä verkkolähteistä. Tulorekisteriosio pohjautuu pitkälti verohallinnon koostaman tulorekisteri-sivuston sisällöstä sekä aiheen verkkoseminaareista.

Laadullisena tutkimuksena toteutettiin syvähaastattelu toimeksiantajayrityksen palkanlaskijalle. Haastateltavalla on pitkä kokemus nykyisistä palkanlaskenta- ja ilmoituskäytänteistä sekä asiakasyrityksien ohjeistamisesta, joten hän pystyi antamaan käytännönläheistä tietoa nykytilanteesta ja yleisemmistä ongelmista. Palkanlaskija oli valmiiksi perehtynyt tulorekisteriin ja haastattelun toisena pääkohtana käsiteltiin hänen odotuksiaan tulorekisteristä ja sen tuomista vaikutuksista.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi kokonaisvaltaisesti tulorekisterin perusteet esille tuova opaskirja, joka selvittää tulorekisterin käyttötarkoituksen, avaa tärkeimmät muutoskohdat sekä esittelee annettavat ilmoitukset, ilmoituskanavat ja ilmoitusten korjaamisen. Opas muodostui pääosin tietoperustassa ilmenevän tulorekisteritiedon sekä haastattelun kautta saadun käytännön tietämyksen pohjalta. Opas on selkokielinen ja käytännönläheinen, jotta kohdeyleisönä toimivat pienyritykset kykenevät ymmärtämään esitetyn asian helposti. Pääkohdiksi tulorekisterimuutoksesta nousevat ilmoitusten muuttuminen maksupäiväkohtaisiksi sekä ilmoitusaikataulun kiristyminen.

The national income registry is an information system, which will be put to use in 2019. The national income registry will bring the needed payment informations from corporations and other salary payers to the authorities and employees. It changes the current notification methods and schedules. The client for this thesis is an accounting firm from Oulu. The accounting firm has many small businesses as clients, who manage the payroll administration themselves. The reason for this functional thesis is to explain the use and the principles of the national income registry. The main goal is to make a guide, which explains and offers comprehensive knowledge and practical information about the income registry. This guide is directed for these small businesses.

In the theory section of this thesis I will shortly address the developing of the processes based on literature of this field. The main points of the theory section are calculation of salaries and current notification methods. This section consists of book- and internet sources. The other important part explains the modernized notification methods of the national income registry and other following changes. This part is mostly based on the information and web seminars from verohallinto.

As a part of this thesis there was an interview with the payroll accountant from the client. The interviewee has a lot of experience from current calculation of salaries and notification methods, as well as in instructing clients, thus she was able to answers my questions covering the topic. The interviewee is also familiar with the national income registry, and we discussed her opinions and expectations on the income registry.

As a result of my thesis, sprang up a manual for the national income registry. It explains the use of the income registry and the most important changes, i.e. given notifications, notification channels and the fixing of the notification. The manual is based on the theory of the thesis and the interview with the payroll accountant. This manual is practical and easy to understand because the target group of the manual are the small businesses, who are not familiar with the income registry. The main changes caused by the income registry are i.e. the notifications determined by the payments and the notifications are given per employee.