Hyvän hallinnon toteutuminen viranhaltijapäätöksissä asianhallintajärjestelmän muutoksessa, Case: Porin kaupungin ympäristö- ja lupapalvelut

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä Porin kaupungin ympäristö- ja lupapalveluiden toimialan viranhaltijapäätösten mallipohjien laadinnassa on huomioitava hyvän hallinnon toteuttamiseksi siirryttäessä uuden asianhallintajärjestelmän käyttöön. Tarkastelun kohteena olivat erityisen toimivallan mukaiset päätökset. Työn taustalla on järjestelmävaihdos: KuntaToimisto-asianhallintajärjestelmän käytöstä siirrytään CaseM-asianhallintajärjestelmän eli Aapelin käyttöön.

Työn teoreettinen viitekehys rakentuu hyvän hallinnon ja siihen liittyvän lainsäädännön ympärille. Työssä tarkastellaan niitä hyvän hallinnon perusteita sekä menettelyllisiä vaatimuksia, jotka ovat keskeisessä osassa viranhaltijapäätöspohjien luomisessa.

Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena oikeudellisena empiirisenä tutkimuksena. Oikeudellisessa empiirisessä tutkimuksessa selvitettiin, miten lainsäädäntö toteutuu käytännön tasolla. Menetelminä käytettiin teemahaastattelua ja sähköpostikyselyä. Viranhaltijoita haastateltiin sekä kartoitusvaiheessa että päätöspohjien suunnitteluvaiheessa. Sähköpostikysely suunnattiin maallikoille. Kartoitusvaiheessa selvitettiin toimialalla tehtäviin viranhaltijapäätöksiin liittyviä tietoja. Opinnäytetyöhön sisältyi kolmen päätöspohjan luominen Aapeliin malleiksi viranhaltijoille. Päätöspohjat valikoituivat haastatteluista saatujen tietojen pohjalta.

Tuloksista selvisi, että asianhallintajärjestelmämuutos koskettaa kaikkia tutkimuksessa mukana olleita yksiköitä jollain tasolla. Tutkimuksessa todettiin, että päätöspohjan luomisen tarpeeseen vaikuttavat päätösasian päätösten samankaltaisuus, päätösten tekemisen tiheys sekä päätösten verkkojulkisuus. Tärkeimmäksi huomioksi tutkimuksen aikana nousi Aapeli-asianhallintajärjestelmässä tehtävien päätösten runkorakenne, mikä poikkeaa KuntaToimisto-asianhallintajärjestelmän päätösten rakenteesta. Uuden runkorakenteen mukaisten päätöspohjien suunnittelussa esille nousivat erityisesti hyvän kielenkäytön vaatimus, yhdenvertaisuusperiaate sekä hyvän hallintopäätöksen sisältö.

The purpose of this thesis was to clarify the factors that shall be considered during the case management system transition project at the Municipal Environment and Permit Services Division of the City of Pori, Finland. The Fujitsu CaseM system will be deployed as a result of the total project. In addition, several municipal official decision templates were created. Focus was defined on the decisions of the special jurisdiction.

Theoretical framework of this thesis is based on those principles and methodological requirements of the good administration, which are essential whilst creating the municipal officials’ decision-making templates.

The method of the study was qualitative, and the focus was on juridical and practical issues. Both thematic interviews and a limited questionnaire over e-mail was used. In order to collect crucial details affecting to the decision-making processes, municipal officials were interviewed both during the initial survey phase and the design phase of the decision-making templates. The questionnaire was targeted to the laypersons outside the municipal organisation.

As a concrete result, the thesis consists of completion of three decision-making templates for the benefit of the municipal officials. The selection of the templates was made after the analysis of the feedback from the interviews.

By the study it was found that the system transition has some impact on all the involved units covered the study. Similarities between the decisions, decision-making frequency within certain subject areas and the net publicity has clear effect on the demand for creating a template. Important result of the study was the clarification of the structural differences between the decision-making templates between the legacy and the to-be system. Especially, requirements for the good language conduct, securing the equality before the law and the structure of the good administration decision.