Prosessiajattelulla tehoa yhdistystoimintaan : Vapaaehtoisten rekrytointiprosessi: case Kehitysmaayhdistys Tasajako ry

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli prosessiajattelun hyödyntäminen yhdistystoiminnassa. Työn toimeksiantaja, Kehitysmaayhdistys Tasajako ry, on voittoa tavoittelematon aatteellinen yhdistys, joka toiminnallaan pyrkii edistämään kestävää kehitystä. Pääasiallisena toimintamuotonaan yhdistys ylläpitää vapaaehtoisvoimin pienyritystä, reilun kaupan erikoisliike Maailmankauppa Tasajakoa. Vapaaehtoisten määrästä riippuu, kuinka tehokasta tai vaikuttavaa yhdistyksen toiminta on, joten vapaaehtoisten rekrytointiprosessin toimivuus on Tasajaolle erittäin tärkeää.

Opinnäytetyön tavoitteena oli osoittaa prosessiajattelun hyödyllisyys voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen toiminnan tehostamisen apuvälineenä. Työn tarkoituksena oli pyrkimys teoriatiedon ja käytännön esimerkin avulla selvittää, mitä hyötyjä prosessiajattelu yhdistystoiminnalle tarjoaa, sekä mitä haasteita siihen voi liittyä. Työ tehtiin käyttäen laadullisen tutkimuksen menetelmiä, kirjallisuus- ja tapaustutkimusta.

Raportissa käsitellään prosessiajatteluun sekä yhdistys- ja vapaaehtoistoimintaan liittyvää teoriaa. Prosessiajattelun yhteydessä tarkastellaan myös prosessiajattelun käyttöönoton vaatimaa muutosjohtamista. Opinnäytetyön produktiivinen osuus on Tasajaon vapaaehtoisten rekrytointiprosessin prosessikaavio sekä kaaviota tarkentava prosessin kuvaus. Lisäksi työssä esitetään perusteluja sille, miksi prosessilähtöinen ajattelutapa kannattaisi lanseerata toimeksiantaja-yhdistyksessä sekä pohditaan yleisiä keinoja, joilla toiminnan kehittämistä seuraavien muutosten vastaanottamista voitaisiin helpottaa.

Keskeisinä tuloksina todettiin, että prosessien kuvaaminen auttaa yhdistystä mittaamaan toimintansa tehokkuutta luoden siten perustan kehittämistyölle, sekä samalla työkalun toiminnan tehostamiselle. Samalla prosessikuvaus palvelee organisaation perehdyttämisen, työnjaon ja tiedonkulun tarpeita. Esimerkki ja muutosagentti helpottavat prosessiajattelun omaksumista. Opinnäytetyössä esitettyjen asioiden avulla myös muut alan organisaatiot voivat löytää kehittämisideoita omaan toimintaansa.

The subject of this Bachelor’s thesis was the usability of process thinking in the operations of a non-profit organization. The objective was to demonstrate the advantages offered by process thinking in making the functions of a nonprofit organization more efficient.

The thesis was commissioned by Kehitysmaayhdistys Tasajako ry, a volunteer-based non-profit organization which aims to promote fair trade and sustainable development. The primary function of the client is to maintain a Fair Trade shop, World Shop Tasajako. The efficiency and the societal impact of the organization depend on the number of its active volunteers. The functionality of the recruitment process is therefore a key factor in attracting and retaining volunteers.

This Bachelor’s thesis examines the concepts of nonprofit organization, voluntary work and process thinking. Management of change required by the implementation of process thinking is also discussed. In addition, the thesis looks at recruiting and retaining volunteers. The productive part of the thesis is a process chart showing the volunteer recruitment process of Kehitysmaayhdistys Tasajako ry, and a more detailed process description to support the chart. The methods used in this study were methods of qualitative research: literature research and case study.

The purpose of this work was to demonstrate the advantages of process thinking in the operations of a non-profit organization. The secondary interest was to find out ways of facilitating the implementation of process thinking. The results showed that process thinking works as a means of transferring knowledge to new and existing volunteers, and it also helps in clarifying the organization’s mission. Process thinking also offers guidance for the organization’s operations, as it makes it possible to measure their efficiency and therefore gives a basis for development. It was also found, that a good change agent is essential in making the implementation of process thinking more fluent.