Sähköinen arkistointi tilitoimistossa

Abstract

Sähköinen arkistointi elää vielä murroskautta, vaikka se on ollut mahdollista kirjanpitolain puitteissa jo vuodesta 1997. Paineita sähköisen arkistoinnin kehittämiseen ovat antaneet viime vuosina tapahtunut tehokas siirtyminen sähköiseen laskutukseen, ja osaltaan myös kasvanut huoli paperinkäytön ympäristöön kohdistamasta rasituksesta.

Sähköisen arkistoinnin suuria haasteita ovat kokonaisvaltainen ja yhtenevä käyttöönotto sekä jatkuvasti kehittyvä tietotekniikka. Nopeasti kehittyvän tietotekniikan arkistoinnille asettama haaste tulee ilmi jo teknisten laitteiden elinkaaressa: nykyisin harvan laitteen elinkaari on yli 11 vuotta, mikä on yksi kirjanpitomateriaalien arkistoinnin käytännön edellytyksistä.

Käyn työssäni läpi sähköisen arkistoinnin teoriaa lähtökohtanani ne vaatimukset, jotka kirjanpitolaki ja KILA:n (Kirjanpitolautakunta) suositukset antavat. Pyrin käytännön esimerkein antamaan lukijalle näkemyksen siitä, miten sähköistä arkistointia voidaan yksinkertaisimmillaan toteuttaa.

Electronic document filing has been possible since 1997 within the Accountancy Act; yet it has not made a full-scale breakthrough. The ongoing transition to electronic invoicing has increased the demand for the development of electronic filing. There is also a growing concern about the environmental impact of the paper usage.

There are great challenges to the electronic filing: the widespread introduction of technology and constantly developing information technology. Problems appear e.g. in the usage of IT-devices because nowadays the lifespan of hardly any device is more than 11 years, which is essential for document filing.

In my thesis I go through the theory of electronic document filing from the perspective of the Accountancy Act and the guidelines given by KILA (Finnish Accounting Committee). I use practical examples to give the reader a view on how electronic document filing is basically done.