Tuotannon laatudokumentaaion hallintarakenteen kehittäminen ja käyttöönotto

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kohdeyritykselle uusi laatudokumenttien hallintarakenne ja testata se ennen käyttöönottoa.

Yrityksen tuotantoon liittyvien dokumenttien määrä kasvaa uusien tilausten myötä jatkuvasti ja se vaikeuttaa dokumenttien hallintaa ja käsittelyä. Yrityksessä ei ollut yhdenmukaista dokumenttien tallentamistapaa ja niitä tallennettiin eri paikkoihin, kuten palvelimille, sähköposteihin ja henkilökohtaisille koneille. Oikean dokumentin löytämiseen joutui kuluttamaan paljon aikaa. Myös yrityksen asiakkaat toivoivat parannusta dokumenttien laatuun ja toimittamiseen.

Työn alussa selvitettiin yrityksen silloinen dokumenttien hallinta ja käsittelytapa pitämällä palavereita johdon kanssa ja haastattelemalla henkilöstöä. Selvityksen perusteella lähdettiin kehittämään uutta hallintarakennetta, jonka pohjaksi valikoitui etävarmistettu palvelin. Tärkeimmät toiveet hallintarakenteessa olivat, että dokumentit olisivat nopeasti löydettävissä ja tuotannon laatudokumenttien kasaaminen ja lähettäminen asiakkaille yksinkertaistuisi. Työhön kuului uuden hallintarakenteen kehittäminen, testaus ja uusien työnmenetelmien suunnittelu sekä palvelimen kansiorakenteen ja tuotannon laatudokumenttipohjien uudistamista.

Työtä ohjaavana ajatuksena oli soveltaa kehitettävään dokumenttien hallintaprosessiin Lean toimintamallia. Hallintarakenteen tarkoitus on poistaa turha työaika, joka dokumenttien käsittelystä tulee ja näin saadaan säästettyä yrityksen resursseja tärkeämpiin tehtäviin, jotka antavat yritykselle arvoa.

Työn tulokseksi saatiin laatudokumenteille selkeä ja helppokäyttöinen hallintarakenne, jolla vähennettiin myös tuotannon paperimäärää ja arkistointitilan tarvetta. Yrityksen dokumenttivirrasta laadittiin dokumenttiprosessikuvaus, joka liitettiin sertifioituun ISO 9001 laadunhallintajärjestelmään.