Suunnitelma uudistetun intranetin lanseeraamiseksi

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on uudistetun intranetin lanseeraaminen. Työ toteutettiin toimeksiantona suomalaiselle metsäkoneita valmistavalle yritykselle Ponsse Oyj:lle. Työn tavoitteena oli suunnitella uudistetun intranetin lanseerausta sekä selvittää keinoja, joilla henkilöstöä voidaan sitouttaa käyttämään intranetiä aktiivisesti myös jatkossa. Suunnitelma oli ajankohtainen toimeksiantajayritykselle, sillä intranetiin liittyvä projekti oli käynnissä ja uusi järjestelmä haluttiin mahdollisimman tehokkaasti henkilöstön tietoon ja käyttöön.

Työn viitekehys muodostuu sisäisestä viestinnästä: sen merkityksestä, tavoitteista, kanavista, vastuista sekä viestinnän suunnittelusta. Työ keskittyy kanavista etenkin intranetiin ja siihen, miten henkilöstö saadaan sitoutumaan siihen.

Työssä käytettiin monipuolista aineistonkeruuta. Teemahaastattelun ohella työssä hyödynnettiin toimeksiantajayrityksen teettämää intranetin käyttäjäkyselyä ja siitä laadittua valmista aineistoa. Myös benchmarkingia hyödynnettiin suunnitelman laatimisessa hyvien käytäntöjen löytämiseksi.

Työn tuloksena syntyi käytännönläheinen suunnitelma intranetin lanseeraamiseksi. Suunnitelma on jaoteltu toimenpide-ehdotusten osalta kolmeen eri osaan, joita ovat tiedottaminen, perehdyttäminen sekä henkilöstön osallistaminen. Toimenpide-ehdotusten sisällön ja perustelujen lisäksi suunnitelmassa on huomioitu myös aikataulutus, käytettävät viestintäkanavat, kohderyhmät sekä vastuuhenkilöt jokaiselle toimenpiteelle. Havainnollistamiseksi suunnitelman loppuun on lisätty taulukkomuotoiset yhteenvedot.

Jatkossa suunnitelmaa voidaan hyödyntää myös soveltaen toimeksiantajayrityksen tytäryhtiöissä, heidän ottaessa käyttöönsä omat versionsa intranetistä.

The purpose of this thesis was to study how to launch updated intranet and how to get employees to use the intranet actively. The thesis was commissioned by a Finnish company called Ponsse Plc.

The theoretical part of this thesis consists of internal communication. It includes information about the significance of internal communication, its objectives, responsibilities and different channels as well as planning of communication. From the channels used in internal communication, this thesis focuses especially on intranet and its content with a viewpoint of how to engage personnel to use the system.

The methods of gathering information used in this thesis were a theme interview and a previously implemented survey about the use of intranet in the client corporation. Furthermore benchmarking was used in order to receive ideas on good practises.

As a final result, the plan for launching the updated intranet was designed. The suggested actions and arguments are divided into three different parts that were informing, training and motivating of the personnel to use the intranet. In addition to the actions suggested, the plan takes also into account scheduling, channels used, different target groups and responsibilities when launching the intranet.

The plan will be utilized when launching the company’s intranet in Finland but it is also applicable when Ponsse’s subsidiaries abroad start using their own versions of the intranet.