Invoice Handling Optimization for Project Transport and Logistics

Abstract

This thesis is done on behalf of Wärtsilä PP&L. The purpose of this work is to come up with improvement proposals for the invoice handling process that optimize, speed up or eliminate unnecessary bottlenecks in the process.

Currently, the bills are created by freight forwarders and are then sent to WSSC. WSSC then distributes these invoices internally within the company to the account's authorized person or department. For the invoice to end up under the correct project and activity, information must be entered manually. This can be considered time-consuming and, in some cases, complicated.

Qualitative research has been used as a method in this work. To achieve an optimal result, people with experience and active use of invoices have been interviewed. Freight forwarders who send these logistics bills and employees of the WSSC who receive and distribute bills within the company have also been interviewed to get a complete view of the entire process.

The result of this thesis is suggestions on how this process could be optimized which have emerged during the interviews. The result contributes with agility, speed, automation and better dispensation of invoices to the process.

Opinnäytetyö on tehty Wärtsilä PP&L: n puolesta. Tämän työn tarkoituksena on laatia parannusehdotus logistiikkalaskun käsittelyprosessiin, joka optimoi ja nopeuttaa prosessia tai poistaa tarpeettomat pullonkaulat prosessista.

Tällä hetkellä WSSC vastaanottaa laskuja huolitsijoilta. Jonka jälkeen WSSC jakaa nämä laskut yrityksen sisällä sisäisesti laskun valtuutetulle käsittelijälle tai osastolle. Jotta lasku päätyisi kirjanpidossa oikean projektin ja toiminnan alle, tietoa on syötettävä manuaalisesti. Tätä voidaan pitää aikaa vievänä ja joissakin tapauksissa monimutkaisena.

Tämä työ on tehty laadullisen tutkimuksen menetelmin, metodina lähinnä laadulliset haastattelut. Optimaalisen tuloksen saavuttamiseksi haastatteltiin ihmisiä Wärtsilän PPL osastolta, joilla on kokemusta ja jotka myös käsittelee laskuja säännöllisesti. Huolitsijoita ja WSSC ovat haastateltu saadakseen täydellisen kuvan koko prosessista.

Opinnäytetyön tuloksena ehdotetaan, miten prosessi voitaisiin optimoida. Esitetyt ehdotukset on esitetty haastattelujen aikana.Tuloksena on joustavuus, nopeus, automaatio ja laskujen parempi lajitteluprosessiin.

Detta examensarbete är gjort på uppdrag åt Wärtsilä PP&L. Syftet med detta arbete är att komma fram med ett förbättringsförslag för hanteringsprocessen för logistikräkningar som optimerar, snabbar upp eller eliminerar onödiga flaskhalsar i processen.

För tillfället skapas räkningarna av speditörer som sedan skickar dem till WSSC. WSSC delar sedan ut dessa räkningar internt inom företaget till räkningens behöriga person eller avdelning. För att räkningen sedan skall hamna under rätt projekt och aktivitet måste information läggas in manuellt. Detta kan anses som tidsödande och i vissa fall komplicerat.

Kvalitativ forskning har använts som metod i detta arbete. För att uppnå ett optimalt resultat har personer med erfarenhet och aktiv användning av räkningarna intervjuats. Speditörer som skickar dessa logistikräkningar samt anställda i WSSC som mottar och delar ut räkningar inom företaget har också intervjuats för att få en mångsidig bild av hela processen.

Resultatet av detta examensarbete är förslag på hur denna process kunde optimeras. Förslagen som presenteras har förts fram under intervjuerna. Resultatet bidrar med smidighet, snabbhet, automatisering samt effektivare utdelning av räkningar till processen.