Pre-Preanalytical guideline development for care units in Jorvi Hospital

Abstract

This thesis aimed to develop a guideline for the care units in Jorvi Hospital, targeting the pre-preanalytical part of the laboratory testing cycle, through service design concept.

Information, needs and the current status were acquired through theme based focus group interviews and the data were processed with content analysis. The results steered the development towards a basic guideline on how to use the laboratory’s services and how to execute the test request accordingly for it to be in line with the laboratory’s operations.

The initial focus of the guideline was on stat-sampling for the morning phlebotomy rounds, but the true needs were revealed with the process. Thus, the work took a slight turn from its original path, but in accordance with the service design ideology, the guideline was assembled to the true needs for improving the operations.

The interviews revealed that the personnel could think properly the needs of the patient, through the care path for the morning and how the laboratory links to the care service chain from their perspective. The things that were more unclear, turned out to be basics of service use and technical standards, that result in disorderly work patterns and unintentional mishaps. A quick guide was built to resolve these problems and create an operational standard for all the care units when using the laboratory’s services.

A guideline draft was constructed and ran through the management for it to be proper and in line with the standards. After that, the guideline was refined with the care unit personnel for it to have suitable usability. The quick guide was ran through management again for it to be still proper and in line with the standards.

The development work was done locally, in the Jorvi Hospital laboratory and in cooperation with the care units, but the quick guide can be conceptually transferred to other units and the process, with its methods, can be used to improve and develop any other business or organization.

Tämä työn tarkoitus oli kehittää ohjeistus Jorvin sairaalan hoitoyksiköille, laboratoriotutkimusprosessin pre-preanalyyttiseen vaiheeseen, hyödyntäen palvelumuotoilun ideologiaa.

Tietoa, tarpeita ja tämän hetkistä tilannetta kartoitettiin teemoihin pohjautuvalla täsmäryhmähaastattelulla ja saatu materiaali käsiteltiin sisällönanalyysilla. Saadut tulokset veivät työtä kohti perusteet kattavaa ohjetta siitä, kuinka laboratorion palveluita hyödynnetään ja miten tutkimuspyyntö tehdään niin, että se on linjassaan laboratorion toiminnan kanssa.

Työn alkuperäinen idea oli kohdentaa ohjeistus aamun näytteenottokierron kiire-näytteille, mutta todelliset tarpeet tulivat esiin prosessin myötä. Tästä johtuen työn suunta muuttui hieman, mutta palvelumuotoilun ideologian mukaisesti ohjeistus luotiin vastaamaan todellisia tarpeita, jotta toimintaa voidaan kehittää edelleen eteenpäin.

Haastatteluista kävi ilmi, että henkilökunta osaa ajatella potilaan tarpeita ja hoitopolkua aamulla asiaan kuuluvasti ja sitä, kuinka laboratoriopalvelut linkittyvät hoitoketjuun heidän näkökulmastaan. Asiat, jotka olivat epäselvempiä, koskivat palveluiden käytön perusteita ja teknisiä asioita, jotka johtavat epäjohdonmukaisiin työtapoihin ja tahattomiin virheisiin. Näiden ongelmakohtien ratkaisemiseksi luotiin pikaohje, perustoiminnan standardi, kaikille hoitoyksiköille laboratoriopalveluita käytettäessä.

Pikaoppaasta kehitettiin luonnos, joka vietiin ylemmälle tasolle tarkasteltavaksi, jotta se vastaa organisaation linjauksia ja toimintaa. Tämän jälkeen pikaopasta työstettiin edelleen osastojen henkilökunnan kanssa, jotta käytettävyys olisi asianmukainen. Tämän jälkeen pikaopas vietiin jälleen tarkastettavaksi, jotta se edelleen vastaa organisaation linjauksia ja toimintaa.

Kehittämistyö tehtiin paikallisesti Jorvin sairaalassa, yhteistyössä Jorvin sairaalan laboratorion ja hoitoyksiköiden kanssa, mutta pikaohjeen konsepti voidaan siirtää yksiköstä toiseen ja prosessia menetelmineen voidaan hyödyntää minkä tahansa organisaation tai yrityksen kehittämiseen.