Projektisuunnitelma toiminnanohjausjärjestelmän kehittämiselle toisen asteen ammatillisessa koulutusorganisaatiossa
Lahti, Nea (2019)
Lahti, Nea
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052211151
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052211151
Tiivistelmä
Tavoitteena tässä opinnäytetyössä oli tehdä projektisuunnitelma toisen asteen ammatilliselle koulutusorganisaatiolle sen käyttämän toiminnanohjausjärjestelmän kehittämiseksi. Toiminnanohjausjärjestelmä on ollut organisaatiossa käytössä vuodesta 2012, mutta vuonna 2018 muuttuneen lainsäädännön myötä on tietojen keräämiseen ja tietojen raportoimiseen tullut muutoksia.
Työn tarkoituksena oli tutkia, miten tiedon nykytila ja tietotarpeet kohtaavat tietojärjestelmään varastoitavan datan suhteen ja luoda suunnitelma datan ja tiedon käytön parantamiseksi. Tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, mitä tietoa toiminnanohjausjärjestelmällä kerätään ja onko jokin kerätty tieto epäolennaista ja turhaa organisaation toiminnan kannalta sekä mitä tietoa järjestelmällä olisi lisäksi vielä tarve saada kerättyä. Tutkimuksessa pyrittiin ottamaan kantaa siihen, mitä prosesseja tiedolla johtamisen näkökulmasta olisi tärkeää kytkeä toiminnanohjausjärjestelmään ja mitkä prosessit voidaan paremmin toteuttaa muilla järjestelmillä.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena haastattelututkimuksena. Haastatteluilla kerättiin tietoa organisaation liiketoimintatiedon hallinnasta toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Haastateltaviksi valittiin organisaation johtoon kuuluvia henkilöitä, jotka tekevät työssään organisaation strategiaan pohjautuvia ja taloudelliseen tulokseen vaikuttavia päätöksiä, joiden tueksi kerätään tietoa toiminnanohjausjärjestelmästä.
Vastausten perusteella kävi ilmi, että data haluttaisiin keskittää mahdollisimman paljon varastoitavaksi ja käytettäväksi toiminnanohjausjärjestelmään. Varastoidun datan oikeellisuuden varmistaminen ja datan helppo raportointi päätöksenteon tueksi nähtiin keskeisenä kehittämisen kohteena.
Tutkimuksessa esiin nousseet kehittämiskohteet ositettiin projektin tehtäviksi. Tehtävät aikataulutettiin ja vastuutettiin projektiryhmän jäsenille. Tiedot koottiin yhteen projektisuunnitelmaksi, jota seurataan, tarkistetaan ja päivitetään edelleen projektin kuluessa. The aim of the present Master’s thesis was to compile a project plan for an upper secondary vocational education organization to develop their ERP system. The ERP system has been in use in the organization since 2012, but the legislative changes introduced in 2018 have required changes in data collection and reporting.
The purpose of the thesis was to examine how the current state of information and data needs relate to the data stored in the information system and create a plan to improve the use of data and information.
The study aims to explore what kind of information is collected by the ERP system and whether any information gathered is irrelevant and unnecessary for the operation of the organization as well as to define what kind of information the system should collect. On the one hand, the study also discusses which processes should be connected to the ERP system from the viewpoint of knowledge management and, on the other hand, which processes can better be implemented by other systems.
Qualitative interview was used as the study method. The interviews were conducted with the management of the organization to gather information about the business intelligence management via an ERP system. The interviewees make strategy-based decisions, which have an impact on the financial performance and gather information from the ERP system.
Based on the answers, it appeared that the data should be stored for usage in the ERP system as extensively as possible. Ensuring the accuracy and easy reporting of the stored data to support the decision making was seen as an important target for development.
The development targets identified in the research were divided into project tasks, which were scheduled and assigned to the members of the project team. All the information was collected and a project plan that is monitored, assessed and updated during the project was compiled based on the information.
Työn tarkoituksena oli tutkia, miten tiedon nykytila ja tietotarpeet kohtaavat tietojärjestelmään varastoitavan datan suhteen ja luoda suunnitelma datan ja tiedon käytön parantamiseksi. Tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, mitä tietoa toiminnanohjausjärjestelmällä kerätään ja onko jokin kerätty tieto epäolennaista ja turhaa organisaation toiminnan kannalta sekä mitä tietoa järjestelmällä olisi lisäksi vielä tarve saada kerättyä. Tutkimuksessa pyrittiin ottamaan kantaa siihen, mitä prosesseja tiedolla johtamisen näkökulmasta olisi tärkeää kytkeä toiminnanohjausjärjestelmään ja mitkä prosessit voidaan paremmin toteuttaa muilla järjestelmillä.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena haastattelututkimuksena. Haastatteluilla kerättiin tietoa organisaation liiketoimintatiedon hallinnasta toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Haastateltaviksi valittiin organisaation johtoon kuuluvia henkilöitä, jotka tekevät työssään organisaation strategiaan pohjautuvia ja taloudelliseen tulokseen vaikuttavia päätöksiä, joiden tueksi kerätään tietoa toiminnanohjausjärjestelmästä.
Vastausten perusteella kävi ilmi, että data haluttaisiin keskittää mahdollisimman paljon varastoitavaksi ja käytettäväksi toiminnanohjausjärjestelmään. Varastoidun datan oikeellisuuden varmistaminen ja datan helppo raportointi päätöksenteon tueksi nähtiin keskeisenä kehittämisen kohteena.
Tutkimuksessa esiin nousseet kehittämiskohteet ositettiin projektin tehtäviksi. Tehtävät aikataulutettiin ja vastuutettiin projektiryhmän jäsenille. Tiedot koottiin yhteen projektisuunnitelmaksi, jota seurataan, tarkistetaan ja päivitetään edelleen projektin kuluessa.
The purpose of the thesis was to examine how the current state of information and data needs relate to the data stored in the information system and create a plan to improve the use of data and information.
The study aims to explore what kind of information is collected by the ERP system and whether any information gathered is irrelevant and unnecessary for the operation of the organization as well as to define what kind of information the system should collect. On the one hand, the study also discusses which processes should be connected to the ERP system from the viewpoint of knowledge management and, on the other hand, which processes can better be implemented by other systems.
Qualitative interview was used as the study method. The interviews were conducted with the management of the organization to gather information about the business intelligence management via an ERP system. The interviewees make strategy-based decisions, which have an impact on the financial performance and gather information from the ERP system.
Based on the answers, it appeared that the data should be stored for usage in the ERP system as extensively as possible. Ensuring the accuracy and easy reporting of the stored data to support the decision making was seen as an important target for development.
The development targets identified in the research were divided into project tasks, which were scheduled and assigned to the members of the project team. All the information was collected and a project plan that is monitored, assessed and updated during the project was compiled based on the information.