Ohjeita ja kehittämisideoita palkkahallinnon tueksi

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena opinnäytetyönä Ikaalisten kaupungille ja tavoitteena oli palkkahallinnon prosessien kehittäminen. Tarkoituksena oli luoda ohjeet sähköiseen henkilöstölomakeohjelma Web-Tallennukseen yhdistäen ohjelman käyttöohjeet ja palkanlaskennan ohjeet ja käytännöt. Lisäksi tarkoituksena oli luoda kehittämisideoita palkanlaskennan prosessien helpottamiseksi. Palkanlaskennan prosesseissa ilmaantuvia ongelmia selvitettiin päiväkirjatutkimuksen avulla. Lisäksi tutkittiin Web-Tallennuksen toimivuutta havainnoinnin ja esimiehille teetetyn sähköpostikyselyn avulla.

Päiväkirjatutkimuksella saatiin hyvin kerättyä erilaisia ongelmakohtia palkanlaskennan prosesseista. Esimiesten sähköpostikyselyyn vastasi vain 5 henkilöä 42 henkilöstä, mutta palautetta Web-Tallennuksen ja palkkahallinnon toimivuudesta saatiin riittävästi. Päiväkirjatutkimuksen, havainnoinnin ja sähköpostikyselyjen tuloksia käytettiin apuna ohjeiden tekemisessä. Ohjeiden kirjallisessa osuudessa käytettiin apuna Kotimaisen kielten tutkimuskeskuksen ohjeita. Ohjeita tehtiin kaksi, Web-Tallennuksen käsikirja esimiehelle ja palkansaajalle. Kehittämisideoiden määrittämisen avuksi otettiin lean-toimintastrategia.

Ohjeiden teon aikana tehtiin pienimuotoisia prosessien vaiheiden kehittämisiä ja annettiin parannusehdotuksia Web-Tallennusohjelman rakenteeseen. Ensimmäisenä kehittämisideana esitettiin toimeksiantajalle palkkioiden ja korvauksien maksaminen seuraavana maksupäivänä riippumatta siitä, milloin henkilön varsinainen palkanmaksupäivä on. Lisäksi ehdotettiin aineiston käsittelyä saapumisjärjestyksessä, eli FIFO-menetelmän käyttämistä sähköpostien ja palkkatositteiden kohdalla. Näillä tavoilla vähennettäisiin lajittelu- ja järjestelytöitä ja käsittelyaikaa ja näistä johtuvia lisätöitä. Lisäksi ehdotettiin palkanmaksuprosessin rytmittämistä niin, että deadlinepäivän jälkeiset päivät varattaisiin ainoastaan seuraavan palkanmaksuaineiston tekemiseen.

Viimeisenä kehittämisideana annettiin kaupungin esimiesten Web-Tallennusohjelman osaamisen tukeminen ja Web-Tallennuksen lisäosien hankinta. Tämän opinnäytetyön jälkeen olisi hyvä tutkia, onko opinnäytetyön tuloksien avulla päästy toivottuun lopputulokseen.

This thesis was made as a functional thesis for the city of Ikaalinen. The aim of this study was to improve the processes of payroll administration. The purpose was to make instructions combined with practices and directions of payroll administration for the digital form handling program Web-Tallennus. The secondary purpose was to find some development ideas for the processes of payroll computation. The research was performed by secretaries of payroll administration keeping diaries of problems they face in daily work tasks. Furthermore, some program problems and bad features were investigated by observing the program and by an enquiry emailed to the managers.

The material from the secretaries’ diaries was comprehensive. However, only 5 out of 42 managers answered the enquiry. The feedback about the features of Web-Tallennus program and the conventions of payroll administration were adequate. The results of these investigations and the instructions of Institute for the languages of Finland were considered when writing the instructions. Two instruction manuals were made, one for the employees and another one for the managers. The lean strategy of operations was used to find and determine the development ideas.

One of the development ideas was to start paying the rewards and compensations immediately the pay day despite the employee’s main pay day. The second development idea was to use the first in, the first out method with e-mails and receipts of wage. These actions would not only decrease the excessive sorting and add-on tasks, but also speed the processing time and reduce other extra work. The third development idea was to improve the managers know-how of Web-Tallennus and to get some expansion for the program. The follow-up development idea would be to examine how well this study helped to improve the payroll administration’s functionality of processes.