Ohjeita ja kehittämisideoita palkkahallinnon tueksi
Lappalainen, Enni (2019)
Lappalainen, Enni
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052712275
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052712275
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena opinnäytetyönä Ikaalisten kaupungille ja tavoitteena oli palkkahallinnon prosessien kehittäminen. Tarkoituksena oli luoda ohjeet sähköiseen henkilöstölomakeohjelma Web-Tallennukseen yhdistäen ohjelman käyttöohjeet ja palkanlaskennan ohjeet ja käytännöt. Lisäksi tarkoituksena oli luoda kehittämisideoita palkanlaskennan prosessien helpottamiseksi. Palkanlaskennan prosesseissa ilmaantuvia ongelmia selvitettiin päiväkirjatutkimuksen avulla. Lisäksi tutkittiin Web-Tallennuksen toimivuutta havainnoinnin ja esimiehille teetetyn sähköpostikyselyn avulla.
Päiväkirjatutkimuksella saatiin hyvin kerättyä erilaisia ongelmakohtia palkanlaskennan prosesseista. Esimiesten sähköpostikyselyyn vastasi vain 5 henkilöä 42 henkilöstä, mutta palautetta Web-Tallennuksen ja palkkahallinnon toimivuudesta saatiin riittävästi. Päiväkirjatutkimuksen, havainnoinnin ja sähköpostikyselyjen tuloksia käytettiin apuna ohjeiden tekemisessä. Ohjeiden kirjallisessa osuudessa käytettiin apuna Kotimaisen kielten tutkimuskeskuksen ohjeita. Ohjeita tehtiin kaksi, Web-Tallennuksen käsikirja esimiehelle ja palkansaajalle. Kehittämisideoiden määrittämisen avuksi otettiin lean-toimintastrategia.
Ohjeiden teon aikana tehtiin pienimuotoisia prosessien vaiheiden kehittämisiä ja annettiin parannusehdotuksia Web-Tallennusohjelman rakenteeseen. Ensimmäisenä kehittämisideana esitettiin toimeksiantajalle palkkioiden ja korvauksien maksaminen seuraavana maksupäivänä riippumatta siitä, milloin henkilön varsinainen palkanmaksupäivä on. Lisäksi ehdotettiin aineiston käsittelyä saapumisjärjestyksessä, eli FIFO-menetelmän käyttämistä sähköpostien ja palkkatositteiden kohdalla. Näillä tavoilla vähennettäisiin lajittelu- ja järjestelytöitä ja käsittelyaikaa ja näistä johtuvia lisätöitä. Lisäksi ehdotettiin palkanmaksuprosessin rytmittämistä niin, että deadlinepäivän jälkeiset päivät varattaisiin ainoastaan seuraavan palkanmaksuaineiston tekemiseen.
Viimeisenä kehittämisideana annettiin kaupungin esimiesten Web-Tallennusohjelman osaamisen tukeminen ja Web-Tallennuksen lisäosien hankinta. Tämän opinnäytetyön jälkeen olisi hyvä tutkia, onko opinnäytetyön tuloksien avulla päästy toivottuun lopputulokseen.
Päiväkirjatutkimuksella saatiin hyvin kerättyä erilaisia ongelmakohtia palkanlaskennan prosesseista. Esimiesten sähköpostikyselyyn vastasi vain 5 henkilöä 42 henkilöstä, mutta palautetta Web-Tallennuksen ja palkkahallinnon toimivuudesta saatiin riittävästi. Päiväkirjatutkimuksen, havainnoinnin ja sähköpostikyselyjen tuloksia käytettiin apuna ohjeiden tekemisessä. Ohjeiden kirjallisessa osuudessa käytettiin apuna Kotimaisen kielten tutkimuskeskuksen ohjeita. Ohjeita tehtiin kaksi, Web-Tallennuksen käsikirja esimiehelle ja palkansaajalle. Kehittämisideoiden määrittämisen avuksi otettiin lean-toimintastrategia.
Ohjeiden teon aikana tehtiin pienimuotoisia prosessien vaiheiden kehittämisiä ja annettiin parannusehdotuksia Web-Tallennusohjelman rakenteeseen. Ensimmäisenä kehittämisideana esitettiin toimeksiantajalle palkkioiden ja korvauksien maksaminen seuraavana maksupäivänä riippumatta siitä, milloin henkilön varsinainen palkanmaksupäivä on. Lisäksi ehdotettiin aineiston käsittelyä saapumisjärjestyksessä, eli FIFO-menetelmän käyttämistä sähköpostien ja palkkatositteiden kohdalla. Näillä tavoilla vähennettäisiin lajittelu- ja järjestelytöitä ja käsittelyaikaa ja näistä johtuvia lisätöitä. Lisäksi ehdotettiin palkanmaksuprosessin rytmittämistä niin, että deadlinepäivän jälkeiset päivät varattaisiin ainoastaan seuraavan palkanmaksuaineiston tekemiseen.
Viimeisenä kehittämisideana annettiin kaupungin esimiesten Web-Tallennusohjelman osaamisen tukeminen ja Web-Tallennuksen lisäosien hankinta. Tämän opinnäytetyön jälkeen olisi hyvä tutkia, onko opinnäytetyön tuloksien avulla päästy toivottuun lopputulokseen.