Nykytila-analyysi asiakasyrityksen operatiivisen ostotoiminnan tilasta
Juuli, Ahonen (2019)
Juuli, Ahonen
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052913255
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019052913255
Tiivistelmä
Hankinnoilla on suuri merkitys yrityksen kannattavuuteen ja kilpailukykyyn nykypäivänä. Ostot ovat yrityksen suurimpia kustannuseriä, joten jo pienikin säästö ostokustannuksissa voi lisätä yrityksen kannattavuutta mer- kittävästi. Hankintatoimi voidaan jakaa strategiseen, taktiseen ja operatiiviseen ostotoimintaan. Tässä opinnäy- tetyössä keskitytään jälkimmäiseen eli operatiiviseen ostotoimintaan. Tutkimusta hankinta- ja ostotoiminnasta on tehty paljon, silti se on edelleen merkittävä tutkimusalue johtuen sen keskeisestä roolista yrityksen menes- tymisessä liiketoiminnassaan. Erityisesti on kysyntää tutkimuksille, jotka käsittelevät organisaation ostotoimin- taa ja -käytäntöjä sekä auttavat ymmärtämään yrityksen ostoprosessia ja sen eri vaiheita.
Ostotoiminnan onnistumiset ja epäonnistumiset vaikuttavat yritykseen taloudellisesti sekä tilankäytöllisesti, sillä on myös vaikutus asiakastyytyväisyyteen esimerkiksi saatavuuden ja tuotteiden laadun kautta. Sen suuren mer- kityksen vuoksi on tärkeää, että hankintaa tukee toimiva ostoprosessi, jolla varmistetaan riittävä tiedonkulku, oikeat tilaukset ja tehokas toiminta. Ostaminen on perinteisesti määritelty päätöksentekoprosessiksi, joka alkaa tarpeiden tunnistamisesta ja tarpeiden määrittelystä. Lisäksi siihen sisältyy toimittajien valinta vertailun perus- teella, joko suuressa mittakaavassa tai muutamista sopimustoimittajista. Kun toimittajat on valittu, sopimukset tehdään, tavarat tilataan, toimitusta seurataan ja lopuksi tilausta seurataan ja arvioidaan. Vaikka ostamisen käsite lineaarisena päätöksentekoprosessina on kiistanalainen, ostoprosessi on käytetty malli ostotoimintaan liittyvien toimintojen kuvaamiseksi. Ostoprosessista voidaan tunnistaa yhtäläisyyksiä eri organisaatioiden välillä. Koska samankaltaisuuksia voidaan tunnistaa, prosessimallia voidaan käyttää työkaluna minkä tahansa yrityksen ostoprosessin jäsentämiseen. Malli tekee ostoprosessista selkeämmän ja helpommin ymmärrettävän, jolloin sen epäkohtiin tarttuminen ja prosessin kehittäminen on mahdollista.
Tämä opinnäytetyö on laadullinen tutkimus asiakkaan ostotoiminnan nykyisestä tilasta, ja sen on tehty toimek- siantona Pohjois-Savon alueella toimivalle keskisuurelle yritykselle. Tutkimusmenetelmäksi on valittu kvalitatii- vinen tutkimus, koska tutkimukseni tarkoituksena on kuvata ostotoimintaa ilmiönä ja ymmärtää ostotoimintaa sen omassa luonnollisessa toimintaympäristössä ja kontekstissa. Yrityksen tavoitteena on kehittää hankintatoin- taan pitkällä aikavälillä. Kehittäminen on aloitettava toiminnan määrittelystä ja nykytilan kartoittamisesta, joten ostotoiminnasta tehdään esitutkimusluontoisesti nykytila-analyysi. Tästä johtuen opinnäytetyön tutkimusosa vastaa tutkimuskysymyksiin: ”Mitä on ostotoiminta asiakasyrityksessä?” Ja ”Mitä kehityskohteita yrityksen os- totoiminnasta voidaan löytää laadullisin menetelmin?”.
Tutkimuksessa on tehty asiakasyrityksen ostoprosessista laadullisin menetelmin nykytila-analyysi, jonka poh- jalta ostoprosessista luotiin prosessikaavio ja kuvaus ostotoiminnan nykyisistä toimintamalleista. Lisäksi tunnis- tettiin toimintatapoja, jotka vaativat kehittämistä sekä lisätutkimusta. Näitä olivat muun muassa automaation kehittäminen edelleen sekä viestinnän parantaminen. Opinnäytetyön tutkimus on pohja kehitystyölle, jonka avulla prosessin keskeisimpiin löydettyihin ongelmakohtiin voidaan syventyä yrityksessä.
In today’s competitive business markets, organisational purchasing has a huge influence on the profitability of an organisation. Savings of only a few percent in purchasing costs can greatly increase the profitability of a company. Organisational purchasing can be separated into three different categories: strategic purchasing, tactical purchasing and operative buying. In this thesis, I will concentrate on operative buying. Even though there has been significant research into organisational purchasing and buying, it is still an important area of study due to its critical role in the success of a business. There is particular demand for research into organisations’ purchasing activities and practices and understanding of companies’ purchasing processes and their various phases.
The success or failure of purchasing activities has a financial impact on a company as well as an implication on customer satisfaction, relating issues such as through availability and product quality. Due to these factors, it is important for procurement to be backed up by a purchasing process that ensures adequate flow of information, correct orders and efficient operations. Traditionally, purchasing has been defined as a decision-making process that begins with the identification and definition of needs and continues with selecting suppliers on the basis of comparisons – either on a large scale or from a few contract suppliers. After selecting suppliers, the contracts are made, goods are ordered, deliveries are monitored and finally the order is checked and evaluated. Although the characterisation of purchasing as a linear decision-making process is controversial, the purchasing process is used as a model to describe purchasing-related activities. Similarities between different organisations can be identified within the purchasing process, because of which the process model can be used as a tool for structuring the purchasing process of any company. The model makes the procurement process clearer and easier to develop.
The thesis is a qualitative study of the current state of the customer’s operative buying and was commissioned by a medium-sized company operating in the area of North-Savo in Finland. The company’s goal is to develop its procurement operations and, because the development must begin with a definition of the activity, the thesis focuses on an analysis of the company’s purchasing activity and can therefore be considered a preliminary study.
The thesis answers the questions: ‘What is purchasing in the customer company?’ and ‘What development targets in the operative buying of the company can be found by qualitative methods?’ I have chosen a qualitative research method because the research aims to describe and understand the phenomena of purchasing and purchasing management within the operation’s own natural environment and context, as is typical for qualitative research. In the study, the analysis of the operative buying and purchasing process of the customer company was conducted using qualitative methods. Based on this analysis, a process diagram and a description of the current operating methods were created, and the practices that require further research and development were identified; for exam- ple, an automatic ordering system and communication between different units may need further development. The thesis research is the basis for further development, helps to understand the current process and enables concen- tration on the most important problems found in the process.
Ostotoiminnan onnistumiset ja epäonnistumiset vaikuttavat yritykseen taloudellisesti sekä tilankäytöllisesti, sillä on myös vaikutus asiakastyytyväisyyteen esimerkiksi saatavuuden ja tuotteiden laadun kautta. Sen suuren mer- kityksen vuoksi on tärkeää, että hankintaa tukee toimiva ostoprosessi, jolla varmistetaan riittävä tiedonkulku, oikeat tilaukset ja tehokas toiminta. Ostaminen on perinteisesti määritelty päätöksentekoprosessiksi, joka alkaa tarpeiden tunnistamisesta ja tarpeiden määrittelystä. Lisäksi siihen sisältyy toimittajien valinta vertailun perus- teella, joko suuressa mittakaavassa tai muutamista sopimustoimittajista. Kun toimittajat on valittu, sopimukset tehdään, tavarat tilataan, toimitusta seurataan ja lopuksi tilausta seurataan ja arvioidaan. Vaikka ostamisen käsite lineaarisena päätöksentekoprosessina on kiistanalainen, ostoprosessi on käytetty malli ostotoimintaan liittyvien toimintojen kuvaamiseksi. Ostoprosessista voidaan tunnistaa yhtäläisyyksiä eri organisaatioiden välillä. Koska samankaltaisuuksia voidaan tunnistaa, prosessimallia voidaan käyttää työkaluna minkä tahansa yrityksen ostoprosessin jäsentämiseen. Malli tekee ostoprosessista selkeämmän ja helpommin ymmärrettävän, jolloin sen epäkohtiin tarttuminen ja prosessin kehittäminen on mahdollista.
Tämä opinnäytetyö on laadullinen tutkimus asiakkaan ostotoiminnan nykyisestä tilasta, ja sen on tehty toimek- siantona Pohjois-Savon alueella toimivalle keskisuurelle yritykselle. Tutkimusmenetelmäksi on valittu kvalitatii- vinen tutkimus, koska tutkimukseni tarkoituksena on kuvata ostotoimintaa ilmiönä ja ymmärtää ostotoimintaa sen omassa luonnollisessa toimintaympäristössä ja kontekstissa. Yrityksen tavoitteena on kehittää hankintatoin- taan pitkällä aikavälillä. Kehittäminen on aloitettava toiminnan määrittelystä ja nykytilan kartoittamisesta, joten ostotoiminnasta tehdään esitutkimusluontoisesti nykytila-analyysi. Tästä johtuen opinnäytetyön tutkimusosa vastaa tutkimuskysymyksiin: ”Mitä on ostotoiminta asiakasyrityksessä?” Ja ”Mitä kehityskohteita yrityksen os- totoiminnasta voidaan löytää laadullisin menetelmin?”.
Tutkimuksessa on tehty asiakasyrityksen ostoprosessista laadullisin menetelmin nykytila-analyysi, jonka poh- jalta ostoprosessista luotiin prosessikaavio ja kuvaus ostotoiminnan nykyisistä toimintamalleista. Lisäksi tunnis- tettiin toimintatapoja, jotka vaativat kehittämistä sekä lisätutkimusta. Näitä olivat muun muassa automaation kehittäminen edelleen sekä viestinnän parantaminen. Opinnäytetyön tutkimus on pohja kehitystyölle, jonka avulla prosessin keskeisimpiin löydettyihin ongelmakohtiin voidaan syventyä yrityksessä.
In today’s competitive business markets, organisational purchasing has a huge influence on the profitability of an organisation. Savings of only a few percent in purchasing costs can greatly increase the profitability of a company. Organisational purchasing can be separated into three different categories: strategic purchasing, tactical purchasing and operative buying. In this thesis, I will concentrate on operative buying. Even though there has been significant research into organisational purchasing and buying, it is still an important area of study due to its critical role in the success of a business. There is particular demand for research into organisations’ purchasing activities and practices and understanding of companies’ purchasing processes and their various phases.
The success or failure of purchasing activities has a financial impact on a company as well as an implication on customer satisfaction, relating issues such as through availability and product quality. Due to these factors, it is important for procurement to be backed up by a purchasing process that ensures adequate flow of information, correct orders and efficient operations. Traditionally, purchasing has been defined as a decision-making process that begins with the identification and definition of needs and continues with selecting suppliers on the basis of comparisons – either on a large scale or from a few contract suppliers. After selecting suppliers, the contracts are made, goods are ordered, deliveries are monitored and finally the order is checked and evaluated. Although the characterisation of purchasing as a linear decision-making process is controversial, the purchasing process is used as a model to describe purchasing-related activities. Similarities between different organisations can be identified within the purchasing process, because of which the process model can be used as a tool for structuring the purchasing process of any company. The model makes the procurement process clearer and easier to develop.
The thesis is a qualitative study of the current state of the customer’s operative buying and was commissioned by a medium-sized company operating in the area of North-Savo in Finland. The company’s goal is to develop its procurement operations and, because the development must begin with a definition of the activity, the thesis focuses on an analysis of the company’s purchasing activity and can therefore be considered a preliminary study.
The thesis answers the questions: ‘What is purchasing in the customer company?’ and ‘What development targets in the operative buying of the company can be found by qualitative methods?’ I have chosen a qualitative research method because the research aims to describe and understand the phenomena of purchasing and purchasing management within the operation’s own natural environment and context, as is typical for qualitative research. In the study, the analysis of the operative buying and purchasing process of the customer company was conducted using qualitative methods. Based on this analysis, a process diagram and a description of the current operating methods were created, and the practices that require further research and development were identified; for exam- ple, an automatic ordering system and communication between different units may need further development. The thesis research is the basis for further development, helps to understand the current process and enables concen- tration on the most important problems found in the process.