Vuosittain toistuvaksi suunnitellun tapahtuman järjestäminen : case: Aleksanterinkadun appro

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee tapahtuman suunnittelua, toteutusta sekä markkinointia. Näiden aihealueiden teoreettista pohjaa sovellettiin käytäntöön Aleksanterinkadun appro -opiskelijatapahtumassa.

Toimeksiantajaa työlle ei ollut: idea toteutuksesta tuli toisen Lahdessa järjestetyn opiskelijatapahtuman, Gabrielin kujajuoksun, aikana. Tapahtuman konsepti oli vastaavanlainen kuin approssa, mutta tapahtuma oli menettänyt suosiotaan viime vuosina. Potentiaalisia osallistujia oli Lahden alueella riittävästi, mutta tätä potentiaalia ei tavoitettu.

Tapahtuman suunnittelu aloitettiin syksyllä 2008 ja Aleksanterinkadun appro järjestettiin Lahdessa maaliskuussa 2009. Tapahtuman kohderyhmä koostui pääasiassa Lahden ja Lahden lähiseutujen opiskelijoista. Toteutuksessa, toteutuksen suunnittelussa sekä markkinoinnissa on painotettu kohderyhmää ja tapahtuman toistettavuutta.

Opinnäytetyön viitekehys rakentuu kahdesta suuremmasta kokonaisuudesta: tapahtuma ja markkinointi. Tapahtumaosuudessa käsitellään tapahtuman suunnittelun ja järjestämisen kannalta olennaisia asioita, kuten rahoitusta sekä tapahtuman toteutusta. Markkinointiluvussa käsitellään tapahtuman toteutusta tukevia asioita, kuten tapahtuman tuotteistusprosessia sekä internetmarkkinointia. Työn empiirisessä osuudessa käsitellään Aleksanterinkadun appro -tapahtuman suunnittelu- ja toteutusvaiheita.

This thesis deals with how to plan and organize an event and how to market the event to the target group. The theory was adjusted to practice in the student event Aleksanterinkadun appro.

There was no comission for the study but the idea about Aleksanterinkadun appro came about during another student event arranged in Lahti, called Gabrielin kujanjuoksu. The concept was similar to the one in Aleksanterinkadun appro but the event had strictly lost popularity over the past few years. There are a lot of potential customers in Lahti but the potential had not been reached.

The planning process of the event Aleksanterinkadun appro was started in fall 2008 and the event was actualized in Lahti in March 2009. The target group of the event mainly consists of the students in Lahti and the surroundings. The target group and repeatability of the event were a common thread through the planning and organizing process of the event.

The context of the thesis was built around two main themes: event and marketing. The event chapter deals with essential topics in planning and organizing an event, for example, financing and actualizing of an event. The marketing chapter deals with topics supporting the actualizing of an event, for example the productization process of an event and Internet marketing. The experiental chapter of the thesis explains the planning and actualization phases of Aleksanterinkadun appro.