Laskuntarkastuksen prosessikuvaus : Case: Osuuskauppa Ympyrä
Halonen, Reeta (2010)
Halonen, Reeta
Kymenlaakson ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010112415458
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010112415458
Tiivistelmä
Suomessa vähittäiskaupan ala on ollut jatkuvan muutoksen kourissa. Arvoketjuun vaikuttavat muutosvoimat pakottavat kaupan alalla toimivat yritykset tarkastelemaan toimintamallejaan ja kehittämään toimintaansa vastatakseen markkinoiden kasvaviin haasteisiin entistä kustannustehokkaammin.
Osuuskauppa Ympyrän päivittäistavarayksiköissä on siirrytty vuosien 2009 ja 2010 aikana kevennetyn laskuntarkastuksen piiriin. Kevennetyssä laskuntarkastuksessa keskitytään tarkastamaan hyvityspyynnöt, kuluihin siirrettävät menot, kalleimmat kuormakirjat ja polttonesteiden ostoa koskevat lähetyslistat. Kokonaistarkastuksista, joissa jokainen kuormakirja ja lähetyslista käydään yksitellen lävitse, päätettiin luopua suuren työmäärän sekä löydettyjen laskutusvirheiden vähyyden vuoksi.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia keskitetyn laskuntarkastuksen prosessikuvaus, jonka pohjalta voitiin löytää yhtenäinen ja käytännönläheinen laskuntarkastusprosessia koskeva toimintamalli Osuuskauppa Ympyrän päivittäis- ja käyttötavarakaupan toimipaikoille. Päivittäis- ja käyttötavarakaupan laskuntarkastusta koskevia kirjallisia ohjeistuksia oli entuudestaan muutamia, mutta prosessikuvausta ei.
Prosessikuvauksen päätavoite oli selkiyttää laskuntarkastuksen merkitystä hankintatoimen kokonaisuudessa. Työn viitekehys rakentuu kaupanalan viimeaikaisista muutosvoimista ja haasteista jotka ovat olennaisesti vaikuttaneet päivittäis- ja erikoistavarakaupan hankintaketjuun ja ostolaskujen käsittelyyn sekä tarkastukseen. Laskuntarkastuksen prosessikuvaus on kirjoitettu pohjautuen Osuuskauppa Ympyrän sisäisiin ohjeistuksiin sekä hyväksi koettuihin käytäntöihin. Tietoa on kerätty muun muassa haastatteluin ja toimipaikkavierailuin.
Laskuntarkastuksen prosessikuvauksen ja nykytila-analyysin perusteella ei laskuntarkastuksessa havaittu merkittäviä epäkohtia. Nykyinen laskuntarkastusta koskeva ohjeistus koettiin selkeäksi ja ajantasaiseksi, eikä tarvetta uuden ohjeistuksen laatimiseen ollut. Opinnäytetyössä on tuotu esille tehostamista kaipaavat osa-alueet ja pyritty löytämään ratkaisuja muun muassa laskuntarkastuksen haasteisiin.
Osuuskauppa Ympyrän päivittäistavarayksiköissä on siirrytty vuosien 2009 ja 2010 aikana kevennetyn laskuntarkastuksen piiriin. Kevennetyssä laskuntarkastuksessa keskitytään tarkastamaan hyvityspyynnöt, kuluihin siirrettävät menot, kalleimmat kuormakirjat ja polttonesteiden ostoa koskevat lähetyslistat. Kokonaistarkastuksista, joissa jokainen kuormakirja ja lähetyslista käydään yksitellen lävitse, päätettiin luopua suuren työmäärän sekä löydettyjen laskutusvirheiden vähyyden vuoksi.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia keskitetyn laskuntarkastuksen prosessikuvaus, jonka pohjalta voitiin löytää yhtenäinen ja käytännönläheinen laskuntarkastusprosessia koskeva toimintamalli Osuuskauppa Ympyrän päivittäis- ja käyttötavarakaupan toimipaikoille. Päivittäis- ja käyttötavarakaupan laskuntarkastusta koskevia kirjallisia ohjeistuksia oli entuudestaan muutamia, mutta prosessikuvausta ei.
Prosessikuvauksen päätavoite oli selkiyttää laskuntarkastuksen merkitystä hankintatoimen kokonaisuudessa. Työn viitekehys rakentuu kaupanalan viimeaikaisista muutosvoimista ja haasteista jotka ovat olennaisesti vaikuttaneet päivittäis- ja erikoistavarakaupan hankintaketjuun ja ostolaskujen käsittelyyn sekä tarkastukseen. Laskuntarkastuksen prosessikuvaus on kirjoitettu pohjautuen Osuuskauppa Ympyrän sisäisiin ohjeistuksiin sekä hyväksi koettuihin käytäntöihin. Tietoa on kerätty muun muassa haastatteluin ja toimipaikkavierailuin.
Laskuntarkastuksen prosessikuvauksen ja nykytila-analyysin perusteella ei laskuntarkastuksessa havaittu merkittäviä epäkohtia. Nykyinen laskuntarkastusta koskeva ohjeistus koettiin selkeäksi ja ajantasaiseksi, eikä tarvetta uuden ohjeistuksen laatimiseen ollut. Opinnäytetyössä on tuotu esille tehostamista kaipaavat osa-alueet ja pyritty löytämään ratkaisuja muun muassa laskuntarkastuksen haasteisiin.