Tilauksesta tehokkaammin painovalmiiksi dokumentiksi

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli perehtyä yrityksen tilauskalenterituotannon työnkulkuprosessiin tilauksen saapumisesta painovalmiiksi tiedostoksi saakka ja selvittää prosessin tehokkuutta heikentävät ongelmakohdat. Tilauskalentereilla tarkoitetaan yrityksen valmistamia räätälöityjä kalentereita, joiden tilaajana on jokin yritys tai yhteisö. Työssä keskityttiin tarkastelemaan tilauskalentereita vain asiakkaan toimittaman aineiston pohjalta, vaikka lopputuote sisältäisikin kustannettuja puolivalmisteosia.

Työn tavoitteena oli prosessin tehokkuuden kasvattaminen asiakaspalvelun laadun kärsimättä. Prosessiin tutustuttiin työskentelemällä sen eri vaiheissa ja haastattelemalla yrityksen työntekijöitä. Lisäksi työtä varten hankittiin teoriatietoja prosesseista, niiden mallintamisesta ja prosessiorganisaatioista.

Työnkulun tehokkuutta heikentävien ongelmakohtien havaittiin aiheutuvan pääasiallisesti puutteellisista tai virheellisistä työtiedoista ja aineistosta. Myös vedosten lähettäminen koettiin monesti turhaksi. Havaittujen ongelmien ratkaisuna on niiden ennaltaehkäisy. Tilauskalenterityön työtietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen tulee panostaa. Painovalmiiden aineistojen osuutta kaikista aineistoista voidaan kasvattaa tarjoamalla asiakkaalle tai aineiston tekijälle tietoa painovalmiin PDF-dokumentin yleisistä vaatimuksista ja tilauska-lenterituotannon asettamista lisävaatimuksista.

Insinöörityötä voidaan hyödyntää yrityksen työnkulkuprosessin kehitystyössä. Implementoimalla esitetyt muutokset yrityksen olemassa olevaan prosessiin voidaan saavuttaa tehokkuutta ja prosessin läpimenoaikojen lyhenemistä ja parantaa asiakaspalvelua. Asiakaspalvelun paranemisen ja asiakastyytyväisyyden kasvun kautta yritys voi saavuttaa myös liiketaloudellista hyötyä.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to explore the workflow of ordered calendars from order to print-ready document and to define the problems decreasing the efficiency of the process. The term ‘ordered calendars’ refers to calendars the customer of which is usually a company or an association. This thesis focuses on examining the material documents sent by a client even though the final product includes semi-finished products.

The aim of this study was to increase the efficiency of the process without decreasing the quality of customer service. The workflow process was examined by working in the company in different phases of process and interviewing other employees. In addition the theoretical knowledge related to the processes, process models and process organizations were reviewed.

The problems decreasing the efficiency of the process arrive from incomplete or inaccurate product information and material documents. Sending the proof sheets was also experienced to be useless in many cases. Therefore, the solution is to prevent such problems. An effort should be made to have accurate product information from the beginning. The amount of print-ready documents of all the documents will increase when providing the customer information of the common requirements for print-ready PDF-document and additional needs of calendar production.

This Bachelor’s thesis supports the development of the workflow process. By implementing the recommend changes the company may achieve efficiency, short lead time and high quality customer service. By improving the customer service and increasing the level of customer’s satisfaction, the company will also get financial advantage.