Small budget music event production process : case: Rock n’ Flow, NPITA Club

Abstract

The purpose of this thesis is to study the different aspects belonging to a production process of music events that are organized with limited resources. In addition to defining these aspects, the objectives include covering the marketing area of a music production process in more detail. Thus, the goal is to investigate the most useful communication channels for the marketing process of these events and how they contributed to reaching the desired goal.

During the research process, sources concerning event production, music industry, marketing and organizing events were utilized. Small music events often have a clear target audience because of their marginal music genres. The purpose of the marketing strategy is to make an impact without using extensive resources. In the study, international examples of music events were also given as a comparison to the Finnish ones. The case presented two music events that were organized with limited resources. The goal was to provide a real life example of what needs to be taken into consideration when organizing music events and especially how the marketing was executed. In addition, one international example of a production process and the two case events were compared using benchmarking.

Interviews were conducted with the producer of the events to provide a perspec-tive of his experiences concerning the process. Based on the outcome of the events and the interviews, the results indicated that the internet and social media play a significant role considering the marketing area of small budget music events and will likely continue to do so in the future. However, this was the case in Finland. In the international example, there was no emphasis put on the social media as the most useful communication tool.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tutkia musiikkitapahtumien järjestämistä rajallisin resurssein ja siihen liittyviä eri ulottuvuuksia. Päämääränä on määritellä nämä eri ulottuvuudet ja lisäksi käydä läpi tarkemmin musiikkitapahtuman markkinointia. Täten tavoitteena on myös tutkia hyödyllisimmät viestintäkanavat pienten tapahtumien markkinoinnissa ja miten ne osaltaan vaikuttavat halutun tuloksen saavuttamiseen.

Tutkimukseen käytettiin lähteinä tapahtumien tuottajia ja järjestäjiä, sekä musiikki- ja markkinointialan osaajia. Pienillä musiikkitapahtumilla esitettävä musiikkigenre on marginaalisempaa, joten tapahtumilla on usein hyvinkin selvärajainen kohdeyleisö. Markkinointistrategian tarkoituksena on onnistua ilman laajamittaisia resursseja tuomaan tapahtumaan mahdollisimman paljon osanottajia. Tutki-muksessa käsiteltiin myös ulkomaisia tapahtumia vertailun vuoksi. Case esittelee kaksi musiikkitapahtumaa, jotka järjestettiin rajallisin resurssein. Tavoitteena oli tarjota oikean elämän esimerkki siitä, mitä pitää ottaa huomioon musiikkitapahtumaa järjestäessä ja erityisesti miten markkinointi toteutettiin.

Tapahtumien tuottajan haastattelut tarjoavat hänen näkökulmansa tapahtumajärjestämisen prosessista. Tapahtumien lopputulosten sekä haastattelujen perusteella voidaan päätellä, että Internet ja sosiaalinen media toimivat merkittävässä roolissa pienen budjetin musiikkitapahtumien markkinoinnissa ja mitä luultavimmin tulevat niin tekemään tulevaisuudessakin.