Osaamisen johtaminen muutoksessa : Case Lohjan sairaalan ateriatilausten tietoteknistäminen

Abstract

Laurea-ammattikorkeakoulu Tiivistelmä Laurea Leppävaara Palveluliiketoiminnan koulutusohjelma

Osaamisen johtaminen muutoksessa Case Lohjan sairaalan ateriatilausten tietoteknistäminen Vuosi 2010 Sivumäärä 60 + 20

Tämän opinnäytetyön avulla voidaan selventää jo toteutuneiden onnistuneiden ja epäonnistuneiden muutosprosessien lopputulemia. Tutkimus auttaa ymmärtämään muutoksen toimijoita ja toimintaympäristöä ja luo selkeitä suuntaviivoja muutosprosessien toteuttamiselle. Tuloksia hyödynnetään Ravioli liikelaitoksen henkilöstön kehittämissuunnitelmassa ja esimieskoulutuksissa. Tulokset ovat erityisen tarpeellisia haasteellisten, Ravioli liikelaitoksen ulkopuolelle ulottuvien muutosprosessien suunnittelussa ja toteutuksessa. Tutkimus ja sen tulokset ovat yleistettävissä myös Helsingin- ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin ulkopuolelle.

Osaamisen johtaminen muutoksessa on yritysten ja organisaatioiden keskeinen kilpailutekijä. Tämän opinnäytetyön aiheena on osaamisen johtaminen tietoteknisen ohjelman käyttöönotossa. Tavoitteena oli etsiä toimivia tapoja johtaa henkilöstön ja organisaation osaamista sekä osoittaa niin sanottuja kriittisiä pisteitä, joissa asiat voivat mennä väärään suuntaan.

Tutkimusongelmana oli miten johtaa osaamista tietoteknisen ohjelman käyttöönotossa sekä tiedoiltaan ja taidoiltaan erilaisia henkilöitä. Pääkysymyksiä olivat tietoteknisten ohjelmien käyttöönotto, käytänteeksi muodostuminen sekä tietoteknistyminen sairaalamaailmassa. Aineiston analyysissa sovellettiin tutkija Timo Laineen mallia sisällönanalyysistä.

Tutkimus on kvalitatiivinen ja siinä pyritään ymmärtämään toimintaympäristöä, sen toimijoita ja muodostuneita käytäntöjä sekä sosiaalista kanssakäymistä. Tavoitteena oli löytää tavat, joilla yksilö kokee tietoteknisen ohjelman käyttöönottoprosessin ja muodostaa siitä yleistetty kuva ilmiöstä. Tutkimuksen aineisto kerättiin avoimien yksilöhaastattelujen avulla.

Tietoteknisen ohjelman käyttöönotto tuo muutokseen lisää tunnetta ja epävarmuustekijöitä. Tämän tutkimuksen pohjalta viestinnän onnistumisella ja erityisesti viestinnän oikea-aikaisuudella voidaan edistää muutosprosessin onnistumista tai epäonnistumista. Yhteiskuntavastuun lisäksi selkeät visiot ja toiminnan linjaukset johdolta esimiehille mahdollistavat muutoksen ja oppivan organisaation kehittymisen. Organisaation johto toimii visiokeskustelujen avaajana, mutta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, myös alemmilta organisaatiotasoilta olisi oltava mukana keskustelijoita ja oman työnsä asiantuntijoita. Esimiehen ammattitaito, tunneäly ja sitoutuneisuus ovat keskeisessä asemassa muutosprosessissa.

Tällä tutkimuksella selvitettiin osaamisen johtamista työntekijöiden näkökulmasta. Tutkimuksen myötä heräsi tarve selvittää asioita esimiesten näkökulmasta. Tutkimuksen tulokset antoivat paljon vastauksia, mutta herättivät vastavuoroisesti myös paljon kysymyksiä ja lisätutkimuksen tarvetta. Uuden oppimiselle löytyi monia esteitä. Esteiden esiintyvyyttä ja painopisteitä voisi tukia määrällisellä tutkimuksella, jolloin tutkimusjoukko ja yleistettävyys saataisiin paremmaksi. Näin myös tutkimuksen luotettavuus lisääntyisi.

Asiasanat: osaaminen, osaamisen johtaminen, muutos, viestintä.

Laurea University of Applied Sciences Abstract Laurea Leppävaara Degree Programme in Service Operations

The management of competence during periods of change Case mealorders software implementation in Lohja hospital Year 2010 Pages 60 + 20

The purpose of this thesis is to clarify the relative success or otherwise of the end results of change processes. The research will help understand the factors affecting the actors and operations environment of the change and create clear guidelines for the implementation of change processes. The results will be used to aid staff development and management training at Ravioli Business Company. It is hoped that the results will also be useful in planning and realizing challenging change processes beyond the scope of the Ravioli Business Company. The research and its results can also be generalized to extend beyond the Hospital District of Helsinki and Uusimaa.

The ability to manage know-how successfully during periods of change is a important competitive factor for companies and organizations. The subject of this thesis is the management of know-how in software implementation. The goal was to locate functioning methods for managing the know-how of the personnel and the organization as a whole, as well as to identify the critical points, at which matters can take a wrong turn.

The research problem which the thesis addresses is how to manage both know-how in software implementation and people with different knowledge and skills. The main issues covered were the implementation of new IT software, practice formation and the adaption toward a new IT culture in the hospital environment. In the analysis of the material, the content analysis model developed by researcher Timo Laine was applied. Qualitative research methods were employed to comprehend operations environment, its actors, formed practices as well as social interaction. The aim was to understand the ways in which an individual experiences the implementation process of IT software and to form a generalized illustration of the phenomenon. The research material was collected through open individual interviews.

The introduction of new IT software into the work environment creates feelings of uncertainty. On the basis of this research can be asserted that the success of communication and especially well-timed communication will contribute to the success or failure of the change process. In addition to social responsibility, clearity of vision and operational strategy from senior to middle management will facilitate change and the development of a learning organization. The management of the organization should act to initiate discussions about corporate vision while workers and experts from lower levels of the organization should participate as early as possible. The professional skill, emotional intelligence and commitment of a manager are key element in the change process.

Although this research clarified the management of know-how from the viewpoint of employees, the perspective of management and employers also needs to be taken into account. The results of the study offered several possible solutions, but also raised several questions and indicated the need for additional research. Several obstacles to learning were found. The occurrence and focus points of the obstacles could be further studied using quantitative research methods, which would necessetitate a large study group, but improve generalizability and ultimately contribute to the reliability of the research.

Keywords: know-how, management of know-how, change, communications.