Tiedonohjaussuunnitelman laatimisen opas - suunnittelu ja toteutus

Abstract

Kehittämistyö on toiminnallinen opinnäyte tiedonohjaussuunnitelman laatimiseen tarkoitetun oppaan toteuttamisesta. Oppaan laatimisen lähtökohtana oli tuoda apuvälineitä käytännön toteuttamiseen ammatillisten oppilaitosten tiedonohjaussuunnitelmatyön parissa työskenteleville. Tiedonohjaussuunnitelmatyö on uutta lähes kaikissa organisaatioissa. Tästä johtuen organisaation asiakirjahallinnossa ja muissa tehtävissä toimivilla sekä johdolla on oppimista uudesta toimintatavasta ja uudenlaisen suunnitelman laatimisesta.

Tiedonohjaussuunnitelma-opas auttaa koulutusten järjestäjiä rakentamaan yhteistä ”polkua” organisaationsa tiedonohjaukseen. Oppaan toteuttamisprosessissa on tehty yhteistyötä ammatillisten oppilaitosten yhteistyöverkoston sekä muiden kunnallisten/kuntayhtymäorganisaatioiden asiantuntijoiden kanssa. Heiltä saatujen kommentointien ja ohjeistuksien avulla oli mahdollista toteuttaa opas, joka auttaa asiakirjahallinnon työtehtävissä olevia henkilöitä valmistautumaan tiedonohjaussuunnitelmaprojekteihinsa. Lopputuloksena syntyi sähköisessä muodossa oleva tiedonohjaussuunnitelman laatimisen opas. Kehittämistyön raportissa on tarkasteltu hyvää tiedonhallintatapaa ja sen vaikutuksia oppaan sisältöön sekä työssä oppimiseen pedagogisesta näkökulmasta katsottuna. Tämä pedagoginen näkökulma on ollut keskeisenä johtoajatuksena kun oppaan rakennetta ja ulkoasua on suunniteltu. Niin ammatillisissa oppilaitoksissa kuin muissakin kunnallisissa organisaatioissa tiedonohjaussuunnitelmatyö on tällä hetkellä hyvin ajankohtaista. Tämä työ on uutta, joka toteutuakseen hyvin vaatii myös organisaatioiden prosessien tarkastelua ja uudistamista. Yhteiskunnan ja ympäristön kehityksestä johtuen asiakirjahallinnon kehittymistarpeet ovat jatkuvia. Tämän vuoksi organisaatioilla tulee olla systemaattinen tapa kehittää edelleen asiakirjahallintoaan.

This development project involved a guide for drawing up a record management plan. The starting point for the guide was to bring practical tools for employees working with the record management plan of vocational educational institutions. This kind of information would help to manage record management planning, a new challenge in nearly all organisations. The guide for record management plan would help the education organisers to build a common “path” for their information control. This development project involved cooperation with the network of vocational educational institutions and with the experts of the municipality. With the help of their comments and instructions it was possible to make a guide for the personnel working with the assignments of document management and preparing their record management plan projects. The development project resulted in a guide in electronic form guide, and its theory examined the principles of information management and their effects on the guide’s contents, especially, from a pedagogical point of view. This pedagogical point of view was a central principle when designing the structure and appearance of the guide. Due to the development of the society and environment the development needs for the document management are continuing. Because of this document management of organisations must be developed systematically.