Asianhallinnan vaikutus kirjaamon toiminnan kehittämiseen
Sohlberg, Sari (2019)
Avaa tiedosto
Lataukset:
Sohlberg, Sari
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019102120082
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019102120082
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee asianhallinnan vaikutusta Helsingin kaupungin kirjaamon toiminnan kehittämiseen. Asiakkaat odottavat nopeaa, asiantuntevaa ja laadukasta palvelua. Tämä vaatii, että rekisterin tulee olla ajan tasalla, jotta asiat ovat helposti saatavilla niille työntekijöille, jotka niitä työssään tarvitsevat. Kehittämishankkeen tavoitteena oli löytää toimintamalleja ja työkaluja kirjaamon toiminnan tehostamiseen ja parantaa työn laatua. Työssä on etsitty keinoja kirjaamon ruuhkatilanteiden hallintaan ja nopean ruuhkan purkamiseen siten, että työn laatu säilyy tai paranee. Työn toimeksiantajana on Helsingin kaupunki.
Tämä kehittämishanke on toteutettu toimintatutkimuksena, jossa käsitellään asianhallinnan vaikutusta kirjaamon toiminnan kehittämiseen.
Teoreettinen viitekehys rakentuu prosessijohtamisesta, henkilöstön osaamisen johtamisesta ja valmentavasta johtamisesta sekä Lean virtaustehokkuudesta, resurssitehokkuudesta ja hukan minimoimisesta.
Kehittämishankkeen menetelminä käytettiin syy- ja seuraussuhteiden kalanruotokaaviota, prosessien kuvantamista, kvalitatiivista tutkimusta, Gemba-läpikävelyä, SWOT-analyysia ja osaamiskartoitusta.
Kehittämishankkeen tulokset osoittivat, että tutkimuksessa saatiin tunnistettua kirjaamisen prosessin ongelmat. Virkasuhteen täyttämisen vireilletulon prosessia päivitettiin. Kirjaajille laadittiin osaamiskartoitus, jota hyödynnetään osaamisen kehittämisessä. Kirjaamon intranetiin päivitettiin ohjeita sisäisille kirjaamon asiakkaille. Kirjaajille laadittiin toiminnan pelisäännöt työn tekemisestä fifo-tekniikalla. Kehittämishankkeessa vähennettiin kirjaamon toiminnan häiriöitä ja ruuhkan syntymistä. Tavoitteet saavutettiin kannustamalla työntekijöitä osallistumaan kehittämishankkeeseen.
Suosittelen, että kirjaamon toiminnassa noudatetaan Kaizen jatkuvan parannuksen prosessin kehittämisen periaatteita. Kehityksen edetessä prosessikuvauksien, toimintatapojen sekä ohjeiden tulee olla ajantasalla.
Tämä kehittämishanke on toteutettu toimintatutkimuksena, jossa käsitellään asianhallinnan vaikutusta kirjaamon toiminnan kehittämiseen.
Teoreettinen viitekehys rakentuu prosessijohtamisesta, henkilöstön osaamisen johtamisesta ja valmentavasta johtamisesta sekä Lean virtaustehokkuudesta, resurssitehokkuudesta ja hukan minimoimisesta.
Kehittämishankkeen menetelminä käytettiin syy- ja seuraussuhteiden kalanruotokaaviota, prosessien kuvantamista, kvalitatiivista tutkimusta, Gemba-läpikävelyä, SWOT-analyysia ja osaamiskartoitusta.
Kehittämishankkeen tulokset osoittivat, että tutkimuksessa saatiin tunnistettua kirjaamisen prosessin ongelmat. Virkasuhteen täyttämisen vireilletulon prosessia päivitettiin. Kirjaajille laadittiin osaamiskartoitus, jota hyödynnetään osaamisen kehittämisessä. Kirjaamon intranetiin päivitettiin ohjeita sisäisille kirjaamon asiakkaille. Kirjaajille laadittiin toiminnan pelisäännöt työn tekemisestä fifo-tekniikalla. Kehittämishankkeessa vähennettiin kirjaamon toiminnan häiriöitä ja ruuhkan syntymistä. Tavoitteet saavutettiin kannustamalla työntekijöitä osallistumaan kehittämishankkeeseen.
Suosittelen, että kirjaamon toiminnassa noudatetaan Kaizen jatkuvan parannuksen prosessin kehittämisen periaatteita. Kehityksen edetessä prosessikuvauksien, toimintatapojen sekä ohjeiden tulee olla ajantasalla.