West Coast Fab Fest : A case study of a new music festival

Abstract

A new music festival, West Coast Fab Fest took place in March 2019 in Vaasa, Finland. The core idea was to start a new, high-quality festival that can be expanded and developed step-by-step in a long-term process. The premise was to try to keep the costs at a low level by outsourcing tasks as little as possible and doing as much as possible in the two-man festival organization.

The creating process of art of any kind is often time-consuming and the economical results vary a lot. Apart from being a possible source of income in the long-term, putting up a festival includes a lot of networking and could therefore yield new opportunities for a freelancer in the cultural field.

The aim of this thesis is to gain knowledge of creating, arranging, branding and marketing a festival and to use this practical experience to clarify and discuss the process.

In addition to learning and analyzing personal experiences regarding the festival, ticket sales reports and audience survey data were also used as research tools. The goal was to gain knowledge by scrutinizing the whole process of organizing an event.

Looking back into the process and scrutinizing it has helped to develop analytical skills. In this case learning-by-doing has proven to be a good way of developing my skills.

I mars 2019 hade den nya musikfestivalen West Coast Fab Fest premiär i Vasa, Finland. Idén var att skapa en högklassig festival som med tiden kan utvecklas och expanderas. Utgångspunkten var att försöka hålla kostnaderna på en låg nivå genom att använda sig av så lite externa tjänster som möjligt och istället göra så mycket som möjligt själva inom det tvåmannade festivalteamet.

Skapandeprocessen inom olika konstgrenar är ofta tidskrävande och de ekonomiska resultaten varierar stort. Att arrangera en festival innebär mycket nätverkande, och förutom att själva festivalen kan bli en möjlig inkomstkälla på lång sikt, kan skapandet av kontakter också leda till nya samarbetsmöjligheter för en frilansande kulturarbetare.

Syftet med denna studie är att samla kunskap om hur en festival skapas, arrangeras, marknadsförs och hur man utvecklar ett eget varumärke, samt att med hjälp av praktisk erfarenhet kunna klargöra och diskutera processen.

Utöver analysen av de personliga erfarenheterna och den insamlade kunskapen som arrangerandet av festivalen inbringade, har även rapporter från biljettförsäljningen samt information från publikundersökningen använts som forskningsverktyg. Målet var att erhålla kunskap genom att granska den genomgripande processen av att organisera ett evenemang.

Att i efterhand titta tillbaka på processen och granska den har bidragit till att utveckla mina analytiska färdigheter. I detta fall har "learning by doing" visat sig vara ett utmärkt sätt att utveckla sig själv.

Uusi musiikkifestivaali, West Coast Fab Fest järjestettiin Vaasassa maaliskuussa 2019. Perusidea oli käynnistää uusi, laadukas festivaali, jota voitaisiin ajan myötä asteittain laajentaa ja kehittää. Tavoitteena oli pitää kulut alhaalla käyttämällä mahdollisimman vähän ulkopuolisia tekijöitä ja sen sijaan toteuttaa mahdollisimman iso osa järjestelyistä kaksihenkisellä organisaatiolla.

Taiteen luomisprosessi on alalla kuin alalla usein aikaavievää ja sen taloudelliset tulokset vaihtelevat paljon. Pidemmällä tähtäimellä saatavan mahdollisen taloudellisenhyödyn lisäksi festivaalin perustamiseen vaaditaan paljon verkostoitumista. Täten se voi tarjota freelance-muusikolle kulttuurialan työllistymismahdollisuuksia.

Tämän tutkimuksen tarkoitus on saada tietoa, miten festivaali luodaan, miten sitä järjestetään, brändätään ja markkinoidaan sekä käytännön kokemuksen kautta selventää ja kommentoida prosessia.

Tutkimuksessa on käytetty festivaalilta saatujen omien kokemusten analysoinnin ja niistä opitun ohella myös lipunmyynnistä sekä yleisökyselystä saatua dataa. Tavoitteena on ollut pureutua festivaalin järjestämiseen sen alusta loppuun ja saada tietoa koko matkalta.

Jälkikäteen katsottuna prosessi ja siihen pureutuminen on auttanut kehittämään analyyttisia taitojani. Tässä tapauksessa “learning by doing” -tekemällä oppiminen -on osoittautunut oivalliseksi tavaksi itsensä kehittämiseen.