Projektien kannattavuuden kehittäminen : kehitysehdotuksia projektibudjetissa pysymiseen

Abstract

Tämän työn aiheena on projektin budjetissa pysymisen kehittäminen. Työn tarkoituksena oli tutkia yrityksessä tehtävien projektien budjettien ylityksiä, paneutua ylityksiin johtaneisiin syihin projektien koon ja sijainnin perusteella sekä miettiä kehitystoimenpiteitä ylitysten estämiseksi. Havaittuja ongelmia peilattiin projektitekemisen ja -johtamisen teoriaan, projektilaskennan toteuttamiseen, hyvään perehdytykseen ja työssä oppimisen mahdollistamiseen.

Tutkimusaineisto muodostuu projektipäällikköjen laatimista projektibudjettien ylitysraporteista. Raportit on tehty vuonna 2018 päätetyistä projekteista, joiden budjetit ovat ylittyneet tietyllä summalla. Raportoidut projektin jaettiin alueellisesti ja koon perusteella kolmeen ryhmään ja vertailtiin syiden jakautumista.

Projekteihin käytetty harjoitteluaika on keskeisin syy projektien budjettien ylityksille. Toisena merkittävänä syynä on liian optimistisesti määritellyt projektitekemisen työajat. Kolmannessa syyssä oli eniten vaihtelua ja siinä esille nousivat muun muassa tekijän vaihtuminen ja muut syyt, joista oli projektiraporteissa tarkemmin kerrottu. Projektien budjettien ylityksissä esiintyi hienoista vaihtelua eri alueilla ja projektien eri kokoluokissa. Kuitenkin merkittävimmät tekijät olivat jokseenkin samat riippumatta alueesta tai projektin koosta.

Työn tuloksena teorian pohjalta pohditut kehitystoimenpide-ehdotukset jakautuvat neljään osioon, jotka ovat perehdytys, oppimisen tukeminen, projektilaskenta ja projektinjohtaminen. Oppimisen varmistaminen ja mahdollistaminen alusta asti ja koko työuran ajan on todella tärkeää. Riittävän nopea palautesykli toteutuneista projekteista takaisin laskentaan vähentää laskennan virhemitoituksia ja näin auttaa projektia onnistumaan myös taloudellisesti. Projektitekemisessä laadukas projektijohtaminen on yhtenä edellytyksenä projektien onnistumiselle ja siihen liittyvät kehitystoimenpiteet ovat merkittävässä roolissa projektien kannattavuuden kehittämisessä ja projektien budjettien pitävyydessä.

The subject of this thesis is to bring up suggestions how to keep projects on budget. The aim was to research projects in a target company and explore the reasons why projects do not stay within the estimated budget. The solutions to keeping within budget suggested here are based on theories of project management and project delivery processes, project bidding, good introduction to the work and how to make possible continuous learning while working.

The research material comprises of reports about over-expenditure of projects. These reports were written by project managers and consists of projects which were completed in 2018 and where the expenditure surpassed the budget by a certain amount. In this thesis, projects were divided into three groups based on project size and location. The reasons for over-expenditure were evaluated between the groups.

The primary reason for exceeding the budget was found to be training time used for the projects. The second biggest reason was over optimism in work time estimates. Other reasons included replacement of personnel or other main resources. There was some variation between the three project groups, but the two most important reasons were usually the same.

At the end of this thesis there is a list of ideas for developing the project delivery process in the target company. These ideas are divided into four sections: introduction to work, supporting learning, project bidding, and project management generally. It is important to make enable continuously learning for employees from day one. Fast feedback from completed projects back to bidding reduces estimation mistakes and helps projects succeed in the future. Project management has a vital role in project delivery. It is the requirement for developing successful project and for keeping projects on budget.