Ylläpitopalveluissa käytettävien tietojärjestelmien yhteensopivuus Tampereen Tilapalvelut Oy:n isännöitsijöiden työssä

Abstract

Tampereen Tilapalvelut Oy on Tilakeskus liikelaitoksen yhtiöittämisprosessin tuotos. Ydintoiminnoista jäivät pois kiinteistöomistus ja tilapalvelut. Näin ollen tilaaja-tuottajamalli purkautui ja Tampereen Tilapalvelut Oy jatkaa toimintaansa palveluntuottajana tarjoten kiinteistöjen kunnossapitopalveluita sekä rakennus-hankepalveluita Tampereen kaupungin omistamana in house-yhtiönä. Organisaatio- ja toimintaympäristömuutoksen jälkeen on syntynyt erilaisia vaatimuksia ja tarpeita käytettävien tietojärjestelmien ominaisuuksien suhteen. Opinnäytetyön päätavoitteena oli selvittää kiinteistöjen ylläpitopalveluissa isännöitsijöiden eniten käyttämät tietojärjestelmät ja tutkia, miten ne soveltuvat heidän työtehtäviensä suorittamiseen. Tavoitteena oli myös löytää isännöitsijöiden kokemia ongelmakohtia tiedonhallinnassa. Lisäksi tavoitteena oli tutkimuksessa syntyneen aineiston mahdollinen hyödyntäminen jatkossa. Tutkimus toteutettiin isännöitsijöille sähköpostikyselyllä kesän 2019 aikana. Kyselyllä saaduin vastauksin saavutettiin tutkimuksen tavoitteet.

Tutkimuksen vastaajat olivat pääsääntöisesti tyytyväisiä tietojärjestelmien teknisiin ominaisuuksiin. Suurimmat haasteet tietojärjestelmien käytössä kulminoituivat Tilapalvelut Oy:n tiedonhallintaan.

Tampereen Tilapalvelut Oy kehittää toimintaansa ja ottaa tulevaisuudessa käyttöön uusia ratkaisuja tietojärjestelmissä. Uudet ohjelmat ratkaisevat muutamia tutkimuksessa esiin tulleita teknisiä sekä käyttöön liittyviä ongelmia. Tulevaisuudessa yritykseltä vaaditaan organisoitua tiedonhallintaa sekä työntekijöiden sitouttamista sen noudattamiseen.

Tampereen Tilapalvelut Ltd is an in-house company owned by the city of Tampere. The company was formed when core services related to facility services and real estate ownership were no longer offered by Tampereen Tilakeskus Ltd after a reorganization operation. These changes have produced new requirements and needs as regards the information systems used in the company. The main objective of this thesis was to investigate what information systems the property managers of the facility services at Tilapalvelyt Ltd use most frequently, and to research how these systems are suitable for the proprety managers' work tasks. Moreover, the goal was to discover problems that property managers encountered with information management, and to find potential uses for the material that was created in this study.

The study was carried out as an e-mail survey. The survey respondents were mainly content with the information systems technical properties. The most significant challengesin use of information systems culminate in Tilapalvelut Ltd’s information management.

Tampereen Tilapalvelut Ltd will improve its operations and introduces new information system solutions in the future. New software will solve some of the technical and usage related problems. However, better information management is required in the future, as well as commitment to follow it.