Uuden toiminnanohjausjärjestelmän vaatimusmääritys

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee toiminnanohjausjärjestelmän vaatimusmäärittelyä. Tämä työ kuvaa toimeksiantaja yrityksen nykytilaa, tavoitteita ja tahtotilaa toiminnanohjausjärjestelmän suhteen, tehtyä tutkimusta ja käytettyä tutkimusmenetelmää, ERP-toiminnanohjausjärjestelmää ja tutkimustulosta.

Toimeksiantajalla, X Oy:llä, ei ole tällä hetkellä toiminnanohjausjärjestelmää. Toimeksiantaja haluaa tietää, mitä hankittavaan järjestelmään tarvitaan, jotta se tukee kasvavan yrityksen tarpeita. Tarkoitus oli selvittää, mitä toiminnanohjausjärjestelmältä halutaan, minkälaiset tarpeet ovat ja tämän kartoituksen pohjalta tehdä myöhemmin mahdollinen tarjouspyyntö sekä järjestelmähankinta. Yrityksen johdon pyynnöstä yrityksen nimeä ei saa julkaista.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin kvalitatiivinen eli laadullinen aineistolähtöinen tutkimus ja aineistonkeruumenetelmänä käytettiin haastattelua. Teoriapohjana käytettiin toiminnanohjausjärjestelmistä tehtyjä tutkimuksia, kirjallisuutta ja eri ohjelmantoimittajien materiaalia. Haastateltavat valittiin toimeksiantajan henkilökunnasta ja sidosryhmistä eli tulevan järjestelmän käyttäjistä. Haastattelujen tarkoituksena oli selvittää, mitä käyttäjät ohjelmalta halutavat ja mikä on yrityksen todellinen tarve.

Tutkimustulosten perusteella voitiin todeta, että toiminnanohjausjärjestelmä on tarpeellinen, jotta yritys X:n toimintaa saadaan tehostettua, tieto on helpommin saatavilla ja se on myös ajantasaista ja oikeaa. Tutkimuksen tuloksista selviää, että ensisijaiset toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotettavat moduulit ovat tuotetieto, osto, myynti, varastonhallinta sekä raportointi. Tutkimuksessa tuli myös ilmi henkilöstön varautunut asenne järjestelmää kohtaan, sillä toistaiseksi kaikki tieto on käsitelty manuaalisesti ja järjestelmän antamia hyötyjä ei ole nähty aiemmin tarpeelliseksi. Käyttöönotossa on siis tärkeää hyvä ja kattava perehdyttäminen, jotta järjestelmän käyttöönotto tapahtuu alusta asti mahdollisimman kokonaisvaltaisesti ja yrityksen toimintaa hyödyttäen.