Sopimustoimittajien kategorisointi
Järvinen, Minna-Riitta (2019)
Järvinen, Minna-Riitta
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019120223948
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019120223948
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ja tehostaa Espoon kaupungin sopimusten ja sopimustoimittajien hallintaa luomalla kriteerit sopimustoimittajien luokittelemiseksi. Kriteeristön luonnilla tehostetaan sopimustoimittajienhallintaa kohdistamalla Espoon hankintakeskuksen käytössä olevat niukat resurssit tärkeimpiin sopimustoimittajiin sekä pyritään kehittämään sopimusten hallintaan reaktiivisesta proaktiivisemmaksi. Kehittämisen avulla on tarkoitus saada suurempi hyöty irti kilpailutetuista sopimuksista sekä tehostaa niiden valvontaa ja näin säästää kaupungin rahoja.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsitteli Spend-analyysiä, ABC-analyysiä, Kraljicin portfolioanalyysiä, toimittajien kategorisointia sekä toimittajasuhteiden hallintaa. Viitekehystä peilattiin Espoon kaupungin nykytilaan sekä käytettiin luomaan luokittelukriteeristöä. Toimintatutkimuksessa kerättiin taustamateriaalia omilla havainnoilla, haastatteluilla, benchmarkingilla sekä käyttämällä valmista materiaalia.
Toimintatutkimuksen tuloksia eli luotua luokittelukriteeriä testattiin luokittelemalla niiden mukaan hankintakeskuksessa vuonna 2018 kilpailutettujen sopimusten sopimustoimittajat. Testauksessa jokaiselle näistä sopimustoimittajista määriteltiin kategoria kriteeristön mukaan. Testauksen jälkeen selvitettiin myös kriteerien soveltuvuutta Espoon kaupungin hankintakeskuksen käyttöön sekä sen tavoitteisiin haastattelemalla hankintakeskuksen kehittämispäällikköä sekä toimittajienhallinnan hankintapäällikköä. Testausten perusteella kriteeristö soveltui suurimman osan 2018 kilpailutettujen sopimusten sopimustoimittajista luokittelemiseen ja haastattelujen perusteella luokittelukriteeristö soveltui Espoon kaupungin hankintakeskuksen käyttöön sekä sen tavoitteisiin.
Espoon kaupungin hankintakeskuksen seuraavia toiminnan kehittämiskohteita on sopimustenhallinnan kehittäminen. Tämä on vuoden 2019-2020 tavoite ja siihen keskitytään hankintakeskuksessa seuraavien vuosien aikana. Sopimustoimittajien luokittelemiseen sopivan kriteeristön luominen on osa tätä kehittämistä sekä sopimustenhallinnan kehittämistä jatkossa. Sopimustoimittajien kategorisointi otetaan osaksi Espoon kaupungin hankintakeskuksen uusia prosesseja.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsitteli Spend-analyysiä, ABC-analyysiä, Kraljicin portfolioanalyysiä, toimittajien kategorisointia sekä toimittajasuhteiden hallintaa. Viitekehystä peilattiin Espoon kaupungin nykytilaan sekä käytettiin luomaan luokittelukriteeristöä. Toimintatutkimuksessa kerättiin taustamateriaalia omilla havainnoilla, haastatteluilla, benchmarkingilla sekä käyttämällä valmista materiaalia.
Toimintatutkimuksen tuloksia eli luotua luokittelukriteeriä testattiin luokittelemalla niiden mukaan hankintakeskuksessa vuonna 2018 kilpailutettujen sopimusten sopimustoimittajat. Testauksessa jokaiselle näistä sopimustoimittajista määriteltiin kategoria kriteeristön mukaan. Testauksen jälkeen selvitettiin myös kriteerien soveltuvuutta Espoon kaupungin hankintakeskuksen käyttöön sekä sen tavoitteisiin haastattelemalla hankintakeskuksen kehittämispäällikköä sekä toimittajienhallinnan hankintapäällikköä. Testausten perusteella kriteeristö soveltui suurimman osan 2018 kilpailutettujen sopimusten sopimustoimittajista luokittelemiseen ja haastattelujen perusteella luokittelukriteeristö soveltui Espoon kaupungin hankintakeskuksen käyttöön sekä sen tavoitteisiin.
Espoon kaupungin hankintakeskuksen seuraavia toiminnan kehittämiskohteita on sopimustenhallinnan kehittäminen. Tämä on vuoden 2019-2020 tavoite ja siihen keskitytään hankintakeskuksessa seuraavien vuosien aikana. Sopimustoimittajien luokittelemiseen sopivan kriteeristön luominen on osa tätä kehittämistä sekä sopimustenhallinnan kehittämistä jatkossa. Sopimustoimittajien kategorisointi otetaan osaksi Espoon kaupungin hankintakeskuksen uusia prosesseja.