Lähijohtajan tiedolla johtaminen Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymässä

Abstract

Tiedolla johtaminen on ajankohtainen aihe Kainuun sotessa koska digitalisaatio lisää tietoa. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää lähijohtajien tiedolla johtamista. Ylempi amk opinnäytetyö eteni pehmeän systeemianalyysin mukaisesti. Jäsentymätön ongelma aloitti opinnäytetyön prosessin ja sen tarkoituksena oli kartoittaa tiedolla johtamista teoriaan perustuen. Metodologian mukainen jäsentymätön ongelma oli että, tiedolla johtaminen Kainuun soten lähijohtamisessa vaatii kehittämistä. Ensimmäiseen tutkimuskysymykseen, miten tiedolla johtamista kuvataan teoriassa aiemman kirjallisuuden mukaan, etsittiin vastausta kuvailevan kirjallisuuskatsaukseen avulla. Aineisto analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä. Kirjallisuuskatsauksen tuottaman tiedon mukaan jäsentynyt ongelma opinnäytetyössä oli tiedolla johtamisen prosessi, sen kuvaus ja kehittäminen Kainuun soten lähijohtamistyössä. Tässä vaiheessa tarkoituksena oli kuvata tiedon luomisen ja jalostamisen prosessi, jota käytetään päätöksenteossa. Jäsentynyttä ongelmaa syvennettiin metodologian mukaisesti nykytilan kuvauksella, jolla kartoitettiin Kainuun soten lähijohtajien tiedolla johtamisen osaamisen nykytilannetta. Nykytilan kuvaukseen haettiin vastausta kysymyksiin, miten tiedolla johtaminen ilmenee lähijohtajan työssä? Ja miten lähijohtajien tiedolla johtamisen osaamista tuetaan tai kehitetään? Tiedonkeruumenetelmänä hyödynnettiin osallistavaa työpajatyöskentelyä ja haastatteluita. Tiedonkeruunaineisto analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä.

Kuvailevan kirjallisuuskatsauksen (n=15) ja työelämän asiantuntijoille toteutetun tiedonkeruun (n=9) tuloksena oli, että tiedolla johtaminen vaatii osaamista, sen systemaattista kehittämistä ja jatkuvaa arviointia yhteistyössä eri ryhmien kanssa. Viestinnän merkitys on oleellinen tiedolla johtamisessa. Tiedolla johtamisen prosessi edellyttää kehittämistä tiedon tuotannosta tiedon sujuvaan käyttöön. Haasteina lähijohtajan tiedolla johtamisessa on tiedon paljous ja jäsentymättömyys järjestelmissä sekä se, että tietoa joudutaan koostamaan useasta eri paikasta. Tiedolla johtaminen vaatii vahvaa tietoteknistä osaamista ja kriittistä tiedon hankinnan kykyä sekä myönteistä asennetta tiedolla johtamisen kehittämiseksi. Päätöksenteon pohjalla tulisi olla monenlaista tietoa, joka yhdistetään intuitioon ja kokemukseen. Jotta tiedolla johtamisesta tulee toiminnan perusta, se täytyy sitoa organisaation strategiaan käytännön esimerkein. Johtajat tarvitsevat koulutusta ja tukea tiedolla johtamisen ymmärrykseen ja toimintatapoihin, joilla tukea henkilöstöä muun muassa näyttöperustaiseen työskentelytapaan.

Opinnäytetyön ydinvisioksi muodostui kuvailevan kirjallisuuskatsauksen ja työelämän asiantuntijoille toteutetun tiedonkeruun perusteella se, että tiedolla johtaminen on osaavaa toiminnan kehittämistä ja suunnittelua saatavilla olevaan, luotettavasti koostettuun ja analysoituun tietoon perustuen. Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen pohjautuu organisaation strategiaan. Strategian laadinnassa huomioidaan sekä paikallinen että yhteiskunnallinen tilanne ja niiden vaikutukset tiedolla johtamiseen. Kehittyvä työyhteisö ja oppiva organisaatio ovat olennaisia tiedolla johtamisen kehittämisessä. Tulevaisuuden mallissa kuvataan lähijohtajan tiedolla johtamisen prosessi ydinvisioon perustuen. Kehittämisohjelma laadittiin metodologian mukaisesti vertaamalla tulevaisuuden mallia nykyiseen tiedolla johtamisen prosessiin. Tulevaisuusmallin laajuuden vuoksi kehittämisohjelma rajattiin koskemaan lähijohtajan tiedolla johtamisen osaamisen kehittämistä teoriaan ja kokemukselliseen tietoon perustuen sekä johdon työpöytäratkaisun kehittämistä tukemaan lähijohtajan tiedolla johtamista.

Kainuun soten lähijohtajat hyödyntävät paikoin tiedolla johtamista työssään. Kainuun sotessa tiedolla johtaminen ei kuitenkaan ole vielä systemaattinen toimintatapa, jossa tiedolla johtamista ylläpidetään, arvioidaan ja kehitetään. Tiedolla johtamisen ja kehittämisen haasteita ovat lähijohtajien tiedolla johtamisen osaaminen, järjestelmien tiedolla johtamista tukeva toiminta ja integraation puute sekä tiedolla johtamisen prosessin kypsymättömyys.

Digitalization increases information; therefore, knowledge management is a topical issue in Kainuu Social and Health Care Joint Authority (Kainuun sote). The aim of this thesis was to develop the knowledge management of first-line managers. The thesis process followed the methodology of a soft systems analysis. An unstructured problem started the thesis process, and its purpose was to study knowledge management based on theory. The unstructured problem was that knowledge management in Kainuun sote required development. The first research question was to explore, using descriptive literature review, how previous research described knowledge management theoretically. The data was then analyzed by inductive content analysis which indicated that the structured problem in this thesis was the knowledge management process, its description and development at the first-line management level in Kainuu. At this stage, the purpose was to describe the process of knowledge creation and refinement used in decision making. In accordance with the chosen methodology, the structured problem was deepened with a description of the current knowledge management competence of first-line managers in Kainuun sote. The description of the current state sought answers to two questions: how knowledge management translated into the work of a first-line manager and how the knowledge management competence of first-line managers could be supported and developed. Participatory workshops and interviews were used to collect data. The material was analyzed by inductive content analysis. The descriptive literature review (n = 15) and the data collection (n = 9) conducted among working life experts show that knowledge management requires knowledge, its systematic development and continuous evaluation in co-operation with different groups. The importance of communication is essential in knowledge management. The knowledge management process requires development from knowledge production to knowledge use. The challenges of knowledge management are the amount of information and disorganization in systems and the fact that knowledge has to be compiled from several different locations. Knowledge management requires strong IT skills and ability to acquire knowledge critically as well as a positive attitude to develop knowledge management. Decision-making should be based on a variety of knowledge that is combined with intuition and experience. For knowledge management to become the foundation of actions, it must be tied to the organization's strategy through practical examples. Managers need training and support in understanding knowledge management and policies to support staff, for example, to introduce evidence-based approach to work.

Based on the descriptive literature review and data collection among working life experts, the core vision of this thesis is that knowledge management refers to the competent development and planning of activities based on available, reliably compiled and analyzed information. Operational planning and development should be based on the organization's strategy. Strategy development considers both the local and social situation and their effects on knowledge management. An evolving work community and learning organization are essential for developing knowledge management. The future model describes the knowledge management process of the first-line manager based on the core vision. The development program was developed in accordance with the chosen methodology by comparing the future model with the current knowledge management process. Because of the scale of the future model, the development program was limited to the development of first-line managers’ knowledge management competence based on theory and experiential knowledge and development of a management desktop solution to support knowledge management.

Firstline managers working in Kainuun sote sometimes use knowledge management in their work. However, knowledge management is not yet a systematic way of maintaining, evaluating and developing information leadership in Kainuu. Challenges in knowledge management and its development include first-line managers’ knowledge management competence, systems that support knowledge management, lack of integration and underdevelopment of the knowledge management process.