Kemin kaupungin hankintatoimen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli analysoida Kemin kaupungin hankintatoimen nykytilaa ja kehittää toimintaa teoreettisen viitekehyksen avulla. Kehittämistyön tavoitteena oli selkeyttää Kemin kaupungin hankintojen hankintaprosessia, eri toimijoiden rooleja ja toimintatapoja sekä tehdä kehittämistavoitteita ja ratkaisuehdotuksia hankintatoimen organisoimiseksi. Tavoitteena oli myös päivittää uudet kaupungin hankintaohjeet.

Kehittämistyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa käytettiin laadullisia ja määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Aineistoa kerättiin haastatteluiden ja havain-noinnin avulla. Tutkimuksella selvitettiin Kemin kaupungin hankintatoimen nykytila ja hankintatoimen kehittämistarpeet. Tutkimuksen tietoperusta koostui hankintojen teoriasta ja määritelmistä, hankintojen johtamisesta ja organisoinnista ja julkisista hankinnoista. Työssä tehtiin tutkimusaineiston pohjalta hankintatoimen nykytila-analyysi ja aineistoa analysoitiin eri analyysityökalujen avulla. Analyysimenetelminä olivat Spend-, ABC- ja portfolioanalyysi Krajlicia mallia mukaillen.

Hankinnoissa oli käytössä hajautettu malli, jossa toimialat olivat tehneet hankinnat itsenäisesti ja yksikkökohtaisesti. Hankintaprosesseissa havaittiin puutteita ja erilaisia toimintatapoja selkeän ohjeistuksen puuttuessa. Hajautettu malli oli johtanut siihen, että kokonaiskustannusajattelu oli ollut puutteellista ja hankinto-jen ostoanalyysia koko kaupungin ostolaskuaineistosta ei oltu aiemmin toteutettu. Analyysin perustella havaittiin, että toimittajia oli paljon, samankaltaiset ostot olivat jakautuneet monelle eri toimittajalle ja sopimuksenhallinnassa ja seurannassa oli puutteita. Hankintaosaaminen vaihteli eri toimialojen välillä ja eri osapuolten roolit olivat epäselviä.

Tutkimuksessa esiin nousseet kehittämistarpeet olivat hyvin tyypillisiä kuntaorganisaatiolle. Toimintatutkimuksessa kehitettiin Kemin kaupungin hankintatoimen organisointia, hankinnan prosesseja ja rooleja sekä toimintaohjeita ja -malleja. Tutkimustyö toimi tausta-aineistona kaupungin hankintastrategiatyölle ja jatkokehittämiselle. Hankintaohjeet hyväksyttiin kaupunginhallituksessa koko organisaatiota koskeviksi toimintaohjeiksi.