Sähköisen palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotto : tilitoimiston rooli muutoksessa
Jalonen, Mikko (2019)
Jalonen, Mikko
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019121727092
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019121727092
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tarkastella palkkahallinnon tietojärjestelmän käyttöönottoa tilitoimistossa. Opinnäyte on seurantatutkimus turkulaisessa tilitoimistossa toteutetusta käyttöönottoprosessista käyttöönoton ensimmäiseltä puolelta vuodelta. Tutkimuksen tarkoituksena on tuottaa toimeksiantajalle käyttökelpoinen analyysi projektin onnistumisesta, parhaista toimintamalleista ja mahdollisista riskitekijöistä sekä antaa tulevia käyttöönottoja varten hyödyllistä toimintaohjeistusta.
Teoriaosassa muodostetaan viitekehys tilitoimistossa käytettävistä palkkahallintojärjestelmistä palkkahallintoa, tietojärjestelmiä ja ulkoistamista käsittelevien oppi- ja ammattikirjallisuuden kautta. Nämä osa-alueet käydään läpi peruspiirteittäin ja selvitetään prosessit, joiden kautta ne toimivat.
Opinnäytetyön käytännön osa muodostuu käyttöön otettavaan tietojärjestelmään tutustumisesta ja itse käyttöönoton tarkastelusta. Ensimmäinen pohjautuu ohjelmistotoimittajan koulutustilaisuudessa tehtyihin muistiinpanoihin. Jälkimmäinen toteutettiin toimeksiantajan toimistolla tehtyinä haastatteluina. Haastateltavina toimivat käyttöönotettua järjestelmää käyttävä palkanlaskija, henkilöstöpäällikkö ja palveluvastaava.
Lopuksi arvioidaan tilitoimiston käyttöönottoprosessin onnistuminen ja selvitetään syitä siihen, miksi projekti jouduttiin jäädyttämään ensimmäisen käyttöönottovaiheen jälkeen. Lisäksi esitetään parannusehdotuksia tulevia järjestelmäkäyttöönottoja silmällä pitäen. Erityisesti esiin nousee ennakkoselvitystyön tärkeys. Keskeisenä ongelmana oli, että projektin alkaessa toimeksiantajan tiedot projektin vaatimuksista ja rajoitteista olivat puutteelliset. Tämä johti projektiin varattujen resurssien ja aikataulun alimitoitukseen. Toisaalta oltiin saavutettu hyviä tuloksia suorittamalla huolellisen ja yksityiskohtaisen tarvekartoituksen pilotissa mukana olleelle asiakkaalle. Soveltamalla samaa huolellista ja yksityiskohtaista metodologiaa myös järjestelmän ominaisuuksien, järjestelmätoimittajan resurssien ennakkoselvitykseen pystyttäisiin paremmin ennakoimaan projektin vaatimukset ja haasteet. The objective of this thesis is to examine the implementation of a software-based payroll calculation system at an accounting firm. This thesis takes the form of a follow-up study on the first six months of implementation process at the commissioning accounting firm. The purpose for the study is to produce a useful analysis of the project’s success and to present the best procedures and possible risk factors of similar future projects for the client of the thesis.
Theory section forms a framework for calculating salaries, information systems and outsourcing. The basics of these subjects will be outlined from textbooks and trade literature sources. This section will pay specific attention to their processes.
The empirical section consists of two subjects: studying the system that was implemented and the implementation process itself. Information about the payroll system to be implemented was gathered through participating in a demonstration event of the system supplier. For the implementation three persons were interviewed: a payroll accountant using the system, the staff manager of the client firm and the service manager in charge of the project.
In the conclusions the success of the implementation process is evaluated. The reasons why the project was put on hold after completing the first phase of implementation are analyzed. Furthermore, items of improvements are drawn from the data with future implementation projects in mind.
Teoriaosassa muodostetaan viitekehys tilitoimistossa käytettävistä palkkahallintojärjestelmistä palkkahallintoa, tietojärjestelmiä ja ulkoistamista käsittelevien oppi- ja ammattikirjallisuuden kautta. Nämä osa-alueet käydään läpi peruspiirteittäin ja selvitetään prosessit, joiden kautta ne toimivat.
Opinnäytetyön käytännön osa muodostuu käyttöön otettavaan tietojärjestelmään tutustumisesta ja itse käyttöönoton tarkastelusta. Ensimmäinen pohjautuu ohjelmistotoimittajan koulutustilaisuudessa tehtyihin muistiinpanoihin. Jälkimmäinen toteutettiin toimeksiantajan toimistolla tehtyinä haastatteluina. Haastateltavina toimivat käyttöönotettua järjestelmää käyttävä palkanlaskija, henkilöstöpäällikkö ja palveluvastaava.
Lopuksi arvioidaan tilitoimiston käyttöönottoprosessin onnistuminen ja selvitetään syitä siihen, miksi projekti jouduttiin jäädyttämään ensimmäisen käyttöönottovaiheen jälkeen. Lisäksi esitetään parannusehdotuksia tulevia järjestelmäkäyttöönottoja silmällä pitäen. Erityisesti esiin nousee ennakkoselvitystyön tärkeys. Keskeisenä ongelmana oli, että projektin alkaessa toimeksiantajan tiedot projektin vaatimuksista ja rajoitteista olivat puutteelliset. Tämä johti projektiin varattujen resurssien ja aikataulun alimitoitukseen. Toisaalta oltiin saavutettu hyviä tuloksia suorittamalla huolellisen ja yksityiskohtaisen tarvekartoituksen pilotissa mukana olleelle asiakkaalle. Soveltamalla samaa huolellista ja yksityiskohtaista metodologiaa myös järjestelmän ominaisuuksien, järjestelmätoimittajan resurssien ennakkoselvitykseen pystyttäisiin paremmin ennakoimaan projektin vaatimukset ja haasteet.
Theory section forms a framework for calculating salaries, information systems and outsourcing. The basics of these subjects will be outlined from textbooks and trade literature sources. This section will pay specific attention to their processes.
The empirical section consists of two subjects: studying the system that was implemented and the implementation process itself. Information about the payroll system to be implemented was gathered through participating in a demonstration event of the system supplier. For the implementation three persons were interviewed: a payroll accountant using the system, the staff manager of the client firm and the service manager in charge of the project.
In the conclusions the success of the implementation process is evaluated. The reasons why the project was put on hold after completing the first phase of implementation are analyzed. Furthermore, items of improvements are drawn from the data with future implementation projects in mind.