Tilavarausjärjestelmän käyttöönotto : Äänekosken kaupunki

Abstract

Äänekosken kaupungissa aloitettiin Asio Tilavarausjärjestelmän käyttöönottoprojekti elokuussa 2019. Kaupungilla ei ole ollut käytössä aiemmin tilavarausjärjestelmää, vaan tietoja varauksista on ylläpidetty tilakohtaisesti parhaaksi koetulla tavalla. Tilavarausjärjestelmän käyttöönottamista varten koottiin työryhmä, jonka tehtävänä oli valmistella Äänekosken kaupungin tilavarausjärjestelmän käyttöönottoa. Ohjelmistotoimittaja koulutti työryhmää, johon osallistuvat henkilöt tulisivat toimimaan Asio Tilavarausjärjestelmän pääkäyttäjinä. Tulevat pääkäyttäjät olivat töissä kaupungin eri toimialoilla.

Opinnäytetyön teoriataustassa tutkittiin prosessien kuvaamiseen ja koulutussuunnitelman luomiseen liittyvää tietoa. Kehittämistyössä tehdyt valinnat perustuivat teoriataustaan ja työryhmälle järjestetyissä koulutuksissa saatuun tietoon.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön ensimmäisenä kehittämistavoitteena oli kuvata pääkäyttäjän prosessit Asio Tilavarausjärjestelmässä. Työn tuloksena syntyi ohjeistus, jossa on kuvattuna keskeiset pääkäyttäjän prosessit sekä tilan varaamisen prosessi. Ohjeistus sisältää myös prosessikohtaiset työnkulkuselostukset. Uudet pääkäyttäjät voivat käyttää ohjeistusta perehdytysmateriaalina. Yhtenäiset prosessit ovat tärkeitä sekä asiakaspalvelun, että työn sujuvuuden ja tehokkuuden kannalta.

Opinnäytetyön toisena kehittämistavoitteena oli luoda koulutussuunnitelma ja perehdytysmateriaaleja Asio Nettivarausportaalin käyttäjille. Käyttäjät työskentelivät kaupungin eri toimialoilla, ja heidän tehtävänään oli hallinnoida tilojen varauksia omalla tilakohtaisella vastuualueellaan. Työn tuloksena syntyivät koulutussuunnitelma sekä perehdytysmateriaaleiksi kirjallinen ohjeistus ja videotallenteita.

Luvussa neljä esitetyt kehittämistöiden tulokset on salattu.

The implementation of Asio Tilavarausjärjestelmä, a property booking system in the city of Äänekoski was launched in august 2019. The city didn’t have previous system to book properties. Information about the bookings was documented in various ways according to what was seen to be the best way in the property concerned. For the implementation a team was round up. The team’s mission was to prepare the implementation of the property booking system in the city of Äänekoski. The company that provided the property booking system provided also training of the system for the team. Personnel that were in the team were planned to work as administrators of the system. Administrators worked in different sectors in the city of Äänekoski.

Literal and online sources about process modelling and training and education were studied for the theoretical background of this thesis. The choices made were based on the theoretical background and the information that was received at the trainings for the team.

The first development objective of this thesis was to create process models of tasks made by administrators in Asio Tilavarausjärjestelmä. As result instructions that included central process models and the process of booking a property was made. Instructions also included job descriptions of all processes. New administrators would be able to use the instructions as orientation material. It is important for the quality of customer service and effectiveness to have united ways to perform processes at work.

The second development objective of this thesis was to create a training scheme and orientation materials for the users of Asio Nettivarausportaali. Users worked in different sectors in the city of Äänekoski. Their mission was to operate bookings of designated property. As results training scheme was created and literal instructions and video recordings were made to use as orientation material.

The results of the development objectives have been hidden.