Tuotantoyksikön tuotetiedon kehitystarpeet kansainvälisessä organisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Outokumpu Tornio Worksin tuotetietojen kehitystarpeet ja tehdä konkreettinen suunnitelma siitä, miten tuotetietoja tulisi uudistaa. Työn lähtökohtana oli, että tuotetietojen tulisi olla entistä paremmin saatavilla ja tuotetietouden tulisi olla sellaisessa muodossa, että käyttäjä ymmärtää niiden sisällön riippumatta siitä, onko käyttäjä Outokummun Tornion tehtaalla vai tytäryhtiössä töissä. Lisäksi vaatimuksena oli, että tuotetietojen tulisi jatkossa olla niin yksiselitteiset, että kaikki käyttäjät osaavat tulkita tuotetietoutta tuntematta syvällisesti Tornion tehtaan valmistusprosessia.

Opinnäytetyön teoriaosassa keskityttiin tuotetiedon ja dokumenttien hallinnan haasteisiin ja siihen, miten myynti toimii tuotetiedon lähtökohdista. Opinnäytetyön työosassa tehtiin esisuunnitelma, missä kartoitettiin tuotetietojen nykyti¬lanne ja kehitystarpeet sekä esitettiin tuotetietojen lyhyen ja pitkän tähtäimen kehityssuunnitelmat. Konkreettinen tuotetietojen uudistusprojekti rajattiin opinnäytetyön ulkopuolelle, sillä se tullaan toteuttamaan omana projektinaan heti esisuunnitelman valmistuttua.

Opinnäytetyössä käytettiin tutkimusmetodina konstruktiivista tutkimusta, jonka aineisto hankittiin laadullisen tutkimuksen avulla. Työ jakautui kahteen päävaiheeseen: esitutki-musosaan ja uudistusratkaisujen suunnitteluun. Esitutkimusosa suoritettiin käyttäjähaastattelujen avulla. Haastattelututkimusten tulosten perusteella tehtiin tuotetietojen uudistussuunnitel¬mat, jotka jaettiin pitkän ja lyhyen tähtäimen suunnitelmiksi. Lyhyen tähtäimen suunnitel¬miksi määriteltiin viisi kehityskohdetta: ohjeiden läpikäyminen, rakenteen selkiyttäminen, käyttöliittymän rakentaminen minimitilauskokojen laskemista varten, koetoimituslistalla olevien teräslajien liittäminen tuotetietoihin sekä englanninkielisen johdannon ja koulutusmateriaalin lisääminen osaksi tuotetietoja. Pitkän tähtäimen suunnitelmiksi määriteltiin oman sovelluksen tekeminen ja kirjallisten tuotepelisääntöjen liittäminen intranetiin. Esisuunnitelman valmistuttua lyhyen tähtäimen suunnitelmien toteutus voidaan aloittaa hyvinkin nopealla aikataululla. Sen sijaan pitkän tähtäimen suunnitelmat tulevat vaatimaan useamman vuoden projektin.

The aim of this Bachelor’s Thesis was to determine the product data development needs of Outokumpu Tornio Works and to prepare a concrete plan for product data renewal. The main objective was to ensure better product data availability and to present the data so that all users can understand it. Also the product data should be so explicit that all users can interpret it without further knowledge of Tornio mill’s manufacturing process.

The theoretical part of this thesis focused on the challenges of handling product and documenting data and the meaning of product data to the sales. In the research part, present condition and its development requirements were investigated. Development plans were made based on the examination results. A concrete implementation project was left outside this thesis, but it will be carried out after this project.

The research method used in this thesis was a constructive research and the material was collected by qualitative methods. The research was divided into two main phases: preliminary study and improvement planning. The preliminary study was conducted by user interviews. Based on the interview results, the improvement planning was divided into short term and long term plans. Short term plan included five development targets: review of instructions, clarification of product data structure, development of user interface for minimum order sizes, including product trial order lists into the product data, and adding an English introduction and training material into the product data. Long term targets were to develop an own application and written product data into the company intranet.