Yrityksen sisäisen viestinnän tila : case: Yritys X

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on yrityksen sisäinen viestintä. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, mitkä tekijät yrityksessä vaikuttavat sen sisäisen viestinnän toimivuuteen ja tehdä kehitysehdotuksia saatujen tulosten pohjalta. Tarkoituksena on käsitellä aihetta työntekijöiden, sekä esimiesten että alaisten, näkökulmasta. Opinnäytetyö tehtiin erään yrityksen toimeksiantona, johon viitataan tässä yhteydessä Yritys X:nä.

Aiempaa kirjallisuutta hyödyntäen tutkimuksen huomio on keskittynyt sisäisessä viestinnässä käytettäviin viestintäkanaviin sekä vuorovaikutuksellisuuteen. Opinnäytetyön teoriaosuudessa määritellään tutkimuksen keskeisimmät käsitteet. Empiriaosuudessa esitellään laadullinen tutkimus, jonka avulla selvitettiin, mitä puutteita tai onnistumisia case-yrityksen henkilökunta on havainnut yrityksen sisäisessä viestinnässä. Tutkimus toteutettiin henkilökohtaisin haastatteluin case-yrityksen yhden yksikön henkilökunnalle.

Keskeisimpiä tutkimustuloksia olivat viestintäkanavien käyttöön liittyvät ongelmat, jotka johtuivat yhteisten toimintatapojen määrittelemättömyydestä. Ongelmia on aiheutunut muun muassa siitä, että jokin tärkeä viesti ei ole saavuttanut kaikkia asianomaisia tai että kaikki työntekijät eivät säännöllisesti käytä tiettyjä sähköisiä viestimiä, mikä helpottaisi muiden työtä. Tämän lisäksi ajankohtaiseksi ongelmaksi havaittiin vuorovaikutuksen vähäisyys yrityksessä, joka ilmeni dialogisen, eli keskustelevan ilmapiirin puutteellisuutena muun muassa tiimipalavereissa. Vastausten valossa yrityksessä olisi syytä kiinnittää huomiota yhteisiin ohjeistuksiin, joiden mukaan toimitaan vuorovaikutuksen ja viestinnän parantamiseksi.

Ensisijaisesti tutkimuksessa tarkasteltiin vain yhtä organisaation yksikköä, mutta tutkimustulokset viittasivat siihen, että koko organisaation viestintää tulisi tutkia sen toiminnan kehittämiseksi.

This thesis deals with internal organizational communication. The study was carried out in cooperation with a case company, which is named Company X in this study. The purpose of this thesis was to study the state of internal communication in the company. Based on this study proposals were made to improve interaction.

The theoretical part of this study discusses the framework of the thesis. It was formed by those factors that have an effect on efficient communication in an organization. The main themes were communication channels and interaction. The empirical part deals with the qualitative study that was performed. Data were collected through personal interviews in the company’s unit.

The most relevant results were difficulties concerning different communication channels. The problems derived from undefined mutual guidelines. For example, there had been situations when an important message had not been transmitted to persons who should have been informed on this matter. Another example was that all the employees did not utilize the electronical communication channels. The lack of interaction was another major issue. For example, the atmosphere in weekly meetings was not as conversational as it should have been.

The company should pay more attention to common instructions concerning internal communication in order to develop and improve interaction and communication in the company. Primarily the study focused on one unit of the company, but according to the study results, communication between all units of the organization should be studied in the future.