Virtuaaliorganisaation rekrytointi ja siinä syntyvän hiljaisen tiedon hallinta

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe on rekrytoinnissa syntyvän hiljaisen tiedon hallinta virtuaaliorganisaatiossa. Työn tarkoituksena on siirtää virtuaaliorganisaation rek-rytoinnissa syntyvää hiljaista tietoa case-yrityksessä Yritys X, jossa tämän työn tekijä on ollut työharjoittelussa. Lisäksi tarkoituksena on tutkia virtuaalisten organisaatioiden rekrytointia prosessina sekä selvittää niissä syntyvän hiljaisen tiedon keräämiseen ja tallentamiseen parhaiten sopivia menetelmiä.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään virtuaaliorganisaatioita ja virtuaalityötä yleisellä tasolla. Virtuaalinen viestintä ja tiedon hallinta vaatii erityisiä kompetensseja sekä työntekijöiltä että virtuaalijohtajilta, ja nämä tulee huomioida myös rekrytoitaessa henkilöstöä virtuaaliorganisaatioon. Lisäksi osiossa käydään läpi hiljaisen tiedon sekä rekrytoinnin teoriaa. Hiljaisen tiedon muuttaminen sanalliseen muotoon on haasteellista, mutta se on osa organisaation arvokasta osaamispääomaa. Teoriaosaan tietoa on kerätty kotimaisista ja ulkomaisista kirjoista, nettisivuilta, tutkimuksista sekä artikkeleista.

Työn empiriaosuus koostuu kahdesta osa-alueesta, kvalitatiivisesta tutkimuksesta sekä caseosuudesta. Tutkimus on toteutettu tarpeen mukaan sekä teemahaastatteluina että strukturoituina kysymyslomakkeilla erilaisissa virtuaaliorganisaatioissa. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millaista rekrytointi virtuaaliorganisaatioissa on, sekä miten hiljaista tietoa hallitaan virtuaalisissa tiimeissä. Case - osuudessa puolestaan toteutetaan Yritys X:n rekrytoinnissa syntyvän hiljaisen tiedon siirto luomalla ohjeistus yrityksen tietokantaan.

Tutkimuksen tuloksena ilmeni, että virtuaaliorganisaatioissa ollaan melko tietoisia hiljaisen tiedon hyödynnettävyydestä, mutta rekrytoinneissa syntyvää hiljaista tietoa niissä hallitaan heikosti. Virtuaaliorganisaatioille tulisi kehittää politiikkaa, työvälineet sekä systemaattiset ohjeistukset, joiden avulla rekrytointien hiljainen tieto pystyttäisiin hyödyntämään. Yritys X:lle kehitetty ohjeistus auttaa osaltaan yrityksen rekrytoinnin hiljaisen tiedon hallintaa ja sitä tulee päivittää säännöllisesti, jotta se pysyy ajankohtaisena.

The purpose of this study was to find out how tacit knowledge of recruitment can be transferred in a virtual organization. The case-organization is called Yritys X and it hopes to stay anonymous. Another intention in this thesis was to study recruiting in virtual organizations as a process and also survey which methods are the best in transferring and preserving tacit knowledge of recruitment in virtual teams.

In the theoretical part of the thesis the following areas are covered: what a virtual organization is, what kind of specialized competences are needed in virtual knowledge management, what a recruiting process in general is and how tacit knowledge could be utilized in virtual organizations. Virtual communication demands several skills and these should also be considered, when recruiting new staff to virtual teams. Material of this part is from Finnish and other literature, web pages, inquiries and articles.

The empirical section of the study consists of two areas, a qualitative study and a case study. The qualitative study was carried out with both a structured email enquiry and theme interviews in several virtual organizations. The aim of this study was to find out which methods are used to manage tacit knowledge in virtual teams and also study recruiting in virtual organizations as a process. In the case section tacit knowledge of recruiting in Yritys X was transferred and saved by creating directions to the database of the company.

The study results indicate that people in virtual organizations are rather aware of the usefulness of tacit knowledge, but mostly tacit knowledge of their recruiting is managed poorly. Virtual organizations should develop such policies, tools and systematic directions that could help them to take advantage of tacit knowledge of their recruiting. This is where some further study may be needed. The directions that were created for Yritys X will help in managing tacit knowledge of recruiting, but these directions should be updated periodically in order for them to remain useful in the future, too.