Virtuaalimentorointi nykyaikaisen johtamisen välineenä : case: KIT-projekti

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on selvittää sähköisten viestintävälineiden käytön mahdollisuuksia ja esteitä organisaatioiden mentorointiprosesseissa. Lähtökohtana työlle on ollut se, että mentorointiprosessin suunnittelu on organisaation johdon ja henkilöstöasiantuntijoiden vastuulla. Työn empiriaosuuden kohdeyrityksinä on neljä suomalaista koulutusorganisaatiota.

Teoriaosuus jakautuu kahteen pääaiheeseen. Ensimmäisessä luvussa käsitellään mentorointia prosessina, erilaisia mentoroinnin malleja sekä organisaation vastuualueita mentorointiprosessin suunnittelussa ja toteuttamisessa. Perinteinen mentorointi on prosessi, jossa kokeneempi työntekijä jakaa osaamistaan kokemattomammalle työntekijälle, jotta kokemattomampi työntekijä voisi kehittyä työssään ja sopeutua organisaatioon paremmin. Työnkuvien muuttuminen ja hajallaan olevat organisaatiot ovat lisänneet uusien mentorointimuotojen, kuten virtuaalimentoroinnin, suosiota. Virtuaalimentorointi lisää organisaatioiden mahdollisuuksia jakaa osaamista ja asiantuntemusta ajasta ja paikasta riippumatta.

Toinen luku käsittelee viestinnän suunnittelua ja sähköistä viestintää. Toimivalla viestinnällä voidaan tehostaa organisaation prosesseja ja sähköinen viestintä mahdollistaa organisaation henkilöstön kommunikoinnin myös silloin, kun kasvokkain tapahtuvia tapaamisia ei voida järjestää. Vastuu viestinnän suunnittelusta on organisaation johdolla. Luvussa esitellään myös erilaisten sähköisten viestintävälineiden etuja ja haittoja.

Opinnäytetyön empiriaosassa tutkitaan neljän koulutusorganisaation mentoroinnin nykytilaa ja mahdollisuuksia sähköisten viestintävälineiden käytölle mentoroinnissa. Virtuaalisesta järjestettyihin puolistrukturoituihin keskusteluihin osallistuneet neljän koulutusorganisaation edustajat valittiin KIT-projektin kautta. Tutkimuksen tarkoituksena on löytää ratkaisuja sähköisten viestintävälineiden käytön esteisiin. Tulokset osoittivat, että organisaatioissa on selkeästi kiinnostusta ja tarvetta sähköisten viestintävälineiden käyttöönotolle mentoroinnin tehostamiseksi, mutta mentorointi pitää prosessina olla ensin tunnettu ennen kuin sähköisten viestintävälineiden käyttöä voidaan aloittaa. Tutkimuksessa löydettyjen esteiden poistamiseen löydettiin teoriaosuuden pohjalta ratkaisuja.

The objective of this thesis is to define the possibilities and obstacles to using electronic communications in mentoring processes inside organizations. The starting point of the thesis is the idea that management and personnel management are responsible for planning the mentoring process. The empirical part of the thesis deals with four Finnish educational organizations.

The theoretical part is divided into two main topics. The first chapter deals with mentoring as a process, different mentoring models and the responsibilities of an organization in planning and carrying out the process. Traditional mentoring is a process where an experienced employee shares his knowledge with a more inexperienced one so that the more inexperienced employee could progress in his work and adapt better to the organization. Changing job descriptions and more geographically dispersed organizations have increased the popularity of new mentoring models such as virtual mentoring. Virtual mentoring increases the opportunities of an organization to share knowledge and expertise independent of time and place.

The second chapter deals with communications planning and electronic communications tools. The processes of an organization can be enhanced by ef-fective communications and electronic communications tools enable communications within an organization even if a face-to-face meeting cannot be arranged. The management of an organization is responsible for the planning of communications. The pros and cons of different electronic communications tools are presented as well.

In the empirical part of this thesis the current status of mentoring and the possibilities of electronic communications in the mentoring process are surveyed. Members of four educational organizations were selected by the KIT-project to participate in two virtual meetings. The objective of the study was to investigate solutions to remove barriers to the introduction of electronic communications. The study showed that mentoring as a process has to be well-known before organizations start using electronic communications tools even if organizations have interest and needs for using them. The solutions for removing the barriers found in the study have been drafted based on the theory.