Työyhteisön dokumenttien hallinnan sekä dokumenttien hallintaan liittyvän tietoturvallisuuden kehittäminen

Abstract

Tutkimuskohde oli kansainvälisen suuryrityksen emoyhtiön yksi 10-henkinen organisaatioyksikkö, jonka toimipaikka sijaitsee Helsingissä. Tutkimuksessa ratkottiin, miten voidaan parantaa työyhteisön dokumenttien hallintaa sekä dokumenttien hallintaan liittyvää ajankäyttöä ja tietoturvallisuutta.

Tavoitteena oli uudistaa kohdeorganisaation toimintaa liittyen dokumenttien hallintaan sekä siihen liittyvää tietoturvallisuutta. Tavoitteeseen päästiin uudistamalla yhteinen levyalue, luomalla uusi asiakirjamalli, luomalla uudet ohjeet asiakirjojen nimeämiseen, ohjeistamalla manuaalisen metatiedon lisääminen sekä läpikäymällä yhteisen levyalueen käyttöoikeudet.

Tutkimusmetodina käytettiin toimintatutkimusta, koska tutkimus sisälsi sekä toiminnan että tutkimuksen. Tutkimuksen tekijä oli mukana muuttamassa kohdeorganisaation toimintaa. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kirjallisuustutkimusta, kyselyitä sekä havainnointia. Kirjallisuustutkimuksessa keskityttiin dokumenttien hallintaan ja arkistointiin, metatietoon sekä tietoturvaan ja käyttöoikeuksien hallintaan. Tutkimusaineisto auttoi tutkijaa saavuttamaan tutkimuksen tavoitteet ja vastaamaan tutkimuskysymykseen.

Tutkimustuloksena saavutettiin tavoitettu muutos kohdeorganisaatiossa. Jatkotutkimusaiheiksi nousivat dokumenttien hallintaohjelmat sekä niihin liittyvät metatiedot, joihin ei tällä kertaa päästy syvällisesti paneutumaan. Huolimatta työn tärkeydestä kohdeorganisaatiolle, tieteellisesti mitään uutta tai relevanttia tällä tutkimuksella ei saavutettu.

This research was commissioned by one organization unit of an international corporation situated in Helsinki. There are 10 specialists working for the unit. The study examined how to improve documents management of the work community and also data security related to documents management.

The objective was to renew the organization’s activities related to documents management and data security. The objective was reached by reforming the common disk area, creating a new document template, creating a manual on how to name documents, as well as a manual on adding metadata and verifying the disk area access permissions.

The research method used was action research, because the research included both activities and research. The author was involved in changing the behavior of the target organization. The data collection methods used in this study were literature investigations, queries and observation. Literature investigation focused on managing and archiving documents and metadata, as well as security and permissions management. The research material helped the researcher to achieve the objectives of the study and to answer the research question.

The result of the investigation was the aimed change in the organization. The researcher recommends further investigation about document management programs, as well as the associated metadata. Despite the importance of the research for the target organization, nothing scientifically new or relevant was achieved.