Tulevaisuuden ylläpitomalli toiminnanohjaustietojärjestelmän muuttuessa - case Puolustusvoimat

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tukea muutosprosessia osallistavalla skenaariotyöskentelyllä. Opinnäytetyöllä luotiin vaihtoehtoiset skenaariot toiminnanohjausjärjestelmän ylläpitotyön tulevaisuudesta Puolustusvoimille ja osallistettiin henkilöstö vaihtoehtoisten tulevaisuuskuvien arviointiin. Opinnäytetyössä tutkittiin muutoksen kohteena olevaa toimintaa ja muutoksen vaikutusta toiminnan eri osa-alueisiin. Erityisesti haluttiin huomioida teknologia muutoksen ajurina. Skenaarioiden pohjalta tavoitteena oli luoda ehdotuksia toiminnan kehittämisen tueksi.

Opinnäytetyön tietoperustassa tarkastellaan toiminnan muutosta, muutosprosessia, muutosajureita ja mahdollistajia sekä muutoskohteeseen kytkeytyen digitalisaatiota ja tietotyötä.

Opinnäytetyö on tapaustutkimus. Tutkimusaineisto koottiin puolistrukturoiduilla asiantuntijahaastatteluilla. Haastattelujen analyysin perusteella luotiin kuva nykyisen toiminnan haasteista ja muutoksen jälkeisestä tulevaisuudesta, jossa digitalisaatiota hyödynnetään toiminnanohjausjärjestelmän ylläpito- ja pienkehitystyössä.

Asiantuntijahaastatteluissa nousi esiin nykyisen toiminnan ongelmakohtina päätöksentekoprosessien kankeus, integraation puute ja toiminnan siiloutuminen. Nykytilan vahvuuksina pidettiin osaavaa ja sitoutunutta henkilöstä sekä määriteltyjä prosesseja, joiden mukaan toiminnan pitäisi tapahtua. Harva haastateltavista osasi vielä arvioida digitalisaation hyväksikäyttöä konkretian tasolla. Toivottuna tulevaisuuskuvana pidettiin yhtenäistä, asiantuntijuuteen perustuvaa organisaatiota, jonka johto toimii yksiselitteisesti ja nopeasti.

Haastattelujen perusteella luotiin skenaariot, joissa ajureina toimivat digitalisaation hyväksikäyttö sekä ylläpito- ja pienkehitystyössä toimivan organisaation rakenne. Skenaarioita validointiin sähköisellä kyselyllä. Toivotuimmaksi skenaarioksi nousi skenaario, jossa organisaatio on yhdistetty ja digitalisaation hyväksikäyttö on laajaa. Kyselyn tuloksissa nousi esiin ristiriita skenaarioiden toivottavuuden ja todennäköisyyden välillä. Toivotuin skenaario ei ollut yksiselitteisesti todennäköisin, mikä osoittaa muutoksen monimutkaisuuden ja vaikutuksien laajuuden.

Opinnäytetyössä esitetään kuusi ehdotusta ylläpito- ja pienkehitystoiminnan kehittämiseksi mm. toimintaa organisoimalla ja muutokseen osallistumalla. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että muutosprosessissa vaikutusten tarkastelu vaihtoehtoisten tulevaisuuksien, skenaarioiden, avulla tekee näkyväksi vaikutusten monimuotoisuuden ja auttaa ennakoimaan muutosprosessin vaikutuksia. Lähestymistavan voi ajatella olevan laajemminkin hyödynnettävissä.